はじめに

賃貸仲介、売買、物件管理を行う不動産会社の皆様。

「反響はあるのに決まらない」「事務作業で営業に出られない」といった、以下のような悪循環に陥っていませんか？

• 反響対応の遅れ： SUUMOやHOMESからの問い合わせメールが大量に来て、返信が遅れている間に他社で決められてしまう。
• 追客の属人化： 「あの物件どうなりました？」とお客様から連絡が来て初めて、担当者が追客を忘れていたことに気づく。
• 内見の手間： 図面の手配、鍵の所在確認、オーナーへの連絡… 内見前の準備だけで時間が過ぎていく。
• 重説・契約書の山： 契約が決まった後も、住所や氏名を何度も手書き入力して書類を作成しており、ミスが怖い。

今回は、これら不動産業界の「スピード負け」と「事務負担」を解消し、VtigerCRMとVTExpertsの拡張機能を活用して、スピーディーに成約へ導く方法をご提案します。

1. 全体像：不動産向けCRMエコシステム

不動産ビジネスの鉄則は「鉄は熱いうちに打て（即レス）」と「物件と顧客のマッチング」です。

このシステムでは、ポータルサイトからの反響取込から、自動追客、内見管理、そして契約書類の作成までを一気通貫で自動化します。

業務プロセス連携イメージ

graph TD
    subgraph 集客_反響
        A[SUUMO_HOMES] -->|メール自動取込| CRM((Vtiger CRM))
        B[自社サイト] -->|Webフォーム| CRM
    end

    subgraph 追客_マッチング
        CRM -->|即時サンクスメール| C[自動返信]
        C -->|希望条件マッチング| D[物件提案メール]
        D -->|LINE連携| E[内見予約調整]
    end

    subgraph 内見_申込
        E -->|現地案内| F[スマホで物件確認]
        F -->|タブレット申込| G[電子申込書]
        G -->|審査| H[保証会社連携]
    end

    subgraph 契約_管理
        H -->|審査OK| I[重説_契約書作成]
        I -->|成約| J[鍵渡し_入居]
        J -->|更新管理| K[更新時期アラート]
    end

【図解】不動産特有のデータ構造（ER図）

「物件（Property）」を軸に、「誰が（顧客）」「誰の物件を（オーナー）」「いつ借りたいか（案件）」を管理します。

graph LR
    %% ノード定義
    classDef blue fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px;
    classDef green fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px;
    classDef orange fill:#fff3e0,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px;
    classDef red fill:#ffebee,stroke:#c62828,stroke-width:2px;

    subgraph オーナー_管理
        Landlords(物件オーナー)
        Properties(物件情報_部屋)
    end

    subgraph 顧客_反響
        Leads(反響_見込客)
        Contacts(契約者_入居者)
    end

    subgraph 営業プロセス
        Potentials(賃貸_売買案件)
        Tours(内見予約_履歴)
    end

    subgraph 契約_書類
        Contracts(賃貸借契約)
        Documents(重説_図面PDF)
    end

ポイント：

• Properties（物件情報）： 住所、間取り、賃料だけでなく、「鍵の場所」「管理会社連絡先」などの社内共有事項も管理。
• Potentials（案件）： 顧客の希望条件（エリア、賃料、ペット可など）を登録し、物件とのマッチングに使います。

2. フェーズ別・課題解決シナリオ

フェーズ1：反響対応（スピード勝負）

【課題】 営業時間外や休日に入った問い合わせへの対応が翌日になり、その間に顧客の熱が冷めてしまう。

★解決策：

• メール自動取り込み＆即時返信: ポータルサイトからのメールを解析し、顧客情報をCRMに自動登録。「お問い合わせありがとうございます。担当よりご連絡します」というメールを24時間365日即座に自動送信します。
• 未対応アラート: 反響から1時間以内にステータスが動いていない場合、店長のスマホに警告通知を飛ばし、放置を防ぎます。

フェーズ2：追客・内見予約（自動化）

【課題】 営業担当が個別にメールを送っているため、文面がバラバラで、追客漏れも多発。電話に出てもらえない。

★解決策：

• ステップメール: 反響後、1日目「おすすめ物件」、3日目「内見のご案内」、7日目「条件変更の提案」など、シナリオに沿って自動でメールを配信。
• マッチング提案: 顧客の「希望条件」と「登録物件」を自動照合し、「新着でご希望に近い物件が出ました！」とタイムリーに案内できます。

フェーズ3：内見・申込（ペーパーレス）

【課題】 内見時に図面、鍵預かり証、カメラ、スリッパ…と持ち物が多く、申込書も手書きのため、字が読めずに審査が遅れる。

★解決策：

• スマホで物件情報: 担当者はスマホでCRMを見れば、物件の「鍵の場所（キーボックス暗証番号）」や「管理会社の注意書き」をその場で確認できます。
• タブレット申込: 現地で気に入ったら、タブレットで申込フォームに入力。その場で身分証をカメラで撮ってアップロードすれば、即座に社内の審査フローが回ります。

フェーズ4：契約・重要事項説明（事務削減）

【課題】 重要事項説明書、賃貸借契約書、紛争防止条例に基づく書面… 同じ住所と氏名を何度も手入力し、誤字脱字チェックに疲弊する。

★解決策：

• 帳票一括作成: 顧客情報と物件情報がCRMにあるため、PDF Makerを使えばすべての契約書類をワンクリックで作成。入力ミスはゼロになります。
• 更新管理: 契約期間満了の3ヶ月前に自動で「更新のお知らせ」タスクを生成。更新手数料の請求漏れを防ぎます。

【業務フロー】内見から申込・審査まで

sequenceDiagram
    participant Customer as 顧客
    participant Sales as 営業担当
    participant System as Vtiger CRM
    participant Guarantor as 保証会社/オーナー

    Note over Sales: 内見開始
    Sales->>System: スマホで「鍵情報」確認
    Customer->>Sales: 「この部屋で決めたい」
    
    Sales->>System: タブレット申込画面を表示
    Customer->>System: 基本情報入力・免許証撮影
    
    System->>Sales: 申込データ登録完了通知
    
    Note over Sales: 帰社せずに審査開始
    Sales->>System: 審査用書類出力(PDF)
    System->>Guarantor: 申込書・身分証をFAX/メール送信
    
    Guarantor-->>Sales: 審査承認
    Sales->>System: ステータスを「契約準備」へ変更
    System->>Sales: 重説・契約書を自動生成

3. 導入によるBefore/After

「紙と電話」のアナログ不動産から、スマートな「テック不動産」へ変革します。

4. 最後に

不動産業界において、情報は「鮮度」が命です。

しかし、その情報を扱う業務が旧態依然としていては、せっかくの良物件も成約に繋がりません。

VtigerCRMで物件と顧客情報を一元化し、VTExpertsで帳票作成やモバイル対応を強化することで、**「営業は接客に集中し、事務はシステムがやる」**体制が構築できます。

大手ポータルサイトに依存するだけでなく、自社のCRMで顧客を囲い込み、成約率を最大化させる仕組みを作りませんか？