はじめに

複数のメーカー製品を扱い、多くのお客様へ提案する機械商社（専門商社）の皆様。日々の業務でこんな「板挟み」の悩みを抱えていませんか？

  • 見積作成の泥沼化： 仕入先（メーカー）ごとに掛け率が異なり、毎回Excelで利益計算をしてから見積書を作っているため時間がかかる。
  • 受発注の紐付けミス： お客様から注文書（PO）をもらったのに、メーカーへの発注（PO）を忘れたり、型番を間違えて誤発注したりする。
  • 納期回答の遅れ： 「あれ、いつ納品だっけ？」メーカーからの納期回答メールが埋もれ、お客様への回答が遅れてクレームになる。
  • 価格改定の対応： メーカーの定価改定があるたびに、社内のExcel価格表を更新するのが追いつかない。

今回は、これら商社特有の「右から左へ」流す業務の複雑さを解消し、VtigerCRMとVTExperts拡張機能で利益と時間を生み出す仕組みをご提案します。

1. 全体像：機械商社向けCRMエコシステム

商社の役割は、単にモノを運ぶだけでなく、情報のハブになることです。

このシステムでは、メーカー（サプライヤー）からの製品情報・価格情報の管理と、顧客への提案・受注・納品を一気通貫で管理します。

業務プロセス連携イメージ

graph TD
    subgraph 仕入先メーカー_Vendor
        M[メーカーA社]
        N[メーカーB社]
    end

    subgraph 商社内部_CRM
        direction TB
        DB1[(製品マスタ_原価)]
        DB2[(顧客データベース)]
        
        Proc1[引合_案件化]
        Proc2[見積作成_利益シミュ]
        Proc3[受注_発注同時処理]
        Proc4[納期管理_検収]
    end

    subgraph 顧客_Customer
        C[自動車部品工場]
        D[食品加工工場]
    end

    %% フロー
    C -->|引合依頼| Proc1
    M -->|定価_仕切値| DB1
    
    Proc1 -->|商品選定| Proc2
    DB1 -.->|原価参照| Proc2
    Proc2 -->|見積提出| C
    
    C -->|注文書送付| Proc3
    Proc3 -->|発注書自動生成| M
    
    M -->|納期回答| Proc4
    Proc4 -->|納入| C

【図解】商社特有のデータ構造（ER図）

商社にとって最も重要なのは**「受注（SalesOrder）」と「発注（PurchaseOrder）」の紐付け**です。「お客様からこの注文をもらったから、メーカーにこれを発注した」というリンクをシステム上で確立します。

graph LR
    %% ノード定義
    classDef blue fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px;
    classDef green fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px;
    classDef orange fill:#fff3e0,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px;
    classDef purple fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px;

    subgraph 仕入サイド
        Vendors(仕入先メーカー)
        Products(取扱製品マスタ)
        PriceBooks(仕切価格表)
        PurchaseOrder(メーカーへの発注)
    end

    subgraph 販売サイド
        Accounts(顧客企業)
        Potentials(商談案件)
        Quotes(顧客への見積)
        SalesOrder(顧客からの受注)
    end

    %% リレーション
    Vendors -->|供給| Products
    Vendors -->|契約| PriceBooks
    PriceBooks -.->|原価適用| Quotes

    Accounts -->|依頼| Potentials
    Potentials -->|作成| Quotes
    Quotes -->|受注| SalesOrder

    %% ★ここが商社のキモ
    SalesOrder -->|バックトゥバック| PurchaseOrder
    PurchaseOrder -->|発注送付| Vendors

    %% スタイル
    class Accounts,Potentials blue;
    class Quotes,SalesOrder green;
    class Vendors,PurchaseOrder orange;
    class Products,PriceBooks purple;

ポイント：

  • SalesOrder（受注）⇔ PurchaseOrder（発注）： 1つの受注データからボタン1つで発注データを作成。入力ミスを防ぎ、紐付けを保持します。
  • PriceBooks（価格表）： 「A社向け価格」「B社向け価格」あるいは「標準原価」「キャンペーン原価」など、複雑な価格体系をマスタ化します。

2. フェーズ別・課題解決シナリオ

フェーズ1：商品検索と選定（マルチベンダー対応）

【課題】 取り扱いメーカーが多すぎて、新人営業は「どのメーカーのどの製品が良いか」探すのに時間がかかる。カタログを探すだけで半日終わる。

★解決策：

  • 統合製品データベース: 全メーカーの製品をCRMに登録。「耐熱」「防水」「小型」などのタグで検索すれば、メーカー横断で最適な製品を即座にピックアップできます。
  • 原価・定価の可視化: 画面上で「定価」と「自社の仕入値」がひと目で分かるため、利益計算が瞬時に行えます。

フェーズ2：見積作成（利益確保）

【課題】 営業マンが勝手に値引きしてしまい、後で計算したら利益が出ていなかった（あるいは赤字）。Excel見積での計算ミスが多発。

★解決策：

  • 利益率ロック機能: 「粗利15%以下では見積保存できない」といった承認ワークフローを設定。赤字受注をシステム的にブロックします。
  • ドキュメントデザイナー (VTExperts): 異なるメーカーの製品を組み合わせた「一式見積」も、スペック表やカタログPDFを自動結合して、美しい提案書としてワンクリック出力できます。

フェーズ3：受発注業務（Back to Back）

【課題】 顧客からFAXやメールで注文書が届いた後、メーカーへの発注書作成を手入力で行っている。型番の転記ミスで、間違った商品が届いてしまった。

★解決策：

  • 受注→発注の自動変換: 顧客からの「受注（SalesOrder）」を開き、「発注を作成」ボタンを押すだけで、内容をコピーした「発注（PurchaseOrder）」が生成されます。
  • 宛先の自動切替: 複数のメーカー製品が混ざった注文の場合でも、メーカーごとに発注書を分割してPDF生成・メール送信が可能です。

フェーズ4：納期管理と納品

【課題】 「あの部品、まだ届かないの？」とお客様から電話が来て初めてメーカーに確認する後手後手の対応。

★解決策：

  • 納期アラート: メーカーへの発注データに入力した「回答納期」が近づくと、担当者にリマインド通知。未着のリスクを事前に検知します。
  • 分納管理: 「本体は先に納品、オプションは後日」といった分納ケースでも、ステータス管理で「何が未納か」を正確に把握できます。

【業務フロー】受注から発注までの自動化

sequenceDiagram
    participant Customer as 顧客
    participant Sales as 商社営業
    participant System as Vtiger CRM
    participant Maker as メーカー

    Customer->>Sales: 注文書(PDF/FAX)送付
    Sales->>System: 見積から「受注(SO)」へ変換
    
    Note over System: ここで利益率最終チェック
    
    Sales->>System: 「発注(PO)を作成」ボタン押下
    System->>System: 受注内容をコピーして発注データ生成
    
    Sales->>System: 発注書PDFプレビュー
    System->>Maker: 発注書をメール自動送信
    
    Maker-->>Sales: 納期回答
    Sales->>System: 発注データに「納期」入力
    System->>Sales: 納期遅れそうな場合にアラート

3. 導入によるBefore/After

商社ビジネスの肝である「スピード」と「正確性」が劇的に向上します。

業務プロセス導入前 (Excel & 手入力)導入後 (Vtiger & VTExperts)
商品知識カタログ棚から探す・メーカーに電話キーワード検索で即座に選定・原価も表示
見積・利益管理電卓計算でミス多発・赤字受注リスク粗利自動計算＆ロック・承認フロー適用
発注業務受注内容を見ながら手入力で転記ワンクリックで受注→発注へ自動変換
誤発注型番の入力ミスで返品トラブルデータ連携により転記ミスゼロへ
納期回答顧客から聞かれてから確認（受動的）アラート機能で遅延予兆を検知（能動的）

4. 最後に

機械商社にとって、在庫を持たずとも価値を出せるのは「提案力」と「調整力（デリバリー）」です。

しかし、事務処理に忙殺されていては、その本来の価値を発揮できません。

VtigerCRMで**「情報の一元化」と「事務処理の自動化」**を実現し、メーカーからも顧客からも頼られる「次世代の専門商社」へと変革しませんか？

「受発注の転記作業をなくしたい」「利益率をリアルタイムで見たい」という商社様は、ぜひVTExpertsの拡張機能を活用した構築をご検討ください。