共有アクセス
「見せる」と「隠す」を、
組織に合わせて自在に操る。
基本は非公開、でもこのチーム同士だけは共有したい。
組織の縦割りを超えた、柔軟なデータ共有ルールを設計します。
データ共有の最適化
必要な人にだけ情報を届ける
「縦」のロール、「横」のシェアリング
ロール (Role) は上司が部下を見る「縦の関係」を作りますが、
共有アクセスは、部署間などの「横のつながり」や「例外」を管理します。
デフォルト権限
まずは組織全体として「全員に見せる (Public)」か「担当者のみ (Private)」かの基本方針を決めます。
例外ルール
「基本は非公開だが、AチームとBチームだけは情報を共有する」といった細かい例外を設定できます。
双方向/単方向
「お互いに見せる」のか、「一方的に見せるだけ」なのか。情報の流れる方向も制御可能です。
主な特徴
デフォルト権限の設定
モジュールごとに、組織全体としての基本方針を決定します。 「顧客情報は全員で共有するが、商談情報は担当者以外には見せない」といった運用が可能です。
- 公開 (Public): 全員が閲覧・編集可能
- 非公開 (Private): ロール階層に従う
カスタム共有ルール（例外設定）
「非公開」に設定したモジュールでも、特定の条件で情報の壁を取り払うことができます。 「営業部はマーケティング部のデータを見れるようにする」といった例外ルールを追加し、柔軟な組織運営を支援します。
上位役職者への継承
通常、データはロール（役職）の上位者に自動的に見えますが、この設定をOFFにすることも可能です。 「人事評価データなど、直属の上司にも見せたくない特秘情報」を扱う場合に有効です。
設定のステップ
1. デフォルト
モジュールごとの基本方針（公開/非公開）を設定。
2. 例外作成
共有ルールを追加し、共有元と共有先を選択。
3. 権限設定
「閲覧のみ」か「編集も許可」かを指定。
4. 適用
ルールが適用され、横の連携が可能に。
活用事例（レシピ）
よくある共有設定のパターンです。
チーム間共有
「営業1課」と「営業2課」がお互いの案件を見えるように設定。競争意識を高めたり、担当者不在時の代理対応を可能にします。
サポート連携
「営業部」の顧客データを、「サポート部」にも（閲覧のみで）共有。サポート担当が顧客の契約状況を確認しながら対応できるようになります。
経営層への全公開
「役員」グループに対して、全モジュールのデータを共有するルールを作成。現場の細かい権限設定に関わらず、経営層は全てのデータを確認できます。
「基本は非公開（壁がある状態）」に対して、「共有ルールで穴を開けて通す」イメージを図解しました。
graph TD
DEFAULT["🔒 基本設定: Private (非公開)<br>※自分のデータしか見えない"]
subgraph TEAM_A ["営業チームA"]
USER_A("👤 田中 (Aチーム)")
DATA_A["📄 田中の案件"]
USER_A --> DATA_A
end
subgraph TEAM_B ["営業チームB"]
USER_B("👤 鈴木 (Bチーム)")
DATA_B["📄 鈴木の案件"]
USER_B --> DATA_B
end
WALL("🚧 壁 (アクセス不可)<br>通常、田中は鈴木の案件が見えない")
RULE("🔓 共有ルールの適用<br>『BチームのデータをAチームに見せる』")
RESULT("👀 閲覧可能になる<br>(田中が鈴木の案件を見れる)")
DEFAULT --> TEAM_A & TEAM_B
TEAM_A -.-> WALL
WALL -.-x TEAM_B
WALL --> RULE
RULE --> RESULT
RESULT -.->|⭕ アクセス成功| DATA_B
style DEFAULT fill:#ffcdd2,stroke:#c62828,stroke-width:2px
style TEAM_A fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0
style TEAM_B fill:#fff3e0,stroke:#ef6c00
style RULE fill:#fff9c4,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px
style RESULT fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px
2. 設定画面へのアクセス
- 画面右上の 歯車アイコン（Settings） > CRM Settings をクリックします。
- ユーザー管理 > 共有アクセス をクリックします。
3. 設定手順
3.1. デフォルト権限の設定
まず、組織全体としての基本方針を決めます。
- 各モジュールに対し、以下のいずれかを選択します。
- Public: Read, Create/Edit, Delete: 全員が全データに対してフルアクセス可能。
- Public: Read, Create/Edit: 全員が閲覧・編集可能（削除は不可）。
- Public: Read Only: 全員が閲覧可能（編集は担当者のみ）。
- Private: 【推奨】 担当者とその上司のみがアクセス可能。他のユーザーからは見えません。
- 新しいルールの適用 をクリックして保存します。
- ※変更後、権限の再計算（Recalculate）が行われるため、反映に少し時間がかかる場合があります。
3.2. 例外ルールの追加 (Sharing Rules)
「Private（非公開）」に設定したモジュールに対して、特定の部署間だけ見えるようにする「穴あけ」を行います。
- 対象モジュール（例：案件）のセクションまでスクロールします。
- + カスタムルールの追加 ボタンをクリックします。
- 以下の情報を設定します。
| 項目名 | 説明 |
| Share Data of (誰のデータを) | 公開元となるグループやロールを選択します。 （例：Role「Sales Team A」） |
| Share Data with (誰に見せるか) | 公開先となるグループやロールを選択します。 （例：Role「Sales Team B」） |
| With Permission (権限レベル) | Read Only: 見るだけ許可。 Read/Write: 編集も許可。 |
- 保存 をクリックします。