目次
1. 設計の基本方針
本資料は、技術者派遣・SES、請負・準委任によるシステム開発、自社開発のソリューション・クラウドサービスを提供する中小・中堅IT企業を想定した、OSS版VtigerCRMの構築・導入設計案である。IT企業では、同じ顧客に対して複数の事業部門が接点を持ち、営業案件、技術者提案、開発プロジェクト、保守契約、サポート問い合わせが並行して進むことが多い。
現状の情報は、ExcelやGoogleスプレッドシート、メール、チャット、名刺管理、プロジェクト管理、勤怠・工数、会計・請求システム等に分散しやすい。その結果、顧客単位の取引全体、案件別の売上・原価・粗利、技術者の稼働・空き予定、契約更新、プロジェクトの採算、問い合わせ履歴を横断的に把握しにくくなる。
したがって、IT企業向けのVtigerCRMは、単なる営業管理ツールではなく、「顧客」「担当者」「商談」「技術者」「アサイン」「契約」「プロジェクト」「変更要求」「サービス契約」「問い合わせ」「見積・受注・請求予定」を顧客起点で結び付ける業務管理CRMとして設計する。
本設計では、既存の会計、勤怠、工数、ソースコード管理、課題管理、グループウェア等を直ちに置き換えない。初期は顧客・担当者・商談・活動履歴の共通基盤を優先し、その後、技術者派遣・SES管理、請負開発のプロジェクト・採算管理、自社サービスの契約更新・サポート管理へ段階的に拡張する。
OSS版VtigerCRMはCRM本体のユーザー数課金がない構成を取りやすいため、営業部門だけでなく、PM、技術責任者、サポート、事務・経理、経営層まで利用範囲を広げやすい。一方で、サーバー、拡張機能、保守・運用支援、外部連携には別途費用が発生するため、対象業務と費用対効果を段階ごとに確認する。
IT企業向けのVtigerCRMは、次の4点を中心に設計する。
- 顧客企業を1つのマスタに集約し、技術者派遣・SES、請負開発、自社サービスの取引を横断管理する
- 営業案件から技術者アサイン、開発プロジェクト、サービス契約、サポートまでを関連付け、部門間の引継ぎを標準化する
- 売上見込みだけでなく、原価、粗利、稼働率、契約更新、プロジェクト採算、解約リスクを可視化する
- 日報ではなく、活動履歴と次回アクションを中心に運用し、入力負荷を抑えながら情報共有を定着させる
2. IT企業の業務特性を踏まえたCRM設計上の論点
2.1 同一顧客に複数事業が関係するため、顧客マスタの統合が重要
IT企業では、1社の顧客に対して、最初は技術者派遣、次に業務システムの請負開発、その後に保守・運用、自社サービスの追加導入という形で取引が拡大することがある。事業別に顧客台帳を分けると、同じ顧客が重複登録され、営業・技術・サポートが別々の情報を持つ状態になりやすい。
- 顧客：見込顧客、既存顧客、重要顧客、休眠顧客、協力会社、販売パートナー等
- 担当者：決裁者、情報システム責任者、現場責任者、購買・契約担当、請求担当、運用担当等
- 取引：技術者派遣・SES、準委任、請負開発、導入支援、保守、自社サービス、ライセンス・サブスクリプション等
- 接点：営業商談、技術打合せ、定例会、障害対応、契約更新、追加提案、請求確認等
2.2 技術者派遣・SESでは、案件・技術者・契約・稼働・粗利の分離が必要
技術者派遣・SES型ビジネスでは、顧客案件だけを商談として管理しても、候補者、スキルシート、面談、契約期間、精算幅、月次稼働、原価、粗利、更新判断まで把握できない。商談、技術者、アサイン、契約、月次稼働・請求を分け、相互に関連付ける設計が必要である。
- 顧客案件には、必要スキル、開始時期、契約期間、単価レンジ、勤務形態、募集人数を登録する
- 技術者には、スキル、経験年数、保有資格、希望条件、原価、稼働可能日、スキルシートを登録する
- アサインには、顧客単価、技術者原価、精算幅、契約期間、更新予定、粗利額・粗利率を登録する
- 労働者派遣に該当する場合の法定帳票や勤怠原本は専用システム・文書管理を正とし、CRMでは契約期限、関連文書、対応状況を管理する
2.3 請負開発では、受注後の範囲・変更要求・検収・採算管理が重要
請負開発や準委任開発では、営業段階の見積と受注後の実作業が分断すると、追加要望の無償対応、工数超過、納期遅延、検収漏れが発生しやすい。商談からプロジェクトを生成し、フェーズ、タスク、成果物、課題、変更要求、追加見積、検収、請求予定まで連続して管理する。
- 契約形態、責任範囲、成果物、検収条件、予定工数、外注費を受注前に明確化する
- 仕様変更・追加要望は通常タスクに埋め込まず、変更要求として受付・影響分析・顧客承認・追加見積を管理する
- 予定工数と実績工数の差、未解決課題、納期接近、検収予定をダッシュボードで可視化する
- 納品・検収後に、保守契約、自社サービス、追加開発へ引き継ぐ
2.4 自社サービスでは、導入後の継続利用・更新・サポート管理が重要
自社ソリューションやSaaS型サービスは、受注で終わらず、初期設定、データ移行、オンボーディング、問い合わせ、障害、要望、利用状況、契約更新、アップセル、解約リスクを継続的に管理する必要がある。営業、導入支援、サポート、カスタマーサクセスの履歴を同じ顧客・サービス契約に紐づける。
- Web問い合わせ、デモ、トライアル、PoC、見積、受注、導入プロジェクトを一連の履歴として管理する
- 契約プラン、利用ID数、月額・年額、契約期間、更新種別、更新日を管理する
- 問い合わせ・障害・要望を区分し、SLA、影響範囲、開発対応、FAQ化候補を管理する
- 問い合わせ件数、低利用、未解決課題、顧客満足度から更新・解約リスクと追加提案候補を把握する
2.5 VtigerCRM活用のポイント
- 既存のExcel・スプレッドシートを棚卸しし、顧客・担当者・商談・技術者・契約へ段階移行できる
- 商談種別によって、派遣・SES、請負開発、自社サービスの入力項目・ワークフローを分岐できる
- 活動履歴を顧客・商談・契約・プロジェクト・問い合わせへ紐づけ、営業から技術・サポートへの引継ぎを標準化できる
- OSS版のため、全社員利用を前提とした権限設計と段階展開を行いやすい
3. CRM導入の目的
3.1 経営層・事業責任者向けの目的
- 派遣・SES、請負開発、自社サービス別の売上見込み、粗利、継続売上を横断的に把握する
- 顧客別・案件別・事業別の収益性と、技術者の稼働率・待機・契約終了予定を確認する
- 請負案件の遅延・工数超過・赤字懸念、自社サービスの更新・解約リスクを早期に把握する
- Excel集計から、日次・週次で更新されるダッシュボード中心の経営管理へ移行する
3.2 営業担当者向けの目的
- 訪問・オンライン商談前に、顧客の契約、過去案件、問い合わせ、キーパーソン、次回予定を確認する
- 派遣・SES、請負開発、自社サービスの商談を共通ステージで管理し、提案漏れ・追客漏れを防ぐ
- 候補技術者、見積、提案資料、契約状況、受注後の進捗を顧客・商談から確認できる
- 日報ではなく、活動要旨と次回アクションを登録することで、自分の案件整理にも役立てる
3.3 PM・技術責任者向けの目的
- 受注前の顧客要望、前提条件、見積根拠を引き継ぎ、プロジェクト開始時の認識差を減らす
- フェーズ、タスク、課題、変更要求、成果物、検収予定を案件単位で管理する
- 予定工数・実績工数・外注費から採算悪化の兆候を把握する
- 技術者のスキル・稼働状況・アサイン履歴を確認し、要員配置と提案を効率化する
3.4 サポート・カスタマーサクセス向けの目的
- 顧客・サービス契約・導入プロジェクト・問い合わせを関連付け、契約内容を踏まえて対応する
- 障害、操作質問、要望、契約・請求問い合わせを区分し、期限・優先度・エスカレーションを標準化する
- 同種問い合わせをFAQ化し、一次回答の品質と速度を高める
- 更新予定、低利用、問い合わせ多発、未解決課題から解約リスクとアップセル候補を抽出する
3.5 情報システム・管理・経理部門向けの目的
- 顧客、契約、価格、技術者、個人情報、プロジェクト情報の閲覧・編集権限を整理する
- 会計、勤怠、工数、請求、グループウェア、プロジェクト管理との役割分担を明確にする
- 見積・受注・請求予定の基礎データを標準化し、転記と締め処理の負荷を減らす
- 標準機能と設定中心で開始し、運用定着後に必要なカスタムモジュール・連携を追加する
4. VtigerCRMの全体構成
4.1 標準モジュールを活用する領域
| 領域 | VtigerCRMモジュール | 主な用途 |
| 顧客管理 | 取引先 / Accounts | 見込顧客、既存顧客、協力会社、販売パートナー、派遣先、開発委託元、サービス契約先を一元管理 |
| 担当者管理 | 担当者 / Contacts | 決裁者、情報システム責任者、現場責任者、契約・請求担当、運用担当を管理 |
| 見込客管理 | リード / Leads | Web問い合わせ、紹介、展示会、代理店紹介、資料請求、採用・協業相談を一次管理 |
| 商談管理 | 商談 / Potentials | 派遣・SES案件、請負・準委任開発、自社サービス導入、保守・追加提案を管理 |
| 活動管理 | カレンダー・活動 / Calendar, Events, Tasks | 電話、メール、訪問、オンライン商談、技術打合せ、定例会、更新確認を記録 |
| 見積管理 | 見積 / Quotes | 技術者単価、開発費、初期費用、月額・年額利用料、保守費、追加費用を管理 |
| 受注管理 | 受注 / Sales Orders | 契約確定後の受注内容、契約開始、請求条件を管理 |
| 請求管理 | 請求 / Invoices | 初期費用、月額費用、開発費、保守費、派遣・SES費用の請求予定・実績を管理 |
| プロジェクト管理 | プロジェクト・タスク / Projects, Project Tasks | 請負開発、導入支援、移行、カスタマイズ、保守作業の工程・担当・期限を管理 |
| 問い合わせ管理 | チケット / HelpDesk | 操作質問、障害、要望、契約、請求、データ移行等の問い合わせを管理 |
| ナレッジ管理 | FAQ | よくある質問、一次回答、障害回避策、社内手順を蓄積 |
| 文書管理 | ドキュメント / Documents | 提案書、見積書、契約書、スキルシート、仕様書、議事録、検収書を関連付け |
| 商品・サービス管理 | 商品・サービス / Products, Services | 技術サービス、開発メニュー、自社ソリューション、保守サービスをマスタ化 |
| 営業施策管理 | キャンペーン / Campaigns | セミナー、ウェビナー、メール配信、紹介施策、展示会の成果を管理 |
4.2 カスタムモジュールとして追加を検討すべき領域
| カスタムモジュール | 目的 |
| 技術者管理 | 社員・契約社員・個人事業主・協力会社技術者のスキル、経験、単価原価、稼働状況、スキルシートを管理 |
| 技術者アサイン管理 | 顧客・商談・技術者・契約期間・顧客単価・原価・精算幅・粗利・更新予定を管理 |
| 契約管理 | 派遣、準委任、請負、保守、サブスクリプション等の契約条件、期間、更新、関連文書を管理 |
| 変更要求管理 | 請負開発・導入プロジェクトの追加要望、仕様変更、影響範囲、追加工数・費用、承認状況を管理 |
| サービス契約管理 | 自社サービスのプラン、利用ID数、MRR・ARR、利用期間、更新、利用状況、解約リスクを管理 |
| 月次稼働・請求管理 | 派遣・SESの稼働時間、控除・超過、請求金額、原価、粗利、請求確認状況を月次で管理 |
| 導入資産・環境管理 | 顧客環境、導入製品、バージョン、契約オプション、サーバー、窓口、保守範囲を管理 |
| 協力会社・パートナー管理 | BP企業、外注先、販売代理店の契約状況、得意領域、技術者、評価、取引条件を管理 |
ポイント：初期段階では、取引先・担当者・商談・活動履歴を優先する。技術者、アサイン、契約、変更要求、サービス契約は、対象事業の優先順位と既存システムの有無を確認して段階的に追加する。
5. 主要モジュール別の設計
5.1 取引先モジュール / Accounts
目的
見込顧客、既存顧客、派遣先、開発委託元、自社サービス契約先、協力会社、販売パートナー等を一元管理する。事業別に顧客を分けず、顧客企業を起点に商談、契約、プロジェクト、問い合わせ、売上・粗利を横断的に参照できる設計とする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 取引先名 | 標準テキスト | 法人・団体の正式名称を管理 | |
| 取引先種別 | ピックリスト | 顧客・関係先の分類に利用 | 見込顧客／既存顧客／重要顧客／休眠顧客／協力会社／販売パートナー／その他 |
| 取引事業 | 複数選択ピックリスト | 現在または見込みの取引領域を管理 | 技術者派遣・SES／請負開発／準委任開発／自社サービス／保守・運用／複数 |
| 業種 | ピックリスト | 業界別の提案・集計に利用 | 製造／流通・小売／金融／医療／建設／自治体・公共／IT／その他 |
| 従業員規模 | ピックリスト | 提案規模・顧客分析に利用 | 1〜19名／20〜49名／50〜99名／100〜299名／300名以上／不明 |
| 情報システム部門 | ピックリスト | 意思決定・提案体制の把握に利用 | あり／なし／兼務／外部委託／不明 |
| 主要課題 | 複数選択ピックリスト | 顧客課題と提案テーマを管理 | 人材不足／老朽化／業務効率化／クラウド移行／セキュリティ／内製化／データ活用／AI活用／その他 |
| 顧客ステータス | ピックリスト | 現在の関係性を管理 | 見込／商談中／取引中／更新予定／休眠／取引停止／要確認 |
| 顧客ランク | ピックリスト | 重点フォローや経営レポートに利用 | A：重点／B：通常／C：育成／休眠候補／要確認 |
| 主担当者 | ユーザー参照 | 社内の営業責任者を指定 | |
| 技術・PM担当 | ユーザー参照 | 主要な技術責任者・PMを指定 | |
| 年間売上 | 通貨 | 顧客別売上の参考値を管理 | |
| 粗利率 | パーセント | 顧客別収益性の分析に利用 | |
| 契約中サービス | 複数選択または関連 | 現在の契約・サービスを把握 | 派遣・SES／開発／保守／自社サービス／その他 |
| 最終接触日 | 日付 | 活動登録時に自動更新し、放置防止に利用 | |
| 次回接触予定日 | 日付 | 提案、更新確認、定例会等の次回予定を管理 | |
| 機密区分 | ピックリスト | 閲覧権限の基準に利用 | 通常／契約情報含む／価格・原価含む／個人情報含む／役員限定 |
ポイント：取引先は3事業共通の基礎データである。事業別に別レコードを作らず、取引事業と関連レコードで取引の広がりを表現する。
5.2 担当者モジュール / Contacts
目的
顧客企業の決裁者、情報システム責任者、現場責任者、プロジェクト責任者、購買・契約担当、請求担当、運用担当等を管理する。役割、影響度、担当領域、関係する商談・契約を明確にし、担当変更時も過去の接点を引き継げる状態にする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 氏名 | 標準テキスト | 担当者の氏名を管理 | |
| 所属会社 | 取引先参照 | 所属する取引先に紐づける | |
| 部署 | テキスト | 情報システム、事業部、購買、経理、運用等を管理 | |
| 役職 | テキスト | 役員、部長、課長、担当者等を管理 | |
| 役割 | ピックリスト | 商談・契約・プロジェクト上の役割を管理 | 決裁者／推進者／現場責任者／技術責任者／契約担当／請求担当／運用担当／その他 |
| キーパーソン区分 | ピックリスト | 意思決定への影響度を管理 | 決裁者／推進者／評価者／利用部門／反対者／通常窓口 |
| 電話番号 | 標準電話 | 会社電話番号を管理 | |
| 携帯番号 | 標準電話 | 直接連絡用の番号を管理 | |
| メールアドレス | 標準メール | 資料送付、通知、メール連携に利用 | |
| 希望連絡方法 | ピックリスト | 相手が希望する連絡手段を記録 | 電話／メール／訪問／オンライン会議／チャット／その他 |
| 関係事業 | 複数選択ピックリスト | 関係する事業・提案領域を管理 | 派遣・SES／請負開発／自社サービス／保守／契約・請求 |
| 商談影響度 | ピックリスト | 案件判断への影響度を管理 | 高／中／低／不明 |
| 異動・退職確認日 | 日付 | 担当者情報の鮮度管理に利用 | |
| 関係性メモ | 複数行テキスト | 過去経緯、関心、注意事項を記録 | |
| 個人情報取扱区分 | ピックリスト | 個人情報の管理区分に利用 | 通常／要注意／削除依頼あり／連絡停止 |
ポイント：担当者を商談・契約・プロジェクト・問い合わせに紐づけることで、営業だけでなく技術・サポートも適切な相手と過去経緯を確認できる。
5.3 リードモジュール / Leads
目的
Web問い合わせ、資料請求、紹介、展示会・ウェビナー、パートナー紹介、名刺交換等から得た未整理の見込情報を一時的に受け止める。初回対応期限を明確にし、適格性を確認した上で取引先・担当者・商談へ変換する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| リード名 | 標準テキスト | 問い合わせ者・見込担当者名を管理 | |
| 会社名 | 標準テキスト | 法人・団体名を管理 | |
| 流入経路 | ピックリスト | 施策別の成果測定に利用 | Web／電話／紹介／展示会／ウェビナー／パートナー／名刺／既存顧客／その他 |
| 相談区分 | ピックリスト | 担当者割当と商談種別判断に利用 | 技術者派遣・SES／請負開発／準委任開発／自社サービス／保守・運用／協業／その他 |
| 相談内容 | 複数行テキスト | 問い合わせ本文、要望、背景を記録 | |
| 必要スキル・技術領域 | 複数選択またはテキスト | 派遣・開発相談の技術要件を記録 | Web／業務系／クラウド／インフラ／セキュリティ／AI／データ／その他 |
| 予算感 | 通貨またはピックリスト | 提案規模を把握 | 未確認／100万円未満／100〜500万円／500〜1,000万円／1,000万円以上 |
| 希望開始時期 | 日付またはピックリスト | 提案・要員調整の基準に利用 | 至急／1か月以内／3か月以内／6か月以内／未定 |
| 緊急度 | ピックリスト | 初回対応優先度に利用 | 高／中／低 |
| 担当部門 | ピックリスト | 相談内容に応じた割当先を管理 | 営業／SES営業／開発営業／自社サービス／技術／サポート／その他 |
| 初回対応期限 | 日付 | 登録時に自動設定し、対応漏れを防止 | 登録日から1営業日以内 |
| リードステータス | ピックリスト | 未対応から商談化までの状態を管理 | 未対応／対応中／日程調整中／要件確認中／商談化／保留／対象外／重複 |
| 対象外理由 | ピックリスト | 対象外・失注要因を蓄積 | 領域外／予算不一致／要員不足／時期未定／競合決定／連絡不通／重複／その他 |
| 次回アクション | テキスト | 次に行う連絡・資料送付・日程調整を記録 |
ポイント：リードは長期保管場所ではない。初回対応後に商談化するか、対象外理由と再接触時期を明確にする。
5.4 商談モジュール / Potentials
目的
派遣・SES案件、請負・準委任開発、自社サービス導入、保守・追加提案を管理する中核モジュールである。共通の営業ステージを使用しつつ、案件種別に応じて必要スキル、開発条件、サービスプラン等の項目を切り替える。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 商談名 | 標準テキスト | 案件を識別する名称を管理 | 例：A社 Java技術者2名提案／B社 基幹刷新開発／C社 自社サービス導入 |
| 取引先 | 取引先参照 | 商談相手となる顧客を紐づける | |
| 顧客担当者 | 担当者参照 | 窓口・決裁者・技術責任者を紐づける | |
| 主担当者 | ユーザー参照 | 社内の営業責任者を指定 | |
| 案件種別 | ピックリスト | 業務フローと必須項目を分岐 | 技術者派遣・SES／請負開発／準委任開発／自社サービス／保守・追加開発／その他 |
| 商談ステージ | ピックリスト | 営業進捗を管理 | 初回接点／ヒアリング／提案準備／提案済／条件調整／契約準備／受注／失注／保留 |
| 提案内容 | 複数行テキスト | 技術者、開発、サービスの提案概要を記録 | |
| 必要スキル・技術領域 | 複数選択 | 派遣・開発案件の技術要件を管理 | Java／PHP／Python／AWS／Azure／Linux／ネットワーク／セキュリティ／AI／その他 |
| 契約形態 | ピックリスト | 契約条件・管理方法の基礎に利用 | 派遣／準委任／請負／業務委託／月額利用／年額利用／保守／その他 |
| 想定売上 | 通貨 | 初期・開発・月額等の売上見込みを管理 | |
| 想定原価 | 通貨 | 人件費・外注費・仕入等の見込原価を管理 | |
| 想定粗利 | 通貨または計算 | 想定売上－想定原価で算出 | |
| 粗利率 | パーセントまたは計算 | 案件の採算判断に利用 | |
| 受注確度 | パーセント | 売上予測に利用 | 10％／30％／50％／70％／90％ |
| 受注予定日 | 日付 | 月次・四半期予測に利用 | |
| 開始予定日 | 日付 | 稼働、開発、サービス開始予定を管理 | |
| 決裁者 | 担当者参照 | 顧客側の最終意思決定者を管理 | |
| 競合 | テキスト | 他社ベンダー、内製、既存取引先等を記録 | |
| 次回アクション | テキスト | 次に実施する対応を記録 | |
| 次回アクション日 | 日付 | 放置防止用の期限を設定 | |
| 失注理由 | ピックリスト | 失注要因の分析に利用 | 価格／時期／機能不足／要員不足／競合／内製化／連絡不通／その他 |
ポイント：商談は3事業共通のパイプラインとして管理する。案件種別ごとの詳細は、技術者アサイン、プロジェクト、サービス契約へ受注後に引き継ぐ。
5.5 技術者管理モジュール / Custom Module
目的
社員、契約社員、個人事業主、協力会社技術者のスキル、経験、原価、希望条件、稼働状況、提案履歴を管理する。人事評価や給与の基幹情報を置き換えるのではなく、営業提案・要員配置・契約更新に必要な範囲をCRMで共有する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 技術者名 | 標準テキスト | 技術者の氏名または識別名を管理 | |
| 技術者区分 | ピックリスト | 雇用・契約上の区分を管理 | 社員／契約社員／個人事業主／協力会社技術者／その他 |
| 所属会社 | 取引先参照 | 自社または協力会社を紐づける | |
| 職種 | ピックリスト | 主な役割を分類 | PM／PL／SE／PG／インフラ／クラウド／セキュリティ／データ・AI／QA／その他 |
| スキルカテゴリ | 複数選択 | 技術領域の大分類を管理 | Web／業務系／基幹／クラウド／インフラ／ネットワーク／セキュリティ／AI・データ／その他 |
| 保有スキル | 複数選択またはテキスト | 言語、製品、クラウド等を管理 | Java／PHP／Python／C#／AWS／Azure／GCP／Linux／SQL／その他 |
| 経験年数 | 数値 | 総経験年数を管理 | |
| 主要スキル経験 | 複数行テキスト | 主要スキル別の経験・案件を記録 | |
| 保有資格 | 複数行テキスト | クラウド、情報処理、安全衛生等の資格を記録 | |
| 単価原価 | 通貨 | 月額原価・協力会社単価を管理 | |
| 提案単価 | 通貨 | 顧客向け想定単価を管理 | |
| 稼働状況 | ピックリスト | 現在の稼働・提案状態を管理 | 稼働中／空き予定／待機中／提案中／休職／退職／取引終了 |
| 稼働可能日 | 日付 | 次にアサイン可能な日を管理 | |
| 希望勤務形態 | ピックリスト | 勤務条件を管理 | 常駐／リモート／ハイブリッド／いずれも可 |
| 希望勤務地 | テキスト | 勤務地・通勤範囲を記録 | |
| スキルシート | ドキュメント参照 | 最新版のスキルシートを紐づける | |
| 提案可否 | ピックリスト | 現在の提案可否を管理 | 提案可／社内確認必要／提案不可 |
| 個人情報区分 | ピックリスト | 閲覧制御の基準に利用 | 通常／機微情報含む／管理者限定 |
ポイント：技術者情報は個人情報・原価情報を含む。営業が参照できるスキル・提案情報と、管理者限定の契約・原価情報を権限で分離する。
5.6 技術者アサイン管理モジュール / Custom Module
目的
どの技術者が、どの顧客・商談・契約に、いつからいつまで、どの条件で参画しているかを管理する。契約更新、交代、増員、待機防止、月次請求、粗利管理の基礎データとする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| アサイン名 | 標準テキスト | 顧客・案件・技術者を識別する名称 | |
| 顧客企業 | 取引先参照 | 派遣先・常駐先・委託元を紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 元となる営業案件を紐づける | |
| 技術者 | 技術者参照 | アサイン対象者を紐づける | |
| 契約形態 | ピックリスト | 契約区分を管理 | 派遣／準委任／業務委託／請負内要員／その他 |
| 開始日 | 日付 | 契約・稼働開始日を管理 | |
| 終了日 | 日付 | 契約・稼働終了予定日を管理 | |
| 更新確認日 | 日付 | 延長判断の予定日を管理 | 終了60日前等 |
| 顧客単価 | 通貨 | 月額・時間等の請求単価を管理 | |
| 技術者原価 | 通貨 | 月額原価・協力会社単価を管理 | |
| 粗利額 | 計算 | 顧客単価－技術者原価で算出 | |
| 粗利率 | 計算 | 粗利額÷顧客単価で算出 | |
| 精算幅 | テキスト | 月次の基準時間を管理 | 140〜180時間等 |
| 超過単価 | 通貨 | 超過精算の単価を管理 | |
| 控除単価 | 通貨 | 控除精算の単価を管理 | |
| 勤務形態 | ピックリスト | 参画形態を管理 | 常駐／リモート／ハイブリッド |
| 契約ステータス | ピックリスト | 提案から終了までの状態を管理 | 候補／提案中／面談中／契約準備中／稼働中／更新確認中／終了予定／終了 |
| 月次報告状況 | ピックリスト | 勤怠・稼働報告の回収状況を管理 | 未回収／回収済／確認中／承認済 |
| 評価・注意事項 | 複数行テキスト | 顧客評価、交代要否、契約上の注意を記録 |
ポイント：アサインは営業、技術、管理部門の共通情報である。終了60日前・30日前の更新確認と、終了後の空き予定への切替を自動化する。
5.7 契約管理モジュール / Custom Module
目的
派遣、準委任、請負、保守、サブスクリプション等の契約を共通形式で管理する。契約書そのものはドキュメントに保存し、CRMでは契約種別、期間、更新、金額、請求条件、関連商談・プロジェクト・サービス契約を索引化する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 契約番号 | 自動採番 | 契約を一意に識別する番号 | |
| 契約名 | 標準テキスト | 顧客・案件・契約内容を識別 | |
| 契約企業 | 取引先参照 | 契約相手を紐づける | |
| 契約種別 | ピックリスト | 契約の分類と必須項目を分岐 | 派遣基本／派遣個別／準委任／請負／保守／サブスクリプション／秘密保持／その他 |
| 関連商談 | 商談参照 | 契約の元となる商談を紐づける | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 開発・導入案件を紐づける | |
| 契約開始日 | 日付 | 契約開始日を管理 | |
| 契約終了日 | 日付 | 契約終了・更新期限を管理 | |
| 更新種別 | ピックリスト | 更新方法を管理 | 自動更新／都度更新／更新なし／未確認 |
| 更新確認日 | 日付 | 更新活動を開始する日を管理 | 90日前／60日前等 |
| 契約金額 | 通貨 | 契約総額または基準金額を管理 | |
| 請求条件 | ピックリスト | 請求タイミングを管理 | 月末締翌月／検収後／前払い／年額一括／その他 |
| 契約ステータス | ピックリスト | 契約の状態を管理 | 作成中／社内承認中／顧客確認中／締結済／更新確認中／終了／解約 |
| 責任者 | ユーザー参照 | 社内の契約責任者を指定 | |
| 契約書 | ドキュメント参照 | 締結済み契約書・覚書を紐づける | |
| 原本保管場所 | テキスト | 電子契約・共有フォルダ等の保管先を記録 | |
| 注意事項 | 複数行テキスト | 解約予告、再委託、成果物、SLA等の注意を記録 |
ポイント：契約管理は法務・会計の基幹台帳を必ずしも置き換えない。CRMでは営業・技術・サポートが確認すべき期限と関連情報を共有する。
5.8 プロジェクト・タスクモジュール / Projects・Project Tasks
目的
請負開発、準委任開発、導入支援、データ移行、カスタマイズ、保守作業を管理する。受注商談からプロジェクトを作成し、フェーズ、担当、期限、成果物、課題、予定工数、実績工数、検収を追跡する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| プロジェクト名 | 標準テキスト | 開発・導入案件名を管理 | |
| 顧客企業 | 取引先参照 | 委託元・利用企業を紐づける | |
| 元商談 | 商談参照 | 受注元の営業案件を紐づける | |
| 関連契約 | 契約参照 | 請負・準委任・導入契約を紐づける | |
| プロジェクト種別 | ピックリスト | 作業内容を分類 | 新規開発／改修／リプレイス／クラウド移行／導入支援／データ移行／保守開発／その他 |
| 契約形態 | ピックリスト | 進捗・検収管理の前提を記録 | 請負／準委任／アジャイル／ラボ型／その他 |
| フェーズ | ピックリスト | 現在の工程を管理 | 要件定義／設計／開発／テスト／移行／納品／検収／保守 |
| 開始日 | 日付 | プロジェクト開始日を管理 | |
| 終了予定日 | 日付 | 完了・納品予定日を管理 | |
| PM | ユーザー参照 | 社内責任者を指定 | |
| 顧客責任者 | 担当者参照 | 顧客側の確認・承認責任者を管理 | |
| 進捗率 | パーセント | 工程全体の進捗を管理 | |
| 予定工数 | 数値 | 見積・計画工数を管理 | 人月／時間 |
| 実績工数 | 数値または外部連携 | 実績工数を集計 | |
| 未解決課題数 | 数値または集計 | 遅延・品質リスクの把握に利用 | |
| 変更要求数 | 数値または集計 | 追加要望・仕様変更を把握 | |
| 検収予定日 | 日付 | 検収・請求タスクの基準に利用 | |
| 採算状況 | ピックリストまたは計算 | 予定・実績工数から採算を判定 | 黒字／注意／赤字懸念／要確認 |
ポイント：大規模な工程・工数管理は既存のプロジェクト管理ツールを正とし、VtigerCRMには顧客・契約・採算・主要マイルストーンを集約する構成も有効である。
5.9 変更要求管理モジュール / Custom Module
目的
請負開発・導入プロジェクトにおける追加要望、仕様変更、前提条件の変更を通常タスクと分けて管理する。影響分析、追加工数、費用、納期、顧客承認、追加見積・受注を記録し、無償対応や認識相違を防ぐ。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 変更要求番号 | 自動採番 | 変更要求を一意に識別 | |
| 変更要求名 | 標準テキスト | 追加機能・仕様変更の名称を管理 | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 対象プロジェクトに紐づける | |
| 要求元 | 担当者参照 | 顧客側の依頼者を管理 | |
| 受付日 | 日付 | 要望を受け付けた日を管理 | |
| 要求内容 | 複数行テキスト | 要望・背景・期待結果を記録 | |
| 影響範囲 | 複数選択ピックリスト | 影響分析の対象を管理 | 仕様／費用／納期／品質／運用／保守／契約 |
| 追加工数 | 数値 | 見積工数を管理 | |
| 追加費用 | 通貨 | 追加請求額を管理 | |
| 納期影響 | テキストまたは日付 | 納期変更・影響日数を記録 | |
| ステータス | ピックリスト | 受付から完了までを管理 | 受付／調査中／見積中／社内承認待ち／顧客承認待ち／対応中／完了／却下 |
| 顧客承認 | ピックリスト | 対応開始の承認状態を管理 | 未依頼／確認中／承認済／却下 |
| 関連見積 | 見積参照 | 追加見積に紐づける | |
| 対応結果 | 複数行テキスト | 実施内容・完了条件を記録 |
ポイント：変更要求は、顧客承認と追加見積の要否を明確にする。軽微な修正との境界を運用ルールとして定義する。
5.10 サービス契約管理モジュール / Custom Module
目的
自社ソリューション、SaaS、保守・運用サービスの契約内容と継続利用状況を管理する。プラン、ID数、MRR・ARR、更新日、利用状況、顧客満足度、解約リスク、次回提案を顧客単位で把握する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| サービス契約番号 | 自動採番 | 契約を一意に識別 | |
| サービス名 | 商品・サービス参照 | 自社ソリューション・保守サービスを紐づける | |
| 契約企業 | 取引先参照 | 利用企業を紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 受注元の商談を紐づける | |
| 契約プラン | ピックリスト | 料金・機能プランを管理 | Free／Basic／Standard／Enterprise／個別契約 |
| 契約形態 | ピックリスト | 課金形態を管理 | 月額／年額／従量課金／保守込み／買切り＋保守 |
| 初期費用 | 通貨 | 導入・設定・移行費を管理 | |
| 月額費用 | 通貨 | MRRとして利用 | |
| 年額費用 | 通貨 | ARRとして利用 | |
| 利用ID数 | 数値 | 契約ユーザー数を管理 | |
| 契約開始日 | 日付 | サービス開始日を管理 | |
| 契約終了日 | 日付 | 更新期限を管理 | |
| 更新種別 | ピックリスト | 更新方法を管理 | 自動更新／都度更新／更新なし／未確認 |
| 利用状況 | ピックリスト | 利用・継続状況を管理 | 導入中／利用中／低利用／停止中／解約予定 |
| 顧客満足度 | ピックリスト | 定例・アンケート等の評価を管理 | 高／中／低／未確認 |
| 解約リスク | ピックリスト | 更新リスクを管理 | 低／中／高／要確認 |
| 次回提案 | 複数選択またはテキスト | アップセル・クロスセル候補を管理 | 上位プラン／追加ID／オプション／保守拡張／追加開発 |
ポイント：受注後にサービス契約と導入プロジェクトを作成し、問い合わせ・更新・追加提案を同じ契約へ紐づける。
5.11 チケット・FAQモジュール / HelpDesk・FAQ
目的
自社サービス、保守契約、開発案件に関する操作質問、障害、要望、契約、請求等の問い合わせを管理する。重要度、影響範囲、SLA、担当部門、顧客回答、開発対応、FAQ化を標準化する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| チケット番号 | 自動採番 | 問い合わせ・障害を一意に識別 | |
| 取引先 | 取引先参照 | 問い合わせ元の顧客を紐づける | |
| 関連担当者 | 担当者参照 | 問い合わせ窓口を紐づける | |
| 関連サービス契約 | サービス契約参照 | 対象サービス・保守契約を紐づける | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 導入・開発案件との関連を管理 | |
| 問い合わせ種別 | ピックリスト | 対応内容を分類 | 操作質問／障害／要望／契約／請求／データ移行／セキュリティ／その他 |
| 重要度 | ピックリスト | 顧客・業務への影響度を管理 | 低／中／高／緊急 |
| 影響範囲 | ピックリスト | 障害・問題の範囲を管理 | 1ユーザー／部門／全社／複数顧客／サービス全体 |
| 受付日時 | 日時 | 問い合わせ受付日時を管理 | |
| 対応期限 | 日時 | SLA・優先度に応じて設定 | |
| 担当部門 | ピックリスト | 対応先を管理 | サポート／開発／インフラ／営業／経理／管理／外部委託 |
| ステータス | ピックリスト | 受付から完了までを管理 | 新規／対応中／顧客確認待ち／開発対応中／外部回答待ち／完了／保留 |
| 一次回答 | 複数行テキスト | 初動・回答内容を記録 | |
| 原因分類 | ピックリスト | 障害・クレームの分析に利用 | 操作／設定／製品不具合／環境／データ／説明不足／外部要因／不明 |
| FAQ化対象 | チェックボックス | ナレッジ化候補を管理 | はい／いいえ |
| 要望化対象 | チェックボックス | 製品改善・開発要求候補を管理 | はい／いいえ |
| 顧客報告状況 | ピックリスト | 顧客への報告状況を管理 | 未報告／一次報告済／対応方針報告済／完了報告済／報告不要 |
| 完了日 | 日付 | 対応完了日を管理 |
ポイント：問い合わせは営業商談と分けて管理し、顧客・契約・プロジェクトへ関連付ける。頻出問い合わせはFAQ化し、製品要望は変更要求・改善候補へ連携する。
5.12 活動モジュール / Calendar・Tasks・Events
目的
電話、メール、訪問、オンライン商談、技術者面談、技術打合せ、プロジェクト定例、サポート対応、契約更新確認を記録する。長文の日報ではなく、「何を確認したか」「次に何をするか」を簡潔に残す運用とする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 活動種別 | ピックリスト | 活動内容を分類 | 電話／メール／訪問／オンライン商談／技術者面談／技術打合せ／定例会／サポート／更新確認／その他 |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 活動対象の顧客・協力会社を紐づける | |
| 関連担当者 | 担当者参照 | 面談・連絡相手を紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 営業案件に紐づける | |
| 関連契約 | 契約参照 | 契約更新・条件確認に紐づける | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 定例・課題確認に紐づける | |
| 関連チケット | チケット参照 | 問い合わせ対応に紐づける | |
| 実施日時 | 日時 | 活動の実施日時を管理 | |
| 対応者 | ユーザー参照 | 社内担当者を管理 | |
| 活動要旨 | 複数行テキスト | 会話・確認内容の要点を記録 | |
| 顧客課題・要望 | 複数行テキスト | 要望、懸念、追加提案の種を記録 | |
| 次回アクション | テキスト | 次に行う作業を記録 | |
| 次回期限 | 日付 | 次回対応の期限を管理 | |
| フォロー結果 | ピックリスト | 活動結果を分類 | 完了／要再連絡／資料送付済／日程調整中／商談化／保留／失注 |
ポイント：管理者は日報の文章量ではなく、活動件数、次回アクション未設定、期限超過、放置商談を確認する。
5.13 見積・受注・請求モジュール / Quotes・Sales Orders・Invoices
目的
技術者単価、開発費、導入費、月額・年額利用料、保守費、追加費用を管理する。商談・契約・プロジェクト・アサインと紐づけ、受注後の請求予定と会計連携用データを整備する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 見積番号 | 自動採番 | 見積を一意に識別 | |
| 関連商談 | 商談参照 | 元となる商談に紐づける | |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 顧客企業を紐づける | |
| 見積区分 | ピックリスト | 見積の種類を分類 | 技術者派遣・SES／請負開発／準委任／自社サービス／保守／追加開発／その他 |
| 契約形態 | ピックリスト | 価格・請求条件の前提を管理 | 月額／時間単価／請負一式／年額／従量／その他 |
| 売上金額 | 通貨 | 顧客向け見積金額を管理 | |
| 見込原価 | 通貨 | 人件費・外注費・仕入を管理 | |
| 見込粗利 | 計算 | 売上金額－見込原価で算出 | |
| 粗利率 | 計算 | 見込粗利÷売上金額で算出 | |
| 有効期限 | 日付 | 見積期限を管理 | |
| 承認状況 | ピックリスト | 値引き・低粗利・重要案件の承認を管理 | 未申請／申請中／承認済／差戻し／却下 |
| 提出日 | 日付 | 顧客への見積提出日を管理 | |
| 受注番号 | 自動採番 | 契約確定後の受注を識別 | |
| 請求条件 | ピックリスト | 請求タイミングを管理 | 月次／前払い／検収後／分割／年額一括／その他 |
| 請求予定日 | 日付 | 請求漏れ防止に利用 | |
| 会計連携区分 | ピックリスト | 会計・請求システムへの連携状態を管理 | 未連携／連携待ち／連携済／差戻し／対象外 |
| PDFテンプレート | 選択 | 見積書・注文確認書・請求書のレイアウトを選択 | SES用／開発用／サービス用／保守用 |
ポイント：VtigerCRMを会計の正本にするかは別途判断する。初期は見積・受注・請求予定を管理し、確定仕訳・入金消込は既存会計システムを正とする構成が現実的である。
5.14 ドキュメントモジュール / Documents
目的
提案書、見積書、契約書、スキルシート、RFP、要件定義書、仕様書、議事録、テスト結果、検収書、操作マニュアル、障害報告書等を顧客・商談・技術者・契約・プロジェクト・問い合わせに紐づける。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 文書名 | 標準テキスト | 資料名・ファイル名を管理 | |
| 文書区分 | ピックリスト | 文書の種類を分類 | 提案書／見積書／契約書／スキルシート／RFP／要件定義／仕様書／議事録／テスト／検収書／マニュアル／障害報告／その他 |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 文書に関係する顧客・協力会社を紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 営業案件に紐づける | |
| 関連技術者 | 技術者参照 | スキルシート等を紐づける | |
| 関連契約 | 契約参照 | 契約書・覚書を紐づける | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 仕様・議事録・検収書を紐づける | |
| 版数 | テキスト | 文書のバージョンを管理 | v1.0／最終版／2026年版等 |
| 作成日・提出日 | 日付 | 作成・顧客提出日を管理 | |
| 有効期限 | 日付 | 見積・契約・資格資料の期限管理に利用 | |
| 公開範囲 | ピックリスト | 閲覧・共有範囲を管理 | 社内のみ／関係者共有可／顧客共有可／管理部門限定／役員限定 |
| 機密区分 | ピックリスト | 機密性・個人情報の有無を管理 | 通常／社外秘／契約情報／価格・原価情報／個人情報／ソース・技術情報 |
| 外部保管先URL | URL | SharePoint、Google Drive等の正本保管先を記録 |
ポイント：大容量ファイルや版管理は既存のクラウドストレージを正とし、VtigerCRMには関連レコードと保管先URLを登録する方式も有効である。
6. 商談ステージ設計
| ステージ | 内容 | 次に進む条件 |
| 01 初回接点 | 問い合わせ、紹介、既存顧客からの相談を受けた状態 | 顧客、相談区分、担当者、次回アクションを登録 |
| 02 ヒアリング | 課題、予算、時期、体制、決裁者、技術要件を確認中 | 主要要件と顧客の検討プロセスが確認できる |
| 03 提案準備 | 技術者選定、概算、提案書、デモ・PoCを準備中 | 提案内容、金額、体制、スケジュールが整理される |
| 04 提案済 | 提案書、スキルシート、見積、デモ等を提示済 | 顧客の評価・懸念・次回予定を登録 |
| 05 条件調整 | 単価、納期、契約形態、体制、機能範囲を調整中 | 合意条件と未決事項が整理される |
| 06 契約準備 | 契約書、発注書、個別契約、開始条件を準備中 | 契約・発注・開始日が確定する |
| 07 受注 | 契約・発注が確定した状態 | 案件種別に応じてアサイン、プロジェクト、サービス契約へ引継ぎ |
| 08 失注 | 競合、価格、要員不足、時期等により失注 | 失注理由と再提案可否を登録 |
| 09 保留 | 時期未定、予算待ち、顧客都合等で一時停止 | 再フォロー予定日と保留理由を登録 |
| 10 長期フォロー | 次年度予算、契約終了、システム更改時期を待つ状態 | 再接触日と提案テーマを設定 |
ポイント：3事業で案件の中身は異なっても、経営・営業管理のために共通ステージを使用する。受注後の管理先だけを案件種別で分岐する。
7. 主要ワークフロー設定例
① リード初回対応漏れ防止
| 項目 | 内容 |
| トリガー | リード新規作成時 |
| 条件 | 流入経路がWeb、電話、紹介、展示会、ウェビナー、パートナー、名刺等 |
| 処理 | 相談区分に応じて担当部門へ通知し、初回対応タスクを自動作成 |
| 期限 | 登録日から1営業日以内 |
| 目的 | 初動遅れを防ぎ、見込顧客情報を埋もれさせない |
② 商談ステージ変更時の次回タスク自動作成
| 項目 | 内容 |
| 初回接点 → ヒアリング | 課題・予算・時期・決裁者・技術要件の確認タスクを作成 |
| ヒアリング → 提案準備 | 提案体制、概算、候補技術者、デモ・PoC準備タスクを作成 |
| 提案準備 → 提案済 | 提案後フォローと顧客評価確認タスクを作成 |
| 条件調整 → 契約準備 | 契約条件・開始条件・請求条件の確認タスクを作成 |
| 受注 | 案件種別に応じてアサイン、プロジェクト、サービス契約の作成タスクを発行 |
③ 放置商談アラート
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 日次バッチ |
| 条件 | 商談ステージが「提案済」「条件調整」「契約準備」で、最終活動日から14日以上経過 |
| 処理 | 担当者へ通知し、さらに一定期間経過時は営業責任者へエスカレーション |
| 目的 | 提案後・条件調整後の追客漏れを防止 |
④ 技術者提案・アサイン更新管理
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 案件種別が「技術者派遣・SES」、またはアサイン終了日接近 |
| 条件 | 必要スキル、開始日、単価レンジが未入力／終了60日前・30日前 |
| 処理 | 不足項目入力タスク、候補者選定タスク、契約更新確認タスクを自動作成 |
| 追加処理 | 契約終了時に技術者の稼働状況を「空き予定」または「待機中」へ更新 |
| 目的 | 提案スピード向上、契約更新漏れ、待機発生を防止 |
⑤ 低粗利・値引き承認ワークフロー
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 見積または商談の金額・原価更新時 |
| 条件 | 粗利率が社内基準未満、値引率が一定以上、重要顧客、長期固定単価等 |
| 処理 | 営業責任者・事業責任者へ承認依頼を自動作成 |
| 承認後 | 見積PDF出力、顧客提出、契約準備へ進行可能 |
| 目的 | 案件採算と価格決定のガバナンスを標準化 |
⑥ 請負開発受注時のプロジェクト自動作成
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 商談ステージ = 受注、案件種別 = 請負開発・準委任開発 |
| 処理 | 元商談、顧客、契約、金額、納期、PMを引き継いでプロジェクトを作成 |
| タスク | 要件定義、設計、開発、テスト、移行、納品、検収のタスクテンプレートを展開 |
| 通知 | PM、営業、管理部門へ開始準備タスクを通知 |
| 目的 | 営業から開発への引継ぎ漏れと初動遅れを防止 |
⑦ プロジェクト遅延・変更要求アラート
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 日次バッチまたは変更要求新規作成時 |
| 条件 | 納期7日前で進捗80％未満／期限超過タスクあり／変更要求が未見積・未承認 |
| 処理 | PM・技術責任者へ通知し、変更要求は影響分析・追加見積タスクを作成 |
| 追加処理 | 赤字懸念または納期影響が大きい場合は事業責任者へエスカレーション |
| 目的 | 納期遅延、無償追加対応、採算悪化の早期発見 |
⑧ 自社サービス契約更新・解約リスク通知
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 契約終了日の90日前、60日前、30日前 |
| 条件 | サービス契約が利用中、低利用、または解約リスクが中・高 |
| 処理 | 更新確認、利用状況確認、未解決問い合わせ確認、追加提案タスクを作成 |
| 追加処理 | 30日前時点で未確認の場合は営業責任者・カスタマーサクセス責任者へ通知 |
| 目的 | 更新漏れ、解約兆候の見逃し、アップセル機会の逸失を防止 |
⑨ 緊急問い合わせ・SLA期限通知
| 項目 | 内容 |
| トリガー | チケット新規作成または期限接近時 |
| 条件 | 重要度 = 緊急・高、影響範囲 = 全社・複数顧客・サービス全体 |
| 処理 | サポート、開発、管理者へ即時通知し、一次回答期限を設定 |
| 追加処理 | 期限超過時は責任者へエスカレーションし、顧客報告状況を確認 |
| 目的 | 重大障害の初動遅れと顧客報告漏れを防止 |
⑩ 受注・請求・会計連携用データ整備
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 商談受注、検収完了、月次稼働確定、サービス更新時 |
| 条件 | 売上、原価、部門、担当者、請求条件、請求予定日、会計連携区分が未入力 |
| 処理 | 不足項目の入力タスクを作成し、管理・経理部門へ確認依頼 |
| 目的 | 請求漏れ、転記ミス、月次締めの遅延を防止し、事業別KPIの精度を高める |
8. 権限・共有設定の例
全社員利用を前提としつつ、技術者個人情報、原価、契約条件、顧客機密、ソース・技術情報、障害情報は必要な範囲に限定する。ロール、プロファイル、共有ルール、項目権限を組み合わせ、営業・技術・サポート・管理部門の役割に応じて閲覧・編集範囲を設計する。
| ロール | 想定ユーザー | 主な権限 |
| 管理者 | 情報システム部門、運用支援担当 | 全権限。項目、ワークフロー、権限、連携、バックアップを管理 |
| 経営層・役員 | 社長、役員、事業責任者 | 全体ダッシュボード、売上・粗利、稼働率、採算、更新予定の閲覧中心 |
| 営業責任者 | 営業部長、チームリーダー | 全顧客・全商談・見積・契約の閲覧、承認、レポート管理 |
| 営業担当 | 営業メンバー | 自分・チームの顧客、商談、活動、見積、契約を編集。原価は必要範囲のみ |
| 技術責任者 | 開発部長、SES責任者 | 技術者、アサイン、プロジェクト、工数・採算の閲覧・承認 |
| PM・PL | プロジェクト責任者 | 担当プロジェクト、タスク、課題、変更要求、成果物を編集 |
| 一般技術者 | エンジニア、協力会社要員 | 割当プロジェクト・タスク・必要文書のみ。顧客・原価情報は最小限 |
| サポート・CS | サポート、カスタマーサクセス | 問い合わせ、FAQ、サービス契約、更新・解約リスクを管理 |
| 管理・経理 | 契約、請求、経理、事務 | 見積、受注、契約、請求予定、会計連携用項目を管理 |
| 協力会社・外部利用者 | BP企業、外注先、顧客ポータル利用者 | 指定案件・チケット・文書のみ。原則として社内データは非公開 |
ポイント：権限は「見せない」だけでなく、「編集させる範囲」「原価・個人情報を閲覧できる範囲」「外部共有できる文書」を明確にする。
9. ダッシュボード・レポート例
| 対象 | レポート・指標 | 目的 |
| 経営層 | 事業別売上予測・粗利予測 | 派遣・SES、請負開発、自社サービス別の今月・四半期・年度見込みを把握 |
| 経営層 | 顧客別・案件別収益性 | 売上、原価、粗利率、継続売上を顧客・案件単位で確認 |
| 経営層 | 技術者稼働率・待機予定 | 稼働中、空き予定、待機、契約終了予定の人数を確認 |
| 経営層 | 請負案件の採算状況 | 黒字、注意、赤字懸念、工数超過の案件を把握 |
| 営業責任者 | 商談パイプライン | ステージ別、担当者別、案件種別の件数・金額・確度を確認 |
| 営業責任者 | 放置商談・次回アクション未設定 | 最終活動14日以上、期限超過、次回予定未設定を抽出 |
| SES責任者 | 提案中技術者・面談状況 | 候補者提出、面談、結果待ち、契約準備の状況を確認 |
| SES責任者 | 契約更新予定 | 30日・60日・90日以内に終了するアサインと更新未確認を抽出 |
| PM・技術責任者 | 進行中プロジェクト・遅延 | フェーズ、進捗、期限超過、未解決課題、検収予定を確認 |
| PM・技術責任者 | 変更要求・追加見積 | 未見積、承認待ち、対応中、費用・納期影響を確認 |
| サポート・CS | 未対応・期限超過問い合わせ | 重要度、経過時間、影響範囲、担当部門別に確認 |
| サポート・CS | 更新・解約リスク・アップセル候補 | 低利用、問い合わせ多発、未解決課題、追加ID・上位プラン候補を確認 |
| 管理・経理 | 請求予定・未連携一覧 | 検収、月次稼働、更新に基づく請求予定と会計連携状態を確認 |
| 全社 | 顧客360度ビュー | 顧客の商談、契約、プロジェクト、問い合わせ、活動、文書を一画面で確認 |
10. 初期導入時の現実的な最小構成
最初から3事業すべてを詳細に作り込むと、項目数と入力負荷が増え、定着が遅れる。初期は営業・顧客管理の共通基盤を構築し、優先事業に必要なカスタムモジュールを追加する。
| 優先度 | 実装対象 | 初期実装の考え方 |
| 高 | 取引先・担当者 | 既存顧客・見込顧客・協力会社を整理し、重複を解消する |
| 高 | 商談 | 3事業共通のステージと案件種別、売上・原価・次回アクションを管理する |
| 高 | 活動履歴 | 電話、メール、商談、定例、次回アクションを簡潔に記録する |
| 高 | 基本ダッシュボード | 商談パイプライン、放置案件、受注予定、活動期限を可視化する |
| 高（SES優先時） | 技術者・アサイン | スキル、稼働、単価、契約期間、粗利、更新を管理する |
| 中 | 契約管理 | 契約種別、期間、更新、関連文書を索引化する |
| 中（開発優先時） | プロジェクト・変更要求 | 受注後の主要工程、採算、変更要求、検収を管理する |
| 中（自社サービス優先時） | サービス契約・問い合わせ・FAQ | 継続売上、更新、サポート、解約リスクを管理する |
| 中 | 見積・受注・請求予定 | 会計連携前の営業・請求基礎データを標準化する |
| 低〜中 | 外部システム連携 | 運用定着後にAPI、CSV、RPA、メール・カレンダー連携を追加する |
ポイント：初期構築では「顧客情報と商談状況を探さなくて済む」「次に何をすべきか分かる」状態を最優先にする。
11. 既存システム・データ連携方針
11.1 Excel・Googleスプレッドシートの移行
- 顧客台帳、案件台帳、技術者一覧、契約更新一覧、サービス契約一覧を棚卸しし、重複・表記揺れ・不要列を整理する
- 取引先・担当者・商談を優先して移行し、技術者・アサイン・契約は優先事業から段階移行する
- 移行元、旧ID、最終更新日を保持し、照合と差分移行ができるようにする
- 移行後は、Excelを停止する範囲と、集計・一時作業として残す範囲を明確にする
11.2 メール・カレンダー・グループウェア・チャット
- Microsoft 365またはGoogle Workspaceのメール・予定表について、必要に応じて活動履歴への紐づけや予定同期を検討する
- Teams、Slack等のチャットは即時連絡を担い、顧客判断・契約・障害等の確定情報はCRMに要約して残す
- 名刺管理を利用している場合は、取引先・担当者への重複確認と、商談・活動への接続ルールを定義する
- 自動連携が難しい場合は、まずCSV取込・メール転送・定型入力で運用を標準化する
11.3 プロジェクト・開発・工数管理ツール
- Backlog、Jira、Redmine等を利用している場合、詳細タスク・課題は既存ツールを正とし、VtigerCRMには主要マイルストーン、顧客、契約、採算、変更要求を保持する
- GitHub等のソース管理は開発成果物を管理し、CRMにはリポジトリURL、リリース、顧客影響、契約・問い合わせとの関連を必要範囲で登録する
- 工数管理は既存システムから集計値を連携する方式と、VtigerCRMのプロジェクトタスクへ直接入力する方式を比較する
- 連携の優先順位は、二重入力削減、採算可視化、運用負荷、API・セキュリティ要件で決定する
11.4 勤怠・会計・請求システム
- 勤怠・給与は専用システムを正とし、CRMには契約期間、精算幅、月次稼働・請求に必要な集計値を保持する
- 会計・請求システムは確定売上、仕訳、入金消込を正とし、CRMは見積、受注、請求予定、部門、担当者、案件コードを整備する
- 初期はCSV出力・取込、次段階でAPIまたはRPA連携を検討する
- 連携エラー、差戻し、未連携をCRM上でステータス管理し、月次締め前に確認できるようにする
11.5 文書・クラウドストレージ
- 大容量の仕様書、画像、バックアップ、ソース、動画等はSharePoint・OneDrive、Google Drive、Box等を正本保管先とする
- VtigerCRMのドキュメントには、ファイルを直接保存するか、外部保管先URLと版数・公開範囲を登録する
- 顧客・商談・契約・プロジェクト・問い合わせから関連文書へ到達できる索引構造を作る
- 社外共有、個人情報、ソース・設計情報について、共有リンクの期限・権限・退職者対応を運用ルール化する
12. 導入スケジュール案
| フェーズ | 目安 | 主な作業 | 成果物・完了条件 |
| 0. Fit確認・要件整理 | 1〜2週間 | 対象事業、現行台帳、入力者、KPI、既存システム、権限、移行量を確認 | 初期対象、項目一覧、役割分担、移行・連携方針を合意 |
| 1. 営業・顧客管理基盤 | 3〜5週間 | 取引先、担当者、商談、活動、基本レポート、権限、データ移行を設定 | 顧客・商談・次回アクションをCRMで管理開始 |
| 2. 優先事業の業務管理 | 3〜6週間 | SESなら技術者・アサイン、開発ならプロジェクト・変更要求、サービスなら契約・問い合わせを構築 | 優先事業の案件から受注後までを追跡可能 |
| 3. 見積・受注・請求予定 | 2〜4週間 | 見積テンプレート、承認、契約、請求予定、会計連携項目を整備 | 請求漏れ防止と月次データ整備を運用開始 |
| 4. 定着化・改善 | 1〜3か月 | 入力状況確認、項目削減、ダッシュボード改善、運用教育、管理者移管 | 日常運用が定着し、現場・管理者が自立運用できる |
| 5. 外部連携・拡張 | 個別 | メール、カレンダー、勤怠、会計、プロジェクト管理、ストレージとの連携 | 費用対効果が確認できた連携から段階導入 |
ポイント：期間はユーザー数、既存データ量、カスタムモジュール数、承認・連携要件によって変動する。最初に1事業・1部門で試行し、運用を固めてから全社へ広げる方法が現実的である。
13. OSS版VtigerCRM採用の意義
IT企業では、営業、技術、サポート、管理部門が同じ顧客に関わるため、営業担当だけのCRMでは情報が完成しない。OSS版VtigerCRMを業務管理CRMとして設計し、必要な全社員が利用できる状態を作ることに意義がある。
- 顧客を起点に、3事業の商談・契約・プロジェクト・問い合わせを1つの基盤で確認できる
- ユーザー数増加に伴うCRM本体のライセンス費増を抑えやすく、営業以外の部門へ展開しやすい
- 標準モジュール、項目、ワークフロー、権限、レポートを中心に、自社業務へ段階的に合わせられる
- データを自社管理し、既存システムとのAPI・CSV・RPA連携を自社方針で検討できる
- 一方で、サーバー運用、セキュリティ更新、バックアップ、障害対応、拡張機能の互換性確認を継続的に行う必要がある
最終的には、VtigerCRMを「案件入力のためのシステム」ではなく、顧客別の売上・粗利・技術者稼働・開発進捗・契約更新・サポート状況を確認し、次の行動を決めるための共通業務基盤として運用する。
14. より詳細化するために確認したい事項
| 確認テーマ | 主な確認事項 |
| 事業構成・優先順位 | 技術者派遣・SES、請負・準委任開発、自社サービス、保守の売上構成と最初に改善したい事業 |
| 現行管理 | 顧客、商談、技術者、契約、プロジェクト、問い合わせ、請求を管理しているExcel・システム |
| ユーザー・部門 | 初期利用者、全社展開人数、営業・技術・サポート・管理部門の入力・閲覧範囲 |
| 営業プロセス | 案件流入、ヒアリング、提案、見積、契約、失注・保留、次回フォローの実態 |
| SES業務 | 技術者区分、スキルシート、候補者提案、面談、精算幅、更新、月次稼働、粗利管理 |
| 開発業務 | 契約形態、工程、工数、課題、変更要求、成果物、検収、追加請求、保守移行 |
| 自社サービス | プラン、ID数、MRR・ARR、導入支援、問い合わせ、更新、解約、アップセル管理 |
| 権限・機密情報 | 個人情報、原価、契約条件、顧客機密、技術情報を誰が閲覧・編集するか |
| データ移行 | 既存データ件数、重複、必須項目、過去履歴の移行範囲、添付ファイルの保管方法 |
| 外部連携 | メール、カレンダー、名刺、勤怠、工数、会計、請求、プロジェクト管理、ストレージとの連携要否 |
| KPI・レポート | 経営・営業・技術・サポートが日次・週次・月次で確認したい指標 |
| 運用体制 | 社内管理者、項目・ワークフロー変更の承認者、データ品質管理、教育・サポート体制 |
15. 参考情報
本資料の業務設計は、以下の公開情報および一般的なIT企業の業務プロセスを参考に作成した。実際の構築時には、対象企業の契約形態、既存システム、法務・会計・情報セキュリティ方針を確認し、項目・権限・ワークフローを調整する。
- 株式会社アイプランナー「中小IT業向け OSS版VtigerCRM活用設計」 https://info.osscrmpro.com/archives/4433
- IPA「情報システム・モデル取引・契約書」関連資料
- 厚生労働省・都道府県労働局の労働者派遣事業関連資料（労働者派遣に該当する場合）
- OSS版VtigerCRMの標準モジュール、ワークフロー、権限、レポート機能