【管理者機能】グループ (Groups) – 操作マニュアル

グループ (Groups) は、複数のユーザーやロール（役職）をまとめて一つの「チーム」として定義する機能です。

ロール（Roles）が上下関係やアクセス権限の制御に使われるのに対し、グループは「レコードの共同所有（共有）」に使われます。例えば、チケットの担当者を「田中さん（個人）」ではなく「サポートチーム（グループ）」に設定することで、チームメンバー全員がそのチケットを確認・対応できるようになります。

0. 機能イメージ図

個人割り当てとグループ割り当ての違い、そしてグループのメリットを図解しました。

graph TD
    RECORD["🎫 チケット #001<br>「PCが起動しない」"]
    
    subgraph ASSIGN ["担当者の割り当て (Assigned To)"]
        
        CASE1("👤 個人に割り当て<br>(田中さん)")
        CASE2("👥 グループに割り当て<br>(サポートチーム)")
    end

    subgraph MEMBERS ["アクセス権"]
        USER1("田中さん: ⭕ 対応可能")
        USER2("鈴木さん: ❌ 見えない")
        
        TEAM_MEM1("田中さん: ⭕")
        TEAM_MEM2("鈴木さん: ⭕")
        TEAM_MEM3("佐藤さん: ⭕")
    end
    
    RESULT["✅ チーム全員で対応可能<br>（誰かが休んでも大丈夫）"]

    RECORD --> CASE1
    RECORD --> CASE2
    
    CASE1 -.-> USER1 & USER2
    CASE2 --> TEAM_MEM1 & TEAM_MEM2 & TEAM_MEM3
    
    TEAM_MEM1 & TEAM_MEM2 & TEAM_MEM3 -.-> RESULT

    style RECORD fill:#fff9c4,stroke:#fbc02d,stroke-width:2px
    style CASE2 fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
    style RESULT fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px

1. 主な特徴

共同作業: レコードをグループに割り当てることで、メンバー全員がそのレコードにアクセスできるようになります。
柔軟なメンバー構成: 特定のユーザーだけでなく、「営業部の全メンバー（ロール）」や「他のグループ」をまとめてメンバーに追加できます。
通知の共有: グループ宛にメール通知を送る設定にすれば、メンバー全員に一斉送信されます。
ワークフロー活用: ラウンドロビン（自動割り当て）などの機能と組み合わせて、グループ内のメンバーに順番に仕事を振る際の受け皿として機能します。

2. 設定画面へのアクセス

画面右上の 歯車アイコン（設定） > CRM設定 をクリックします。
ユーザー管理 > グループ をクリックします。

3. 設定手順

3.1. 新規グループの作成

画面右上の +グループの追加 ボタンをクリックします。
グループ名: グループ名を入力します。（例：営業チーム, サポートチーム）
説明: 説明を入力します。（任意）

3.2. メンバーの追加

「このグループに誰を含めるか」を設定します。グループメンバー 欄のリストから対象を選択します。

選択できる対象の種類：

ユーザー: 特定の個人（例：田中、鈴木）を指名して追加します。
ロール: 特定の役職（例：営業担当）に就いている全員を追加します。
ロールとその従属: 特定の役職とその部下全員を追加します。
グループ: 既存の別のグループを丸ごと追加します（入れ子構造）。

設定が完了したら保存をクリックします。

4. 活用事例（レシピ）

事例1: ヘルプデスクのチケット共有

設定: 「サポートチーム」グループを作成し、サポート担当者全員を追加。
運用: お問い合わせフォームから自動作成されるチケットの担当者を「サポートチーム」に設定。
効果: 誰か一人の担当になる前に、チーム全員がチケットを確認でき、手の空いている人が対応を開始（自分に割り当て変更）する「プル型」の運用が可能になります。

事例2: マーケティングリードのプール

設定: 「インサイドセールス」グループを作成。
運用: 展示会で獲得した大量の名刺データをインポートし、担当者を一旦「インサイドセールス」グループにする。
効果: 共有の「見込み客プール」として管理し、各営業担当がそこからアプローチする顧客をピックアップしていく運用ができます。

事例3: 部署横断プロジェクト

設定: 「プロジェクト A チーム」グループを作成。
メンバー: 営業部の田中さん（Users）、開発部全員（Roles）、品質管理グループ（Groups）を追加。
効果: 組織図（ロール）とは異なる、プロジェクト単位の混成チームで情報を共有できます。