顧客の確認と、社内の対応をつなぐ。
やり取りをCRMに集約し、公開した情報を顧客へ届けます。
顧客ができることを、8つのイメージで。
詳しい操作と利用条件は、各図の下から開いて確認できます。
状況を、ホームでひと目に。
問い合わせ・資料・契約期限・FAQの入口を集約。
詳しい機能・利用条件を見る
ログイン後のホームに、顧客が利用できる情報の件数とレコードへの入口を集約。個別のメニューを開く前に、問い合わせや契約の状況を把握できます。
- 対応中の問い合わせ数と、全問い合わせ数
- 共有ドキュメントの件数と最近のレコード
- 30日以内に期限を迎えるサービス契約
- 公開FAQの件数と最近のレコード
- 一覧や各レコードの詳細へ移動
「対応中の問い合わせを確認し、今月期限を迎える保守契約も見ておきたい」。ホームから必要な情報へ進めます。
契約期限の表示には期限日を公開する設定が必要です。件数を確定できない場合や一部取得の場合は、その状態を表示します。
問い合わせを、CRMへ届ける。
状況を登録し、必要な情報をコメントで追加。
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問い合わせの件名・内容をポータルから入力して送信。CRMの問い合わせデータとして管理され、社内の担当者が対応を進められます。
- 新規問い合わせの登録
- 公開された分類・優先度・対象商品などの項目を入力
- 編集が許可された項目の修正・追記
- 備考欄を縦に広げ、長い状況説明を入力
- 問い合わせの詳細からコメントを投稿
機械の不調について、発生状況と操作手順を登録。担当者からの確認依頼に対して、追加の状況をコメントで伝えます。
入力項目や選択肢はCRM側の設定に合わせます。顧客に内部管理用の項目まで入力させる必要はありません。
回答とやり取りを、一か所で。
公開された回答・対応状況・過去の履歴を確認。
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問い合わせ一覧と詳細画面から、公開されたステータス、回答・解決情報、コメント、更新履歴を確認できます。過去の対応を探し直す窓口としても利用できます。
- 問い合わせ一覧から対象の詳細を表示
- 対応状況と公開された担当者名を確認
- 顧客向けの回答・コメントを閲覧
- 公開範囲の更新履歴を確認
- コメントに添付された資料をダウンロード
「前回はどうやって解決したか」「追加の確認依頼が来ているか」。問い合わせの詳細から、同じ件のやり取りを確認できます。
表示される履歴・資料は、公開設定とアクセス権の範囲に限られます。
キーワードで、解決方法を探す。
複数の語を組み合わせて、質問と回答を検索。
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公開されたFAQの質問と回答を検索。カテゴリから探す操作と、複数のキーワードを組み合わせる検索に対応しています。
- FAQの一覧・質問・回答を閲覧
- カテゴリで絞り込み
- 半角・全角スペース区切りの複数キーワードでAND検索
- 各キーワードが質問または回答に含まれるFAQを抽出
- ホームのFAQリンクから該当する質問・回答へ移動
「プリンター」と「接続」の両方が、質問または回答に含まれるFAQを探します。1語だけの検索より、目的の情報を絞りやすくなります。
検索対象は公開済み（Published）のFAQです。社内専用の情報は公開済みにせず、公開用FAQを整備します。
送信前に、FAQが見つかる。
入力内容に関連するFAQを、最大3件提示。
手順を確認解決しない
問い合わせを送信
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新規問い合わせの件名と備考の冒頭から検索語を作り、関連するFAQの候補を最大3件表示。送信する前に、解決方法を確認するきっかけを作ります。
- 入力内容に応じてFAQ候補を検索
- 候補からFAQの質問・回答を確認
- 入力が変わった場合は候補も更新
- 候補が見つからない場合も問い合わせを登録可能
- FAQ取得に失敗した場合も問い合わせの送信を継続可能
「ログインできない」と入力すると、入力語に関連するFAQが候補に。既存の手順で解決できれば、問い合わせ対応の往復を減らせます。
キーワードによる検索支援です。備考は先頭180文字を検索語の抽出に使用し、回答の自動生成は行いません。
必要な資料を、その場で確認。
関連するPDFや画像を閲覧・ダウンロード。
ブラウザーで確認ダウンロード
手元に保存
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CRMで共有したドキュメントをポータルから確認。問い合わせだけでなく、対応する見積・請求などの詳細画面から関連資料を確認できます。
- 共有ドキュメントの一覧・詳細を確認
- 関連レコードのドキュメントタブから資料を表示
- PDFや画像など、ブラウザーで表示できるファイルをプレビュー
- ファイルをダウンロードして手元に保存
- 公開された関連資料を、対象の取引や問い合わせと一緒に確認
見積の内容と提案書を同じ入口から確認。製品マニュアル、作業報告書、利用手順も、共有資料として案内できます。
資料はCRMへの登録・関連付け・公開が必要です。見積書や請求書のPDFがポータルで自動作成される機能ではありません。
契約・取引情報も、マイページに。
公開された契約・納入商品・見積などを確認。
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自社に関係する情報や、提供元が公開した情報を確認。問い合わせ窓口から、継続利用に必要な情報を確認するマイページへ広げられます。
- サービス契約の契約内容・期間などを確認
- 納入商品・資産の機種や識別情報などを確認
- 見積・請求の件名、状態、公開された明細などを確認
- プロジェクトと関連するタスク・マイルストーンを確認
- 公開された商品・サービス情報を閲覧
納入された設備の情報と保守契約を確認し、関連する問い合わせを登録。導入プロジェクトでは、顧客向けに公開したタスクの状況を共有できます。
表示内容は、対象モジュールの対応状況、関連付けと公開項目の設定に応じます。プロジェクト情報は一覧・詳細での共有です。
連絡先とパスワードを管理。
プロフィールの許可項目とログイン情報を変更。
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利用者情報を確認し、変更が許可されたプロフィール項目を更新。パスワードの変更・再発行にも対応しています。
- 氏名、メールアドレス、電話番号などを確認
- プロフィール画面で許可された項目を変更
- ログイン中の顧客担当者・顧客企業をヘッダーで確認
- パスワードを変更
- パスワードを忘れた場合の再発行
初回発行・再発行は12文字。利用者による変更は12〜128文字で、英大文字・英小文字・数字・指定記号を各1文字以上含める必要があります。
現在のパスワードと同じ値への変更はできません。既存パスワードには、再発行・変更時に新しいルールが適用されます。
図は利用イメージです。画面・件数・文面は例示で、実際の表示はCRMの公開機能・項目・レコード・作成／編集権限によって変わります。
必要な情報を、必要な範囲で。
顧客ごとの情報と、共通の案内情報を設定して公開します。
取引・対応に関する情報
案内情報と利用者プロフィール
共有できる情報の一覧と公開条件を見る
| 情報・機能 | 顧客が確認できる内容の例 | 活用場面 |
|---|---|---|
| 問い合わせ | 件名、内容、状態、回答、コメント、公開された更新履歴 | 受付、追加情報の連絡、回答・解決方法の確認 |
| FAQ | 公開済みの質問・回答、カテゴリ | 操作方法やトラブル対処を自分で探す |
| ドキュメント | 共有ファイル、関連資料、プレビュー・ダウンロード | マニュアル、提案書、作業報告書を共有 |
| サービス契約 | 契約名、開始日・期限日などの公開項目 | 保守・サポート契約の期間を確認 |
| 納入商品・資産 | 納入製品、識別情報、状態などの公開項目 | 保守対象の設備・製品を確認 |
| 見積・請求 | 件名、状態、明細・金額などの公開項目、関連ドキュメント | 取引内容と共有資料を確認 |
| プロジェクト | プロジェクトの情報、関連タスク・マイルストーン | 導入作業や共同作業の状況を共有 |
| 商品・サービス | 名称・説明など、公開された情報 | 提供する製品・サービスの情報を案内 |
| プロフィール | 利用者・企業の情報、変更が許可された項目 | 連絡先の確認・更新 |
顧客企業・顧客担当者との関連付けと、CRMの公開設定に基づいて表示範囲を決めます。FAQや商品情報のように共通公開する情報と、取引・契約・問い合わせのように顧客ごとの範囲を確認する情報を、それぞれの運用に合わせて設定します。
見やすく、入力しやすく。
顧客向けの使い心地へ。
コードから、人が読める名前へ。
名称は表示例。ログイン・メニュー・案内表示も日本語向けに整備。
必要な項目を、迷わず操作。
スマートフォンではメニューやフォームを画面幅に合わせて調整。
「ない」と「取得失敗」を区別。
古い検索結果による上書きや、検索が終わらない状態へ対応。
ログイン画面から、自社のロゴに。
推奨150 × 40px／300 × 80px。PNG・JPEG・WebP、2MB以下。標準ロゴへ戻せます。
メールとパスワードを整える。
登録案内の日本語テンプレートを用意。送信元・テンプレート設定を整えて利用します。
管理者が、公開する情報と操作を選ぶ。
導入・更新も、専用の設定画面から。
専用インストーラー、または対象の日本環境対応パックから導入できます。
導入条件・運用について
専用インストーラーは日本語パックなしでも利用できます。対象はOSS版VtigerCRM 8.4 / 8.4.0、CRMと同じサーバーのCRM配下への配置です。公開設定・利用者設定・メール設定は別途行います。履歴からの復元は、この導入処理が変更した対象ファイルを戻す処理です。
OSS版を基盤に、顧客アカウント数に応じたユーザーライセンス料を抑える構成を検討できます。導入・保守・サーバー運用には費用がかかります。利用者数、同時アクセス、データ量に応じて構成と性能を検証します。
継続的な顧客対応がある業務に。
製造業・設備保守
設備と契約を確認し、故障・操作の問い合わせへ。
IT・サービス事業
手順の確認から、継続サポートの窓口まで。
BtoB継続取引
確認・再送依頼を減らし、取引情報を共有。
よくあるご質問
問い合わせ受付だけのポータルですか？
問い合わせに加え、FAQ、共有ドキュメント、契約、納入商品、見積・請求、プロジェクトなどの対応情報を公開できます。顧客向けの情報確認窓口として利用できます。
すべての顧客に同じ情報が見えますか？
顧客企業・顧客担当者との関連付け、レコードの公開範囲、公開項目を設定して運用します。共通公開するFAQなどと、顧客ごとの問い合わせ・取引情報を分けて確認し、テスト用の利用者で公開範囲を検証します。
FAQの候補表示はAIによる回答ですか？
改善版ポータルのFAQ候補は、問い合わせの入力内容を基にしたキーワード検索です。AIが回答を自動生成・自動送信する機能は、このポータル機能には含みません。
見積書や請求書をダウンロードできますか？
対象レコードへPDFなどをドキュメントとして登録・関連付けし、ポータルへの公開を許可すれば、関連資料として閲覧・ダウンロードできます。取引データの閲覧と、PDFファイルの共有はそれぞれ設定します。
スマートフォンから使えますか？
Webブラウザーから利用できます。画面幅に応じてメニューやフォームを調整し、列の多い一覧は横スクロールで確認する構成です。
自社のロゴに変更できますか？
はい。設定画面から画像を登録して、ログイン画面と共通ヘッダーに反映できます。横長の150 × 40px、または300 × 80pxを推奨します。透過PNGも利用でき、縦横比を保って表示します。
現在のVtigerCRMに追加できますか？
ご利用中のCRMの版と構成を確認してご案内します。専用インストーラーはOSS版8.4 / 8.4.0向けです。既存ポータルを更新する場合は、独自修正と公開設定を確認して適用します。
顧客が多い場合も利用できますか？
想定利用者数、同時アクセス、問い合わせや資料の件数を確認し、必要なサーバー構成と運用方法を設計します。実際のデータ量で検証してから利用を開始します。
顧客対応の入口を、
CRMにつながるマイページへ。
問い合わせ・FAQ・資料共有。貴社に必要な窓口からご提案します。
株式会社アイプランナー｜OSS版VtigerCRM 導入・改善・運用支援
アイプランナー版のデモ・UI確認
ログイン用のメールアドレス：csp@demo.osscrmpro.com
ログイン用のパスワード：t0gcocxg