以下は、「中小・地方広告代理店」にOSS版VtigerCRMを導入する前提での活用設計です。
単なる営業案件管理ではなく、広告主管理・媒体管理・制作進行・外注管理・請求管理・継続提案管理を一体化する設計が適しています。

1. 業界環境の整理

日本の広告市場では、2025年の総広告費が8兆623億円となり、インターネット広告費は4兆459億円、広告費全体の50.2％を占めるまで拡大しています。特に動画広告、SNS広告、デジタル広告運用の比重が高まっています。(電通)

一方で、地方の中小広告代理店では、テレビ・ラジオ・新聞・折込・フリーペーパー・屋外広告・イベント・チラシ制作などの従来型業務も残っています。つまり、既存媒体の営業・制作進行と、Web広告・SNS・動画・LP・MEOなどのデジタル施策が混在する状態になりやすいです。

また、中小企業全般では、人手不足・人件費上昇・価格転嫁・生産性向上が大きな経営課題になっており、デジタル化による業務効率化と付加価値向上が求められています。(経済産業省)

そのため、地方広告代理店向けのCRMは、以下を目的に設計すべきです。

設計目的

1. 広告主ごとの取引履歴・提案履歴・制作履歴を一元管理する
2. 営業担当者の属人的な顧客管理を組織管理に変える
3. 媒体枠・原稿締切・掲載日・制作納期の管理ミスを減らす
4. 案件単位の売上・外注費・粗利を見える化する
5. 定期広告・年間契約・キャンペーン案件の継続提案を漏らさない
6. Web広告やSNS運用など、月額継続型サービスの管理に対応する

2. 地方広告代理店の業務特性

2-1. 顧客特性

地方広告代理店の顧客は、以下のような企業が中心になります。

• 地元の小売店
• 飲食店
• 不動産会社
• 住宅会社・工務店
• 自動車販売店
• 医療・クリニック
• 学習塾・スクール
• 士業
• 採用に困っている中小企業
• 地方自治体・観光協会・商工会
• 地元イベント主催者

特徴は、広告予算が大きくない一方で、付き合いが長く、担当者との関係性で継続発注されやすいことです。
そのため、VtigerCRMでは「案件」だけでなく、顧客ごとの過去提案・過去掲載・反応・好み・予算感・決裁者情報を蓄積することが重要です。

2-2. 案件特性

広告代理店の案件は、一般的なBtoB営業案件よりも、種類が多く、進行管理が複雑です。

代表的な案件は以下です。

• チラシ制作
• 新聞折込
• フリーペーパー広告
• 地元紙広告
• ラジオCM
• テレビCM
• 屋外看板
• 交通広告
• イベント告知
• 採用広告
• Web広告運用
• SNS運用
• LP制作
• バナー制作
• 動画制作
• ホームページ制作
• MEO対策
• LINE公式アカウント支援
• 年間販促計画

そのため、CRM上では「商談」だけでは不足します。
商談 → 見積 → 受注 → 制作進行 → 媒体手配 → 掲載・配信 → レポート → 請求 → 次回提案までを一気通貫で管理する設計が必要です。

3. OSS版VtigerCRMでの基本設計

基本コンセプト

地方広告代理店向けには、以下の4軸でVtigerCRMを設計します。

管理軸	内容
顧客軸	広告主・決裁者・担当者・取引履歴・予算感
案件軸	広告案件・制作案件・Web運用案件・キャンペーン
進行軸	原稿締切・校了日・掲載日・配信開始日・外注依頼
収益軸	売上・媒体原価・制作外注費・粗利・継続率

特に重要なのは、「広告主ごとの販促カルテ」を作ることです。
担当者が変わっても、過去にどの広告を出し、どの媒体が有効で、どの時期に予算を使い、誰が決裁したかを確認できる状態にします。

4. 利用すべきVtigerCRMモジュール

4-1. 標準モジュールの活用

VtigerCRMモジュール	広告代理店での用途
顧客企業	広告主、取引先企業、媒体社、外注先の管理
顧客担当者	広告主側の担当者、決裁者、制作窓口、経理担当者
リード	問い合わせ、紹介、セミナー参加、未取引見込み客
商談	広告案件、制作案件、Web運用案件、年間契約案件
活動	訪問、電話、メール、商談、提案、校正確認
カレンダー	掲載日、原稿締切、校了日、配信開始日、報告日
見積	広告枠、制作費、運用費、外注費を含む見積作成
受注	受注後の案件管理、社内手配開始
請求	請求予定、請求済み、入金確認
商品・サービス	広告メニュー、媒体枠、制作サービス、運用代行メニュー
仕入先	媒体社、印刷会社、制作会社、カメラマン、ライター
発注	媒体社・外注先への発注管理
プロジェクト	制作進行、Web制作、動画制作、キャンペーン進行
タスク	デザイン、校正、入稿、配信設定、レポート作成
問い合わせ	クレーム、修正依頼、掲載ミス、運用相談
ドキュメント	提案書、見積書、原稿、バナー、校了データのリンク管理

4-2. 追加を推奨するカスタムモジュール

広告代理店では、標準モジュールだけでは管理しづらい情報があります。以下のカスタムモジュールを追加すると実運用に合います。

カスタムモジュール	用途
媒体マスター	新聞、ラジオ、フリーペーパー、Web媒体、看板枠などの管理
掲載・配信管理	掲載日、配信期間、媒体名、広告枠、原稿締切、校了状況
制作物管理	チラシ、バナー、LP、動画、CM原稿などの制作物単位管理
広告効果レポート	表示回数、クリック数、CV数、CPA、問い合わせ数、来店数など
年間販促計画	顧客ごとの年間広告予定、繁忙期、キャンペーン予定
契約管理	月額運用契約、年間契約、保守契約、更新日管理
競合・商圏情報	顧客の競合、出店エリア、商圏、過去施策の反応
原価・粗利管理	媒体原価、制作外注費、運用工数、粗利率の確認

5. モジュール別の項目設計例

5-1. 顧客企業モジュール

広告主単位で「販促カルテ」として使います。

項目名	内容
企業名	広告主名
業種	飲食、小売、不動産、住宅、医療、教育、観光など
商圏	市区町村、対象エリア
店舗数	単店、多店舗、支店数
年間広告予算	概算予算
主な広告目的	集客、採用、認知、イベント告知、ブランディング
利用中媒体	折込、新聞、SNS、Web広告、看板、フリーペーパーなど
過去反応の良い媒体	成果が出た媒体
繁忙期	春、夏、年末、決算期、採用期など
決裁者	社長、店長、広報責任者など
決裁パターン	即決、稟議、家族経営、役員会確認など
請求条件	月末締め翌月末、前払い、都度請求など
与信注意	入金遅延、予算厳格、値引き要望強めなど
次回提案テーマ	採用広告、春キャンペーン、周年企画など

5-2. 顧客担当者モジュール

地方広告代理店では、社長・店長・広報・経理など複数接点があります。

項目名	内容
氏名	担当者名
役職	社長、店長、広報、総務、経理など
決裁権限	決裁者、影響者、実務担当、経理担当
好む連絡方法	電話、メール、LINE、訪問、Zoomなど
連絡可能時間	午前、午後、閉店後など
広告理解度	高い、普通、低い
デジタル理解度	高い、普通、低い
関心テーマ	集客、採用、SNS、動画、チラシなど
注意事項	急ぎ対応が多い、紙資料希望、電話希望など

5-3. 商談モジュール

「広告案件」や「制作案件」を管理します。

項目名	内容
商談名	例：春の集客チラシ制作、採用広告キャンペーン
顧客企業	広告主
案件種別	媒体広告、制作、Web広告、SNS運用、イベント、採用広告
広告目的	認知、集客、問い合わせ、採用、来店促進
予定売上	見込売上
想定原価	媒体費、外注費、印刷費など
想定粗利	売上−原価
粗利率	案件採算確認
提案媒体	新聞、折込、SNS、Google広告、Instagram、看板など
提案内容	施策概要
提案日	初回提案日
受注予定日	クロージング予定日
掲載予定日	広告掲載・配信予定日
商談ステージ	ヒアリング、提案中、見積提出、検討中、受注、失注
失注理由	予算不足、競合負け、時期見送り、内製化など
次回アクション	再提案、見積修正、掲載枠確認など

5-4. 掲載・配信管理モジュール

広告代理店向けには特に重要です。

項目名	内容
掲載管理名	案件名＋媒体名
関連商談	対象案件
媒体名	新聞、フリーペーパー、ラジオ、Web広告など
媒体種別	紙、電波、屋外、Web、SNS、イベント
広告枠	サイズ、秒数、掲載位置、配信面など
掲載日	紙媒体・放送・看板掲出日
配信開始日	Web広告開始日
配信終了日	Web広告終了日
原稿締切日	原稿提出期限
校了日	最終確認完了日
入稿日	媒体社への入稿日
媒体社担当	媒体側窓口
原稿ステータス	未着手、制作中、初校、再校、校了、入稿済
掲載確認	未確認、確認済、証憑取得済
掲載証明	掲載紙面、スクリーンショット、レポートURL

5-5. 制作物管理モジュール

チラシ、バナー、動画、LPなどを管理します。

項目名	内容
制作物名	チラシ、バナー、LP、動画、CM原稿など
関連商談	対象案件
制作種別	デザイン、コピー、撮影、動画、Web、LP
担当ディレクター	社内進行担当
デザイナー	社内または外注
外注先	制作会社、ライター、カメラマンなど
制作開始日	着手日
初校提出日	初回提出日
修正回数	1回、2回、3回以上
校了予定日	完了予定日
制作ステータス	未着手、制作中、確認中、修正中、校了
素材受領状況	ロゴ、写真、原稿、地図、価格表など
データ保管先	Google Drive、Dropbox、NASなどのURL
注意事項	レギュレーション、色指定、NG表現など

5-6. 広告効果レポートモジュール

Web広告・SNS広告・採用広告では、効果報告が継続提案の起点になります。

項目名	内容
レポート名	月次レポート名
関連顧客	広告主
関連商談	対象案件
対象期間	月次、キャンペーン期間
広告費	配信費用
表示回数	インプレッション
クリック数	クリック数
CTR	クリック率
CV数	問い合わせ、予約、購入、応募など
CPA	獲得単価
来店数	計測できる場合
問い合わせ数	電話・フォーム・LINEなど
成果コメント	成果要約
改善提案	次月の改善案
次回提案予定日	継続提案の予定日

6. 業務フロー設計

6-1. 新規営業フロー

地方代理店では、紹介・既存顧客からの横展開・商工会・地域イベント経由の接点が多いため、以下の流れが適します。

1. リード登録
2. 初回接触
3. ヒアリング
4. 顧客企業化
5. 商談作成
6. 提案書・見積作成
7. 受注・失注登録
8. 受注後に制作・掲載管理へ連携

CRM上では、リード登録時に以下を必須にします。

• 会社名
• 業種
• 接点経路
• 広告目的
• 概算予算
• 希望時期
• 次回アクション日

これにより、単なる名刺管理ではなく、すぐ提案できる見込み客データベースになります。

6-2. 既存顧客への継続提案フロー

地方広告代理店では、新規開拓よりも既存顧客の深耕が重要です。

1. 顧客ごとの過去広告履歴を確認
2. 前年同時期の出稿内容を確認
3. 繁忙期・イベント時期に合わせて提案予定を作成
4. 次回提案タスクを自動作成
5. 提案漏れをアラート表示
6. 受注後は案件・制作・掲載へ展開

例：

• 去年3月に春キャンペーンチラシを実施
• 今年2月初旬に営業担当へ自動通知
• 「前年実施内容」「売上」「反応」「改善案」を確認
• 今年版の提案を作成

この仕組みにより、担当者の記憶に依存した営業から、時期・履歴・データに基づく提案営業に変わります。

6-3. 受注後の進行管理フロー

広告代理店では、受注後の進行ミスが顧客満足度を大きく下げます。

受注後は、自動で以下を作成します。

• 制作物管理レコード
• 掲載・配信管理レコード
• 社内タスク
• 原稿締切アラート
• 校了確認タスク
• 媒体社への発注タスク
• 請求予定

たとえば、新聞折込チラシ案件なら以下のように管理します。

工程	管理内容
受注	商談を受注ステージへ変更
制作開始	制作物管理を自動作成
原稿回収	素材未回収の場合は担当者へ通知
初校提出	顧客確認タスクを登録
校了	校了日を登録
印刷手配	仕入先・印刷会社へ発注
折込手配	媒体社・新聞販売店へ発注
掲載確認	掲載証明を保存
請求	請求データ作成
次回提案	次回提案タスクを自動作成

7. ワークフロー設定例

7-1. 営業管理系ワークフロー

条件	自動処理
最終接触日から30日経過	担当者にフォロー通知
商談ステージが「見積提出」から14日間変化なし	上長と担当者に確認通知
受注予定日を超過	商談を要確認リストに表示
失注登録時	失注理由の入力を必須化
年間広告予算が一定額以上	重点顧客フラグを自動付与
前年同時期に出稿履歴あり	60日前に再提案タスクを作成

7-2. 制作・掲載進行系ワークフロー

条件	自動処理
原稿締切3日前	営業・制作担当に通知
素材未回収のまま締切2日前	アラート表示
校了予定日を超過	進行管理者に通知
掲載日前日	掲載確認タスクを作成
掲載日翌日	掲載証明・スクリーンショット登録依頼
Web広告終了日翌日	効果レポート作成タスクを作成
制作ステータスが校了	入稿タスクを自動作成

7-3. 請求・原価管理系ワークフロー

条件	自動処理
商談が受注になった	受注レコードを作成
掲載完了・納品完了	請求予定を作成
外注先が登録された	発注予定を作成
粗利率が基準以下	上長承認を要求
請求予定日を超過	管理部へ通知
入金予定日を超過	未入金アラート

8. ダッシュボード設計

経営者向け

ダッシュボード	内容
月間売上見込み	今月・来月の受注見込み
粗利見込み	売上だけでなく粗利ベースで確認
重点顧客別売上	主要顧客の売上推移
担当者別案件数	営業担当者ごとの商談量
失注理由分析	価格、競合、タイミング、提案内容
継続契約数	月額運用・年間契約の契約状況
媒体別売上	折込、Web広告、SNS、制作などの売上構成

営業担当者向け

ダッシュボード	内容
今日のフォロー先	本日対応すべき顧客
未接触顧客	一定期間接触していない顧客
提案中案件	見積提出済み・検討中案件
前年同月出稿顧客	再提案候補
次回提案予定	自動作成された提案タスク
受注確度別商談	A・B・Cランク別案件
要注意案件	締切・受注予定日超過案件

制作・進行管理担当向け

ダッシュボード	内容
原稿締切一覧	締切順の案件一覧
校了待ち一覧	顧客確認中の案件
素材未回収一覧	写真・ロゴ・原稿が未回収の案件
入稿予定一覧	媒体社・印刷会社への入稿予定
掲載日一覧	当日・今週の掲載予定
遅延案件一覧	予定日を超過した制作案件
外注中案件	外注先に依頼中の制作物

9. 入力負荷を減らす運用設計

広告代理店では、営業担当が外出・電話・訪問対応で忙しいため、入力項目が多すぎると定着しません。
そのため、以下の方針が重要です。

入力ルール

最初から詳細入力を求めず、段階ごとに必要な項目だけを入力させます。

タイミング	必須入力
リード登録時	会社名、担当者名、接点経路、次回アクション
初回商談後	広告目的、予算感、希望時期
見積提出時	提案内容、金額、受注予定日
受注時	掲載日、原稿締切、請求条件
納品後	実施内容、結果、次回提案日

入力を楽にする工夫

• 業種、広告目的、媒体種別は選択式にする
• 活動履歴はテンプレート化する
• 「電話しました」「見積提出しました」程度の短文入力でよい
• スマホから入力できるようにする
• メール内容を活動履歴に残す
• 見積・受注・請求を案件から連携させ、二重入力を避ける
• Google DriveやNASにある制作物は、ファイル本体ではなくURLで管理する
• 案件種別ごとにタスクを自動生成する

重要なのは、CRMを「報告のためのシステム」にしないことです。
営業担当者にとって、次に誰へ何を提案すべきかが分かる道具にする必要があります。

10. 広告代理店向けの活用シナリオ

シナリオ1：前年同時期の広告提案

ある住宅会社が前年3月に「春の住宅見学会チラシ」を実施していた場合、CRMが2月上旬に営業担当へ通知します。

営業担当は、前年の以下を確認できます。

• 提案内容
• 見積金額
• 掲載媒体
• チラシデザイン
• 配布エリア
• 反応
• 次回改善点

その情報をもとに、今年は「チラシ＋Instagram広告＋LP」の組み合わせで提案します。

効果：
過去の実績を使った提案ができ、提案準備時間を短縮できます。

シナリオ2：原稿締切漏れの防止

新聞広告やフリーペーパー広告では、原稿締切・校了・入稿の遅れが大きな問題になります。

CRM上で掲載日と原稿締切日を登録しておけば、以下を自動化できます。

• 締切3日前に営業担当へ通知
• 素材未回収ならアラート
• 校了遅れなら進行管理者へ通知
• 入稿完了後に掲載確認タスクを作成

効果：
担当者の記憶やExcel管理に頼らず、掲載事故を防止できます。

シナリオ3：Web広告運用の月次報告

Google広告やSNS広告の運用案件では、毎月のレポート提出が必要です。

CRM上で月額契約案件を管理し、毎月以下のタスクを自動作成します。

• 広告実績の確認
• レポート作成
• 顧客への報告
• 次月改善提案
• 継続可否確認

効果：
レポート提出漏れを防ぎ、単なる運用代行ではなく改善提案型の営業に変えられます。

シナリオ4：粗利の低い案件を把握する

広告代理店では、売上は大きく見えても、媒体費・印刷費・外注費を差し引くと粗利が低い案件があります。

CRM上で以下を管理します。

• 売上
• 媒体原価
• 印刷費
• 外注制作費
• 社内工数
• 粗利
• 粗利率

効果：
売上重視ではなく、利益重視の案件管理ができます。

11. 権限設計

利用者	権限
経営者	全顧客・全案件・売上・粗利を閲覧
営業責任者	担当チームの顧客・案件・進捗を閲覧
営業担当	自分の担当顧客・案件を中心に編集
制作担当	制作物・タスク・素材情報を閲覧・編集
Web広告運用担当	Web広告案件・レポート情報を編集
管理部	見積・受注・請求・入金情報を管理
外注先	原則CRMには入れず、必要に応じて限定ポータル検討
顧客	将来的にカスタマーポータルで原稿確認・資料共有を検討

地方広告代理店では、まず社内利用に絞る方が現実的です。
顧客ポータルや外注先ポータルは、第2フェーズ以降で十分です。

12. 導入ステップ

第1フェーズ：顧客・案件・活動管理

最初は、営業担当が使いやすい範囲に限定します。

• 顧客企業管理
• 顧客担当者管理
• 商談管理
• 活動履歴管理
• 見積管理
• 次回アクション管理
• 前年同時期提案管理

目的は、属人的な顧客管理をやめることです。

第2フェーズ：制作・掲載進行管理

次に、広告代理店特有の進行管理をCRMに載せます。

• 制作物管理
• 掲載・配信管理
• 原稿締切管理
• 校了管理
• 入稿管理
• 掲載確認
• 外注先管理

目的は、制作・媒体手配・締切管理のミスを減らすことです。

第3フェーズ：請求・原価・粗利管理

営業・進行が定着した後で、収益管理を強化します。

• 受注管理
• 請求予定管理
• 発注管理
• 媒体原価管理
• 外注費管理
• 粗利管理
• 粗利率アラート

目的は、売上だけでなく利益が見える広告代理店にすることです。

第4フェーズ：レポート・継続提案管理

最後に、継続提案と経営判断に活用します。

• 広告効果レポート
• 月額運用契約管理
• 年間販促計画
• 顧客別売上推移
• 媒体別売上分析
• 業種別提案テンプレート
• 休眠顧客掘り起こし

目的は、単発受注型から継続提案型の営業に変えることです。

13. OSS版VtigerCRMを使うメリット

中小・地方広告代理店にとって、OSS版VtigerCRMのメリットは大きいです。

13-1. ライセンス費を抑えられる

営業、制作、Web運用、管理部門まで利用者を広げても、ユーザー数課金型CRMのように月額費用が膨らみにくいです。

広告代理店では、営業だけでなく以下のメンバーも関与します。

• 営業担当
• 営業事務
• ディレクター
• デザイナー
• Web広告運用担当
• 経理担当
• 経営者

OSS版であれば、全員参加型のCRMにしやすいです。

13-2. 広告代理店独自の項目・画面に合わせやすい

広告代理店では、一般的なCRMの標準項目だけでは足りません。

• 媒体名
• 掲載日
• 原稿締切
• 校了日
• 入稿日
• 外注先
• 媒体原価
• 制作原価
• 粗利率
• 広告効果
• 次回提案日

OSS版VtigerCRMは、こうした項目を業務に合わせて追加しやすい点が向いています。

13-3. Excel・メール・個人メモから脱却しやすい

地方広告代理店では、以下のような管理が残りがちです。

• 顧客情報は営業担当者のExcel
• 原稿締切は制作担当者のカレンダー
• 見積は過去ファイルの流用
• 掲載確認はメール検索
• 外注費は経理だけが把握
• 過去提案は担当者しか知らない

VtigerCRMに集約することで、顧客対応・進行管理・売上管理を同じデータ上で確認できます。

14. 最初に作るべき画面・ビュー

営業担当者向けビュー

• 今日対応すべき顧客
• 今週提案予定の商談
• 見積提出中の案件
• 前年同時期に出稿した顧客
• 30日以上未接触の顧客
• 受注予定日を過ぎた案件

制作担当者向けビュー

• 原稿締切が近い案件
• 素材未回収案件
• 初校提出待ち
• 顧客確認中
• 校了待ち
• 入稿予定
• 掲載確認待ち

経営者向けビュー

• 月間売上見込み
• 月間粗利見込み
• 担当者別売上
• 媒体別売上
• 継続契約一覧
• 失注理由一覧
• 重点顧客の接触状況

15. この業界で特に重視すべきポイント

中小・地方広告代理店向けのCRM設計では、以下が重要です。

1. 営業日報システムにしない
   入力負荷が高いと定着しません。活動履歴と次回アクション中心にします。
2. 原稿締切・校了・掲載日を最重要項目にする
   広告代理店では、営業案件よりも進行ミスの方が大きなトラブルになります。
3. 顧客ごとの過去施策を見える化する
   前年同時期提案、繁忙期提案、周年企画、採用時期提案に活用します。
4. 媒体別・案件別の粗利を管理する
   売上だけでなく、利益が残る媒体・サービスを把握します。
5. Web広告・SNS運用の月額案件を管理できるようにする
   今後の収益安定化には、単発制作だけでなく継続契約の管理が重要です。
6. 制作・営業・経理が同じ案件情報を見る
   部門間のメール確認・Excel確認・口頭確認を減らします。

16. 推奨する最小構成

初期導入では、いきなり全機能を作り込まず、以下の構成から始めるのが現実的です。

区分	初期導入対象
顧客管理	顧客企業、顧客担当者
営業管理	商談、活動、見積
進行管理	制作物管理、掲載・配信管理
商品管理	広告メニュー、制作メニュー
外注管理	媒体社、印刷会社、制作会社
請求管理	受注、請求予定
分析	売上見込み、粗利、未接触顧客、締切一覧

最初のゴールは、以下の状態です。

「誰が、どの顧客に、何を提案していて、いつ掲載・納品し、いくら売上と粗利が出るのか」が一画面で分かること。

この状態を作れれば、地方広告代理店にとってCRMの価値は明確になります。