VtigerCRM 全社活用デモシナリオ

「全社員活用」による業務効率化プロセス

ユーザー数無制限の強みを活かした、部門横断のシームレスな情報連携と自動化

💡 最大の特徴：ユーザー数無制限（ライセンス費ゼロ）だからこそ、
営業・事務・経理・技術・経営、全社員が同じデータをリアルタイムに共有・活用できます。
1
Webから見込客獲得
マーケ・営業
2
迅速な初期対応
営業
3
顧客・商談への統合
営業
4
見積・提案書の集約
営業
5
受注と他部門引継ぎ
営業→導入・経理
6
稼働後のチケット管理
サポート・全社
7
履歴を活かした追加提案
サポート→営業
8
全体把握と意思決定
経営層
ステップ1：Webからの見込客獲得と情報一元化
📊 【図解】Webからの問い合わせ対応プロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 担当者の個人メールで受信
  • 他のメールに埋もれて初動が遅れる
  • Excelリストへ手作業でコピペ転記
  • チームメンバーからは状況が見えない
▶ Vtiger連携
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • WebフォームからCRMへ自動登録（Lead）
  • 担当営業へ自動割当 ＆ 通知アラート
  • 「次回接触予定（タスク）」を自動セット
  • 全社・チームでリアルタイムに情報共有
📄 業務シーン・課題

Webサイトの問い合わせや資料請求がメールで届き、担当者の受信箱に埋もれてしまう。初動対応に遅れが生じ、見込客の情報をExcel等に転記する手間が発生している状態。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Webforms / Leads（見込客）管理
問い合わせフォームとCRMを直接連携させ、入力内容（会社名、担当者、課題、検討温度感など）を「Lead（見込客）」データとして自動登録します。
⚙️ 自動化されるプロセス
・新規Lead発生時、担当の営業へ自動割当
・次回接触予定日を自動セット（例: 3営業日後）
・特定条件（有望な課題など）で責任者へ通知
💡 導入メリット・効率化のポイント
  • 問い合わせ起点の情報が確実に蓄積・共有されます。
  • 担当者のメールボックスに情報が閉じこもらず、チーム全体で顧客の課題や温度感を把握できます。
  • 初動の速さと対応品質を標準化できます。
ステップ2：迅速な初期対応と行動のタスク化
📊 【図解】初期対応と行動管理のプロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 対応予定が個人の手帳や頭の中だけ
  • 誰がいつ対応するか不明で対応漏れ・放置が発生
  • 担当者が休むと過去の経緯が分からない
▶ タスク管理化
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • システムに「次の行動（Task）」を必ず登録
  • 対応期限・担当者が可視化され漏れを防止
  • 行動履歴がすべて残り、スムーズな引き継ぎが可能
📄 業務シーン・課題

問い合わせに対して「いつ、誰が、何をするか」が明確になっておらず、対応漏れや放置案件が発生しやすい状況。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Activities (Task / Event)
見込客の画面から直接、初回ヒアリングの「Task（期限付きタスク）」や、オンライン商談の「Event（予定）」を登録し、行動を管理します。
⚙️ 自動化されるプロセス
・LeadにTaskが未登録の場合、翌日にアラート通知
・初回商談Event作成時、営業マネージャーに共有
・顧客の温度感に応じてタスクの優先度を自動設定
💡 導入メリット・効率化のポイント
  • 問い合わせを受けた瞬間に終わらせず、「次の行動」を必ずシステムに残せます。
  • 誰がいつ何をするかが可視化され、担当変更や引き継ぎがあっても履歴が完全に残ります。
ステップ3：見込客から顧客・商談へのシームレスな移行
📊 【図解】見込客から商談への移行プロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 見込客リストから顧客リストへ手作業で転記
  • データが複数ファイルに分断され二度手間
  • 情報の抜け漏れや転記ミスが発生しやすい
▶ ワンクリック変換
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • ボタン一つで「顧客」「担当者」「商談」へ分割・変換
  • 手作業ゼロで関連データがすべて紐づく
  • 過去の問い合わせ履歴もそのまま引き継ぎ
📄 業務シーン・課題

初回ヒアリングで具体的な提案依頼を受けた際、見込客リストから既存顧客リストへ手動で情報を移し替えたり、案件管理表を別途作成する二度手間が発生している。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Convert Lead (リードの変換)
有望な見込客（Lead）をワンクリックで、「顧客企業（Account）」「担当者（Contact）」「商談（Deal）」の3つのデータに分割・連携して変換します。
⚙️ 自動化されるプロセス
・商談（Deal）生成時、営業責任者へ自動通知
・企業の顧客ランク（A/B/C等）を自動設定
・「提案準備」の標準タスクを自動生成
💡 導入メリット・効率化のポイント
  • 見込客管理と顧客管理のデータが分断しません。
  • 会社・人・案件が一気に繋がり、以後の見積、活動、問い合わせ履歴がすべて顧客軸で紐づいて追跡可能になります。
ステップ4：商談の進捗管理と提案資料の集約
📊 【図解】商談進捗と提案資料管理のプロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 案件の進捗が営業担当の頭の中（ブラックボックス）
  • 提案書や見積書が個人のPCフォルダに散在
  • 過去の類似案件の提案内容が探せず共有されない
▶ 商談での一元管理
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • 商談レコードで進捗（フェーズ）を見える化
  • 見積や提案資料を商談に直接紐付けて管理
  • 他メンバーの過去の提案内容もすぐに参照可能
📄 業務シーン・課題

案件の進捗（フェーズ）がブラックボックス化。また、どの顧客に「いくらで」「どんな資料で」提案したかが個人のPCフォルダに散在している。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Deals / Quotes（見積）/ Documents
商談レコードの中で、フェーズ（課題確認、提案中など）を管理。商談に紐づく形で見積書を作成し、提案書やスケジュール案などの関連ファイル（Documents）を一元管理します。
⚙️ 自動化されるプロセス
・フェーズが「提案中」になれば見積作成タスク生成
・見積提出済みの3日後に、追客確認タスクを生成
・一定以上の値引き率の場合、責任者へ承認通知
💡 導入メリット・効率化のポイント
  • 商談情報の中に見積金額・提案書・活動履歴が全てまとまります。
  • 過去の提案内容がすぐに見返せるため、類似案件の横展開が容易になります。
  • 属人的なファイル保管から脱却できます。
ステップ5：受注と他部門（経理・導入）へのスムーズな引継ぎ
📊 【図解】受注後の他部門連携プロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 経理や現場への手配連絡が口頭やチャットのみ
  • 情報が伝わらず「言った・言わない」のトラブル
  • 手配の遅れや請求漏れが頻繁に発生
▶ 他部門へ自動連携
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • 見積の「受注」から請求・プロジェクトへデータ連動
  • ライセンス無料なので他部門もCRMを直接確認
  • 引き継ぎタスクが自動生成されミスや漏れが激減
📄 業務シーン・課題

営業が受注した後、経理や製造・導入部門への連絡がチャットや口頭になりがち。「言った・言わない」のトラブルや、請求漏れ、手配漏れが発生しやすい。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Sales Order / Invoice / Project
見積（Quote）を「受注」ステータスに変更するだけで、受注伝票や請求書（Invoice）にデータを引き継ぎます。同時に納品・導入のための「Project」を作成し業務を進行します。
⚙️ 自動化されるプロセス
・受注伝票作成時、導入担当・製造部門に通知
・請求書作成時、経理担当に通知
・Project作成時、標準の導入進行タスクを自動生成
💡 導入メリット・効率化のポイント（★全社利用の強み）
  • 受注した瞬間に、営業の仕事だけで完結させません。
  • ライセンス無料だからこそ、経理や導入担当、現場スタッフもCRMにログインして直接情報を確認できます！
  • 仕事が自動で他部門へ渡り、引き継ぎミスや手戻りを激減させます。
ステップ6：本番稼働後の問い合わせチケット管理
📊 【図解】稼働後のサポート対応プロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 顧客からの問い合わせがサポート担当個人の対応に
  • 営業がクレーム状況を知らずに訪問して怒られる
  • 対応のステータスが見えず放置や遅れが発生
▶ チケット管理化
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • すべての問い合わせを「チケット」で一元管理
  • 営業も訪問前に顧客別のサポート履歴を確認可能
  • 対応状況や期限（SLA）が可視化され対応品質が向上
📄 業務シーン・課題

納品後の顧客からの質問やクレームがサポート担当個人の対応になり、営業がその状況を把握せずに訪問してしまい、お叱りを受けることがある。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Help Desk (Ticket管理)
顧客からの問い合わせを「チケット」として発行し、担当者、対応ステータス（対応中・完了など）、優先度を設定してSLA（期限）管理に乗せて対応します。
⚙️ 自動化されるプロセス
・緊急度「高」のチケットはサポート責任者に即時通知
・影響度が大きい内容は営業担当にも自動共有
・顧客からの「要望/改善依頼」を営業へフィードバック
💡 導入メリット・効率化のポイント
  • 問い合わせ対応がサポート担当の受信箱に閉じこもりません。
  • 顧客単位で過去のサポート履歴がすべて見えるため、営業担当も訪問前に顧客の不満や質問状況を正確に把握できます。
ステップ7：サポート履歴を活かした継続・追加提案
📊 【図解】既存顧客への追加提案プロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 新規顧客の獲得に偏り既存のニーズを拾えない
  • サポートに届く要望が営業部門に共有されない
  • 追加提案（アップセル）の機会損失が発生
▶ 履歴から案件化
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • サポート履歴やデータから営業が追加提案商談を作成
  • 部門間で連携し顧客の要望を売上機会に直接変換
  • 契約更新時期などのアラート通知で抜け漏れ防止
📄 業務シーン・課題

新規顧客の獲得ばかりに目が行き、既存顧客の利用状況や追加ニーズ（アップセル・クロスセル）を拾い上げる仕組みがなく、機会損失が起きている。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Account（顧客関連情報）からの新規 Deal 生成
蓄積されたサポート履歴や利用頻度のデータをもとに、営業担当が既存顧客向けの「追加提案商談」を新たに作成します。
⚙️ 自動化されるプロセス
・特定の機能に関する問い合わせが続いた場合、追加提案タスクを生成
・契約更新時期（例：60日前）に自動でアラート通知
・アップセル余地が高い顧客を抽出し営業に共有
💡 導入メリット・効率化のポイント
  • CRMは新規営業の効率化だけでなく、既存深耕にこそ威力を発揮します。
  • サポート部門に蓄積された顧客の声が次の売上機会となり、全部門が連携した収益アップの基盤が完成します。
ステップ8：経営層によるリアルタイムな状況把握と意思決定
📊 【図解】経営情報の集計・把握プロセスの変化
従来の課題（属人化）
  • 各部門のシステムがバラバラで横断的な把握が困難
  • 月末のExcel集計作業に膨大な時間と手間がかかる
  • データが古いためリアルタイムな意思決定ができない
▶ ダッシュボード化
VtigerCRM（一元化・自動化）
  • 営業からサポート・請求まで一つのシステムで集計
  • 経営に必要な数字がダッシュボードで自動グラフ化
  • 常に「会社の今」を把握でき迅速な意思決定が可能
📄 業務シーン・課題

各部門のシステムやExcelがバラバラなため、月末にならないと売上着地が見えず、クレーム状況や請求漏れの全体把握に膨大な集計時間がかかっている。

💻 Vtigerでの解決方法
利用機能: Reports / 各種ダッシュボード
  • フェーズ別商談件数（営業パイプラインの可視化）
  • 次回アクション日超過案件（放置案件の発見）
  • 顧客別問い合わせ件数 / 失注理由分析
  • 今月の請求予定一覧 / 契約更新到来リスト
⚙️ 自動化されるプロセス
・日次/月次の売上・活動レポートを自動集計して表示
・設定した目標値の未達や放置案件を検知してアラート表示
・経営会議用のグラフデータをリアルタイムに自動更新
💡 導入メリット・効率化のポイント
  • 営業の進捗、問い合わせの品質、請求の漏れ、既存深耕の余地が一つのシステムで横断的にすべて見えます。
  • 部門ごとに分断されていたデータが繋がり、経営の意思決定に必要な数字が「リアルタイムかつ自動」で貯まる。これがオープンソースCRMによる全社DXの真の価値です。