VtigerCRM
導入から運用までの流れ
システムを構築して終わりではありません。
現在の業務を確認し、必要な機能を設計し、
データを移行し、実際に使える状態まで整える。
そして、
運用開始後も改善を続けます。
要件を整理
環境を決定
テスト
改善支援
OUR APPROACH
最初から、すべてを作り込みません。
CRM導入を大きなプロジェクトにしすぎると、
要件が膨らみ、現場の負担も大きくなります。
アイプランナーでは、
将来的な全社利用を考えながら、
最初は効果の高い業務から始める
ことを基本としています。
必要な範囲から
顧客・案件・活動など、 まず必要な業務を優先。
現場で確認しながら
実際に触ってもらい、 使いにくい部分を調整。
後から広げる
定着後に機能・部門・ 外部連携を追加。
PROCESS OVERVIEW
導入は、大きく4つのフェーズで進みます。
検討・確認
課題確認
デモ・適合性確認
設計・契約
要件・費用・環境
実施範囲を確定
構築・移行
サーバー・CRM設定
データ移行・テスト
運用・定着
操作説明・利用開始
改善・運用支援
PHASE 1 ｜ BEFORE CONTRACT
まず「VtigerCRMが合うか」を確認
契約を急ぐのではなく、導入前に実現性を確認します。
初回相談・課題整理
現在の顧客管理方法、利用部門、 Excel・既存システム、困っていること、 将来的に実現したい業務などを確認します。
- 現在の情報管理方法
- 対象業務・対象部門
- 利用予定人数
- 優先して解決したい課題
デモ・適合性確認
実際のVtigerCRM画面を確認し、 顧客・案件・活動・問い合わせなどの 基本操作や利用イメージをご確認いただきます。
この段階で、 「標準機能でできること」 「拡張が必要なこと」 「VtigerCRMに向かないこと」を整理します。
BEFORE YOU ORDER
契約前に、できるだけ具体化します。
CRMは、契約してから要件を考え始めると 費用やスケジュールが膨らみやすくなります。
そのため、 利用目的・対象業務・標準機能での対応範囲・ 必要な拡張・サーバー方式 をできる限り導入前に整理します。
PHASE 2 ｜ DESIGN
導入範囲・費用・環境を決める
「何を作るのか」を確定してから構築へ進みます。
導入設計・実施範囲の確定
利用モジュール、追加項目、権限、 ワークフロー、レポート、データ移行、 拡張機能などを整理します。
お見積り・ご契約・キックオフ
導入範囲に基づいてお見積りをご提示します。 内容をご確認いただき、契約後に 実際の構築プロジェクトを開始します。
導入プランは、利用範囲・データ移行・ カスタマイズ内容等に応じて選択・調整します。
INFRASTRUCTURE
サーバー環境も、この段階で決定します。
OSS版VtigerCRMでは、 お客様既存環境・お客様名義AWS・弊社管理環境から選択できます。
特別な要件がない場合は、 お客様名義AWS を標準的に推奨しています。
PHASE 3 ｜ IMPLEMENTATION
環境を構築し、実際の業務へ合わせる
技術作業だけでなく、業務設定・移行・確認まで実施します。
基盤・VtigerCRM環境構築
サーバー環境を準備し、 VtigerCRM・データベース・Webサーバー等の 基本環境を構築します。
- AWS / サーバー構築
- VtigerCRMセットアップ
- TLS・セキュリティ設定
- VTExperts等の必要機能導入
業務設定・データ移行・テスト
実際の業務に合わせて画面・項目・権限・ ワークフロー等を設定。 必要に応じて既存データを移行します。
DATA MIGRATION
Excelデータは、「そのまま入れる」だけではありません。
CRM移行では、現在のデータを確認し、 必要な情報・不要な情報・重複などを整理してから移行します。
Excel / CSV /
既存CRM
重複・表記揺れ・
不要項目
VtigerCRMの
項目へ対応
テスト後に
本番登録
PHASE 4 ｜ GO LIVE
利用開始。そして、ここからが本番です。
実際に利用して初めて分かる改善点を反映していきます。
操作説明・試行運用
必要に応じて操作説明を行い、 実際の利用者による試行運用で 画面・入力項目・運用ルールを最終確認します。
「説明会で理解したか」ではなく、 実際の仕事で使えるか を確認します。
本番運用開始
対象となる部門・業務から VtigerCRMの本番利用を開始します。
将来的な全社利用を想定していても、 最初から全員・全機能を同時に開始する必要はありません。
ROLE SHARING
お客様にお願いすること。
私たちが担当すること。
お客様
- 現在の業務・課題をお聞かせいただく
- 必要な業務・優先順位を決める
- 移行対象データをご提供いただく
- 試行環境を実際に確認いただく
- 社内の運用ルールを決定する
アイプランナー
- VtigerCRMでの実現方法を設計
- サーバー・CRM環境を構築
- 項目・権限・ワークフロー等を設定
- データ移行・動作確認を支援
- 運用開始後の改善を支援
AFTER GO LIVE
CRMは、運用開始後に育てていくシステムです。
実際に利用すると、 「この項目はいらない」 「このレポートが欲しい」 「この作業を自動化したい」 といった改善点が見えてきます。
操作・設定Q&A
日常利用や設定に関する ご質問へ対応。
画面・項目改善
利用状況を見ながら 入力画面等を改善。
自動化
Workflowや通知などを 必要に応じて追加。
レポート改善
運用データを利用して 管理指標を整備。
障害・技術支援
問題発生時の調査・ 復旧を支援。
保守・更新
バックアップや バージョン更新を支援。
GROW STEP BY STEP
定着したら、次の業務へ広げます。
「導入時に全部作る」のではなく、 利用効果を確認しながら段階的に広げます。
CRM・SFA
顧客・案件・活動履歴からスタート。
業務を拡張
見積・問合せ・自動化等へ展開。
全社利用
他部門・独自業務・外部連携へ展開。
SUMMARY
導入のゴールは、
「システム完成」ではありません。
ゴールは、 現場で使われ、業務が変わること。
要件を整理する。
必要な範囲を作る。
データを移す。
実際に使って確認する。
そして、運用しながら改善する。
アイプランナーでは、
導入から定着・改善までを一つのプロセス
と考えています。