はじめに

個人宅向けリフォーム事業において、「事務作業に追われて営業に集中できない」「担当者が変わるとお客様の情報がわからなくなる」「工事後のフォローができずリピートに繋がらない」といった悩みはありませんか？

リフォーム業界は、現地調査、見積もり、発注、工事管理、アフターフォローとプロセスが長く、扱う書類も膨大です。

今回は、高機能でありながらコストを抑えられるVtigerCRM（オープンソース版）と、その機能を劇的に拡張して日本流の業務にフィットさせるVTExperts Premium Extension Packを組み合わせた、リフォーム業界特化型の業務改善プランをご紹介します。

1. 全体像：VtigerCRMエコシステム

まずは、このシステムがどのように業務全体をカバーするのか、全体像をご覧ください。Webからの集客から、現場での活動、そして工事後の追客までが一つのプラットフォームに統合されます。

graph TD
    subgraph "顧客接点 (インバウンド/アウトバウンド)"
        A[Webフォーム] -->|自動連携| CRM((Vtiger CRM))
        B[電話/メール] -->|重複・履歴チェック| CRM
    end

    subgraph "現場・営業活動 (フィールド)"
        CRM <-->|地図・ルート表示| C[モバイル/タブレット]
        C -->|写真アップロード| CRM
        CRM -->|見積・契約書 ワンクリック作成| D[PDF自動生成]
    end

    subgraph "施工・管理 (バックオフィス)"
        CRM -->|進捗の可視化| E[カンバンビュー]
        CRM -->|抜け漏れ防止| F[チェックリスト]
        CRM -->|発注書送信| G[業者への発注]
    end

    subgraph "アフターフォロー (自動化)"
        CRM -->|自動メール配信| H[定期点検案内]
        CRM -->|アラート通知| I[クレーム対応共有]
    end

このように、全てのデータがVtigerCRMという一つの「ハブ」に集約されることで、情報の転記ミスや伝達漏れを防ぎます。

2. 具体的な業務フローと解決策

ここからは、実際の業務プロセスに沿って、特によくある課題をどのように解決していくのかを解説します。

フェーズ1：お問い合わせ～一次対応

【課題】 電話を聞きながらの入力が大変、過去の履歴（クレームなど）を探すのに時間がかかる。

★解決策：

• Webフォーム連携: HPからの問い合わせは自動でCRMに入ります。転記作業はゼロです。
• 重複チェック: 電話番号を入力した瞬間に「過去にトイレ工事の履歴がある佐藤様です！」とポップアップでお知らせ。新人オペレーターでもベテランのような対応が可能になります。

フェーズ2：現地調査～見積作成

【課題】 現場の写真をデジカメからPCに移して整理し、事務所に戻ってからExcelで見積もりを作るのが面倒。

★解決策：

• モバイル活用: 現場でスマホから写真を撮影し、そのままCRMの案件情報にアップロードします。
• ドキュメントデザイナー: これが本システムの肝です。CRMに入力した商品データを選ぶだけで、表紙付き・商品画像付き・約款付きの美しい見積書や契約書がワンクリックで完成します。事務所に戻る必要はありません。

フェーズ3：工事管理・発注

【課題】 「あの現場、資材発注したっけ？」「保険の手続き忘れてた！」といった手配漏れ。

★解決策：

• カンバンビュー: 案件を「未着手」「工事中」「完了」といったステージに分けて、付箋を貼るような感覚でドラッグ＆ドロップ管理します。
• チェックリスト: 「近隣挨拶」「資材発注」「契約書回収」など、必須項目をチェックしないと次の工程に進めないようにし、品質を担保します。

業務シーケンスイメージ

sequenceDiagram
    participant Customer as 施主様
    participant Sales as 営業担当
    participant System as Vtiger CRM
    participant Partner as 協力業者

    Note over Customer, Sales: フェーズ2: 契約・発注
    Sales->>System: 現場写真アップ・見積データ入力
    System->>Sales: PDF見積書・契約書を即時生成
    Sales->>Customer: メール送信 または その場で印刷
    
    Note over Sales, Partner: フェーズ3: 工事準備
    Sales->>System: ステータスを「工事準備」へ移動
    System->>Sales: 必須チェックリスト表示 (資材手配・保険加入)
    Sales->>System: 業者発注書(PO)作成
    System->>Partner: 発注書PDFを自動メール送信

フェーズ4：完了・アフターフォロー

【課題】 工事が終わったら連絡が途絶え、次のリフォームは他社に取られてしまう。

★解決策：

• 自動ワークフロー: 工事完了日を起点に、1ヶ月後、6ヶ月後、1年後の「定期点検のご案内」メールをシステムが勝手に送ってくれます。
• お家の誕生日: リフォーム完了日を記念日登録し、毎年お祝いメールを自動送信。顧客との絆を維持し、紹介やリピート（給湯器交換や外壁塗装など）へ繋げます。
• クレーム共有: 万が一のトラブル時は、関係者全員の画面に強制アラートを表示し、組織全体で対応します。

3. 導入効果まとめ

このシステムを導入することで、以下のような劇的な変化が期待できます。

4. 最後に

VtigerCRM（オープンソース）はライセンス料が無料ですが、標準機能だけでは日本の細かい帳票文化や商習慣に合わない部分があります。

そこで、VTExperts の拡張機能（PDF Makerや住所自動入力など）を「部品」として組み合わせることで、数百万円する専用パッケージソフトと同等以上の機能を、圧倒的な低コストで構築することが可能です。

「事務作業を減らして、もっとお客様と向き合う時間を増やしたい」

そうお考えのリフォーム会社様は、ぜひこの「Vtiger × VTExperts」エコシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。