1. 設計の基本方針
本資料は、工作機械、産業機械、FA・ロボット、制御機器、測定機器、ポンプ・コンプレッサー、物流設備等を取り扱う中小・中堅の産業機械系商社を想定した、OSS版VtigerCRMの構築・導入設計案である。産業機械商社では、顧客工場の設備投資計画を起点に、メーカー選定、仕様確認、仕入見積、客先見積、価格・納期調整、受注、納入、据付、検収、保守・部品供給まで長期間にわたり複数部門が関与する。
現状の情報は、営業担当者ごとのExcel、メール、紙の見積書、販売管理システム、メーカー資料、共有フォルダ、サービス担当者の手帳等に分散しやすい。その結果、顧客・工場別の設備履歴、引合の経緯、見積改訂、仕入価格、粗利、納期、据付予定、保証期限、保守履歴を横断的に把握しにくくなる。
したがって、産業機械系商社向けのVtigerCRMは、単なる営業日報ではなく、「顧客」「工場・拠点」「担当者」「商談」「引合・仕様」「商品・メーカー」「仕入見積」「見積・受注」「納入設備」「据付プロジェクト」「保守契約」「問い合わせ」を顧客起点で結び付ける業務管理CRMとして設計する。
本設計では、既存の販売管理、在庫、発注、会計、EDI、メーカー受発注サイト等を直ちに置き換えない。初期は顧客・担当者・商談・引合・活動履歴・見積状況の共通基盤を優先し、その後、納入設備台帳、仕入見積、納入・据付、保守・サービス管理へ段階的に拡張する。
OSS版VtigerCRMはCRM本体のユーザー数課金がない構成を取りやすいため、営業だけでなく、技術営業、調達、サービス、物流・工務、管理部門、経営層まで利用範囲を広げやすい。一方で、サーバー、拡張機能、保守・運用支援、外部連携には別途費用が発生するため、対象業務と費用対効果を段階ごとに確認する。
産業機械系商社向けのVtigerCRMは、次の4点を中心に設計する。
- 顧客企業と工場・拠点を統合し、設備投資案件、納入設備、保守履歴を継続的に管理する
- 引合からメーカー照会、仕入見積、客先見積、受注、納入・据付、検収までの引継ぎを標準化する
- 売上見込みだけでなく、仕入原価、付帯費用、粗利、納期リスク、保証・保守更新を可視化する
- 日報ではなく、活動要旨、仕様決定事項、次回アクションを中心に運用し、入力負荷を抑えながら情報共有を定着させる
2. 産業機械系商社の業務特性を踏まえたCRM設計上の論点
2.1 市況は投資テーマごとの差が大きく、需要変動を案件単位で捉える必要がある
日本産業機械工業会の2026年度受注見通しでは、GX・エネルギー転換、半導体、省力化、インフラ更新等が需要を支える一方、機種・顧客業界ごとの二極化、地政学、関税、資材供給の不確実性が指摘されている。見通し総額は7兆8,022億円で過去最高水準とされるが、商社側では「市場全体」ではなく、顧客業界、設備用途、メーカー、国内・海外案件別にパイプラインを捉える必要がある。
- 需要テーマ：省人化・自動化、GX・省エネ、半導体、物流高度化、老朽設備更新、品質・トレーサビリティ
- 顧客業界：自動車・部品、電機・電子、食品、化学、医薬、金属加工、物流、建設、公共・インフラ等
- リスク要因：設備投資延期、為替変動、長納期部品、輸送費、輸出管理、メーカー供給制約、価格改定
- 管理単位：顧客企業、工場・拠点、設備投資テーマ、案件、メーカー、製品カテゴリ、納入時期
2.2 顧客本社・工場・販売店・メーカーが関係する多層的な商流管理が重要
産業機械商社では、契約先、納入先、最終使用者、見積提出先、発注元、メーカー、二次販売店が一致しない案件が多い。取引先を単純な「顧客」として扱うだけでは、誰が意思決定し、どこへ納入し、誰から注文を受け、誰へ仕入照会するかが曖昧になるため、取引先区分と案件ごとの商流を分離して管理する。
- 取引先には、エンドユーザー、工場、販売店、代理店、メーカー、仕入先、工事会社、物流会社等の区分を持たせる
- 商談には、最終需要家、見積提出先、発注元、納入先、仕入先、メーカーを関連付ける
- 担当者には、決裁、購買、生産技術、保全、品質、経理、現場責任者等の役割を登録する
- グループ会社・工場・支店は親子関係で管理し、企業単位と拠点単位の売上・設備履歴を両方参照できるようにする
2.3 長い選定期間と複数回の見積改訂を、仕様・原価・粗利と一体で管理する
産業機械案件では、概算相談から仕様確定まで数か月から年単位となり、複数メーカーの比較、仕様変更、付帯工事、運賃、据付費、為替、値引きによって見積が繰り返し改訂される。商談だけでは詳細を保持しにくいため、引合・仕様、仕入見積、客先見積を分けて関連付ける。
- 引合段階で、用途、能力、ワーク、設置条件、ユーティリティ、既設設備、希望納期、予算を確認する
- メーカー別の仕入見積、見積有効期限、リードタイム、通貨、付帯費用、代替案を記録する
- 客先見積では、売価、原価、付帯費用、粗利率、値引き理由、承認状況を版ごとに管理する
- 失注時も、価格、納期、仕様、競合、投資延期等の理由を蓄積し、次回更新・代替提案へつなげる
2.4 納入後の設備台帳と保守・部品供給が継続収益の基盤となる
経済産業省は製造業のサービス化について、設置・保守から顧客の長期関係やオペレーション変革へ広げる方向性を示している。産業機械商社にとっても、設備販売後の保証対応、定期点検、修理、消耗品・予備品、改造、更新提案を納入設備に紐づけて管理することが、継続売上と顧客接点の確保に直結する。
- 受注後に、メーカー、型式、製造番号、設置場所、納入日、検収日、保証期限を設備台帳へ登録する
- 問い合わせ・故障・点検・部品交換を設備単位で蓄積し、同型機の傾向と対応履歴を共有する
- 保証期限、点検予定、保守契約更新、推奨交換時期の前に担当者へタスクを自動作成する
- 稼働年数、故障頻度、部品供給終了、顧客の増産計画から、更新・改造・予備品提案候補を抽出する
2.5 VtigerCRM活用のポイント
- 既存の顧客台帳、案件一覧、見積管理表、納入設備一覧を棚卸しし、優先度順に段階移行できる
- 案件種別や製品カテゴリに応じて、必須項目、承認、通知、受注後の生成レコードを分岐できる
- 活動履歴を顧客・工場・商談・引合・設備・保守案件へ紐づけ、営業・技術・調達・サービス間の引継ぎを標準化できる
- OSS版のため、営業部門だけに限定せず、全社利用を前提とした権限設計と段階展開を行いやすい
3. CRM導入の目的
3.1 経営層・営業責任者向けの目的
- 製品カテゴリ、顧客業界、拠点、営業担当別の受注見込み、売上、粗利を横断的に把握する
- 大型案件の進捗、仕入価格上昇、長納期、低粗利、検収遅延等の経営リスクを早期に確認する
- 設備販売、部品・消耗品、保守・修理の売上構成と、納入設備ベースの継続収益機会を把握する
- Excel集計から、日次・週次で更新されるダッシュボード中心の営業・収益管理へ移行する
3.2 営業担当者向けの目的
- 訪問前に、顧客の工場、過去案件、納入設備、見積履歴、問い合わせ、キーパーソンを確認する
- 引合から見積、条件調整、受注までの次回アクションを管理し、追客・回答漏れを防ぐ
- メーカー回答、仕入見積、図面、仕様書、競合情報、納期状況を商談から一括確認する
- 日報ではなく、顧客の判断材料と次の作業を登録することで、自分の案件整理と引継ぎに役立てる
3.3 技術営業・調達・工務部門向けの目的
- 営業が受けた用途・能力・設置条件を標準項目で引き継ぎ、メーカー照会の手戻りを減らす
- メーカー別の仕様回答、仕入価格、納期、代替案を比較し、提案根拠を共有する
- 受注後の搬入、据付、試運転、教育、検収のマイルストーンと担当を管理する
- 原価・付帯費用・為替・工事費を案件単位で集約し、粗利悪化の兆候を把握する
3.4 サービス・保全部門向けの目的
- 顧客・工場・納入設備・保証・保守契約・問い合わせを関連付け、対象設備を誤らずに対応する
- 故障、点検、部品、改造、操作質問を区分し、重要度、期限、メーカー照会、現地対応を標準化する
- 同型機の対応履歴やFAQを参照し、初動の品質と回答速度を高める
- 保証終了、点検時期、部品交換周期、設備老朽化から、保守契約・更新提案の機会を抽出する
3.5 管理・経理・情報システム部門向けの目的
- 仕入原価、粗利、与信、契約条件、顧客機密、設備情報の閲覧・編集権限を整理する
- 販売管理、在庫・発注、会計、EDI、メール、クラウドストレージとの役割分担を明確にする
- 見積・受注・請求予定、案件コード、部門・担当者等の基礎データを標準化し、転記を減らす
- 標準機能と設定中心で開始し、運用定着後に引合、設備、調達、保守等のカスタムモジュールを追加する
4. VtigerCRMの全体構成
4.1 標準モジュールを活用する領域
| 領域 | VtigerCRMモジュール | 主な用途 |
| 顧客管理 | 取引先 / Accounts | エンドユーザー、工場・拠点、販売店、代理店、メーカー、仕入先を一元管理 |
| 担当者管理 | 担当者 / Contacts | 決裁、購買、生産技術、保全、品質、経理、サービス窓口を管理 |
| 見込客管理 | リード / Leads | Web、展示会、紹介、電話、名刺等の未整理な見込情報を一次管理 |
| 商談管理 | 商談 / Potentials | 新規設備、更新・改造、部品、保守、修理等の営業案件を管理 |
| 活動管理 | カレンダー・活動 / Calendar, Events, Tasks | 訪問、電話、メール、仕様打合せ、メーカー同行、納期確認を記録 |
| 商品管理 | 商品 / Products | 機械本体、制御機器、部品、消耗品、オプションを商品マスタ化 |
| サービス管理 | サービス / Services | 据付、工事、教育、点検、修理、保守等をサービスマスタ化 |
| 見積管理 | 見積 / Quotes | 機械、オプション、工事、運賃、保守を含む客先見積と版を管理 |
| 受注管理 | 受注 / Sales Orders | 契約確定後の受注内容、納期、請求条件、案件コードを管理 |
| 請求管理 | 請求 / Invoices | 前受、納入、検収、分割等の請求予定・実績を管理 |
| 納入管理 | プロジェクト・タスク / Projects, Project Tasks | 製作、出荷、搬入、据付、試運転、教育、検収を管理 |
| 問い合わせ管理 | チケット / HelpDesk | 故障、点検、部品、操作、品質、納期等の問い合わせを管理 |
| ナレッジ管理 | FAQ | 同型機の対応、故障原因、交換手順、メーカー回答を蓄積 |
| 文書管理 | ドキュメント / Documents | 仕様書、図面、見積、注文書、工程表、検査・点検報告を関連付け |
4.2 カスタムモジュールとして追加を検討すべき領域
| カスタムモジュール | 目的 |
| 引合・仕様管理 | 用途、能力、ワーク、設置条件、ユーティリティ、予算、希望納期、メーカー照会を管理 |
| 仕入見積・調達管理 | メーカー・仕入先の回答価格、通貨、納期、有効期限、付帯費用、承認を管理 |
| 納入設備管理 | 顧客・工場別のメーカー、型式、製造番号、納入日、保証、点検、更新履歴を管理 |
| 商流・代理店案件管理 | エンドユーザー、販売店、メーカー、発注元、納入先、口銭・責任分担を管理 |
| 保守契約管理 | 対象設備、契約範囲、訪問回数、金額、更新、満足度、追加提案を管理 |
| サービス訪問・作業指示 | 現地調査、点検、修理、部品交換、報告、作業時間を管理 |
| 契約・保証管理 | 売買、保守、工事、秘密保持、保証条件、期限、関連文書を管理 |
| 輸出入・物流管理 | 輸送条件、通関、梱包、出荷、搬入、輸出管理確認を必要範囲で管理 |
ポイント：初期段階では、取引先・担当者・商談・活動履歴・見積を優先する。引合・仕様、仕入見積、納入設備、保守契約は、既存の販売管理やサービス台帳との役割分担を確認して段階的に追加する。
5. 主要モジュール別の設計
5.1 取引先モジュール / Accounts
目的
エンドユーザー、工場・拠点、販売店、代理店、メーカー、仕入先、工事会社、物流会社等を一元管理する。企業・拠点を起点に、商談、引合、見積、納入設備、保守契約、問い合わせ、売上・粗利を横断的に参照できる設計とする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 取引先名 | 標準テキスト | 法人・工場・関係会社の正式名称を管理 | |
| 取引先区分 | ピックリスト | 顧客・関係先の分類に利用 | エンドユーザー／工場・拠点／販売店／代理店／メーカー／仕入先／工事会社／物流会社 |
| 顧客ステータス | ピックリスト | 現在の取引関係を管理 | 見込／商談中／取引中／重点／休眠／取引停止／要確認 |
| 取引形態 | 複数選択 | 主な商流・取引形態を管理 | 直販／販売店経由／代理店／メーカー同行／輸出入／保守のみ |
| 業種 | ピックリスト | 顧客業界別の分析に利用 | 自動車／電機・電子／食品／化学／医薬／金属加工／物流／建設／公共／その他 |
| 親取引先 | 取引先参照 | 本社、グループ会社、工場・支店の親子関係を管理 | |
| 主要設備・工程 | 複数行テキスト | 主要製造工程、ライン、既設設備を記録 | 加工／組立／搬送／包装／検査／ユーティリティ等 |
| 主要取扱領域 | 複数選択 | 提案・納入実績のある領域を管理 | 工作機械／FA・ロボット／制御／測定／ポンプ／物流設備／部品・消耗品 |
| 顧客ランク | ピックリスト | 重点フォローと経営レポートに利用 | A：重点／B：通常／C：育成／休眠候補／要確認 |
| 年間売上 | 通貨 | 顧客別売上の参考値を管理 | |
| 粗利率 | パーセント | 顧客別収益性の分析に利用 | |
| 与信限度 | 通貨 | 高額案件・受注時の確認に利用 | |
| 主担当者 | ユーザー参照 | 社内の営業責任者を指定 | |
| 技術・サービス担当 | ユーザー参照 | 主要な技術・サービス責任者を指定 | |
| 最終接触日 | 日付 | 活動登録時に自動更新し、放置防止に利用 | |
| 次回接触予定日 | 日付 | 設備更新、点検、見積追客等の次回予定を管理 | |
| 機密区分 | ピックリスト | 閲覧権限の基準に利用 | 通常／価格・原価含む／顧客図面含む／メーカー機密／役員限定 |
ポイント：企業本社と工場・支店は親子関係で管理する。案件ごとの契約先、納入先、最終使用者、仕入先は関連レコードで表現し、取引先の重複作成を避ける。
5.2 担当者モジュール / Contacts
目的
顧客・販売店・メーカーの決裁者、購買、生産技術、保全、品質、現場責任者、経理、サービス窓口等を管理する。役割、影響度、担当設備・工程を明確にし、担当変更時も過去の接点と案件経緯を引き継げる状態にする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 氏名 | 標準テキスト | 担当者の氏名を管理 | |
| 所属会社 | 取引先参照 | 所属する企業に紐づける | |
| 所属拠点・工場 | 取引先参照 | 実際の勤務先・担当工場に紐づける | |
| 部署 | テキスト | 購買、生産技術、保全、品質、製造、経理等を管理 | |
| 役職 | テキスト | 役員、部長、課長、担当者等を管理 | |
| 役割 | ピックリスト | 案件上の役割を管理 | 決裁者／購買／生産技術／保全／品質／現場責任者／経理／サービス窓口 |
| 購買影響度 | ピックリスト | 価格・発注判断への影響度を管理 | 高／中／低／不明 |
| 技術影響度 | ピックリスト | 仕様・メーカー選定への影響度を管理 | 高／中／低／不明 |
| 電話番号 | 標準電話 | 会社電話番号を管理 | |
| 携帯番号 | 標準電話 | 直接連絡用の番号を管理 | |
| メールアドレス | 標準メール | 資料送付、通知、メール連携に利用 | |
| 希望連絡方法 | ピックリスト | 相手が希望する連絡手段を記録 | 電話／メール／訪問／オンライン／チャット／その他 |
| 担当設備・工程 | 複数行テキスト | 担当ライン、設備、工程を記録 | |
| 異動・退職確認日 | 日付 | 担当者情報の鮮度管理に利用 | |
| 関係性メモ | 複数行テキスト | 過去経緯、関心、注意事項を記録 |
ポイント：担当者を商談、引合、納入設備、問い合わせへ紐づけることで、営業・技術・サービスが適切な窓口と過去経緯を確認できる。
5.3 リードモジュール / Leads
目的
Web問い合わせ、展示会、メーカー紹介、販売店紹介、電話、名刺交換等から得た未整理の見込情報を一時的に受け止める。初回対応期限を明確にし、設備投資の具体性を確認した上で取引先・担当者・商談へ変換する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| リード名 | 標準テキスト | 問い合わせ者・見込担当者名を管理 | |
| 会社名 | 標準テキスト | 法人・工場名を管理 | |
| 流入経路 | ピックリスト | 施策別の成果測定に利用 | Web／電話／展示会／メーカー紹介／販売店紹介／名刺／既存顧客／その他 |
| 相談区分 | ピックリスト | 担当者割当と商談種別判断に利用 | 新規設備／更新・改造／部品／保守・点検／修理／協業／その他 |
| 製品カテゴリ | 複数選択 | 相談対象の機械・設備を分類 | 工作機械／FA・ロボット／制御／測定／ポンプ／物流設備／部品・消耗品 |
| 相談内容 | 複数行テキスト | 用途、課題、背景を記録 | |
| 予算感 | 通貨またはピックリスト | 提案規模を把握 | 未確認／100万円未満／100〜500万円／500〜3,000万円／3,000万円以上 |
| 希望導入時期 | 日付またはピックリスト | 設備投資時期の把握に利用 | 至急／3か月以内／半年以内／1年以内／未定 |
| 緊急度 | ピックリスト | 初回対応優先度に利用 | 高／中／低 |
| 対象工場・拠点 | テキスト | 納入候補地を記録 | |
| 初回対応期限 | 日付 | 登録時に自動設定し、対応漏れを防止 | 登録日から1営業日以内 |
| リードステータス | ピックリスト | 未対応から商談化までを管理 | 未対応／対応中／日程調整／要件確認／商談化／保留／対象外／重複 |
| 対象外理由 | ピックリスト | 対象外・失注要因を蓄積 | 取扱外／予算不一致／時期未定／競合決定／連絡不通／重複／その他 |
| 次回アクション | テキスト | 次に行う連絡・資料送付・訪問を記録 |
ポイント：リードは長期保管場所ではない。初回対応後に商談化するか、対象外理由と再接触時期を明確にする。
5.4 商談モジュール / Potentials
目的
新規設備、更新・改造、部品・消耗品、保守契約、修理等の営業案件を管理する中核モジュールである。共通ステージを使用しつつ、案件種別に応じて引合・仕様、仕入見積、納入設備、保守契約等へ関連付ける。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 商談名 | 標準テキスト | 案件を識別する名称を管理 | 例：A工場 搬送ロボット更新／B社 加工機増設 |
| 取引先 | 取引先参照 | 最終需要家・契約先を紐づける | |
| 納入先工場 | 取引先参照 | 設置・納入先を紐づける | |
| 顧客担当者 | 担当者参照 | 窓口・決裁者・技術責任者を紐づける | |
| 主担当者 | ユーザー参照 | 社内の営業責任者を指定 | |
| 技術担当者 | ユーザー参照 | 技術営業・工務責任者を指定 | |
| 商流区分 | ピックリスト | 案件の販売ルートを分類 | 直販／販売店経由／代理店／メーカー紹介／共同提案／輸出 |
| 案件種別 | ピックリスト | 業務フローと必須項目を分岐 | 新規設備／更新／改造／部品・消耗品／保守／修理／その他 |
| 商談ステージ | ピックリスト | 営業進捗を管理 | 引合受付／要件確認／メーカー選定／見積準備／見積提出／技術評価／条件調整／契約準備／受注／失注／保留 |
| 対象製品・設備 | 商品参照またはテキスト | 提案する機械・設備を管理 | |
| 候補メーカー | 複数選択または関連 | 比較・照会するメーカーを管理 | |
| 提案概要 | 複数行テキスト | 用途、能力、構成、付帯工事を記録 | |
| 予算 | 通貨 | 顧客予算・投資枠を管理 | |
| 想定売上 | 通貨 | 案件の売上見込みを管理 | |
| 想定原価 | 通貨 | 仕入、工事、運賃等の見込原価を管理 | |
| 想定粗利 | 通貨または計算 | 想定売上－想定原価で算出 | |
| 粗利率 | パーセントまたは計算 | 案件の採算判断に利用 | |
| 受注確度 | パーセント | 売上予測に利用 | 10％／30％／50％／70％／90％ |
| 受注予定日 | 日付 | 月次・四半期予測に利用 | |
| 要求納期 | 日付 | 納入・据付希望日を管理 | |
| 競合・失注理由 | テキストまたはピックリスト | 競合、価格、納期、仕様、延期等を記録 | 価格／納期／仕様／競合／投資延期／内製／連絡不通／その他 |
ポイント：商談は売上予測と次回アクションの共通パイプラインとして管理する。詳細仕様やメーカー回答は引合・仕様、原価は仕入見積、受注後の進捗は納入プロジェクトへ分離する。
5.5 引合・仕様管理モジュール / Custom Module
目的
顧客から受けた設備用途、能力、ワーク、設置条件、ユーティリティ、希望納期、予算等を標準化して管理する。メーカー照会、仕様比較、図面・資料、客先確認事項を集約し、営業担当者の記憶やメールだけに依存しない状態を作る。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 引合番号 | 自動採番 | 引合・仕様案件を一意に識別 | |
| 引合名 | 標準テキスト | 用途・設備名を識別 | |
| 取引先 | 取引先参照 | 引合元の顧客を紐づける | |
| 対象工場 | 取引先参照 | 設置・使用拠点を紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 売上予測を管理する商談へ紐づける | |
| 顧客担当者 | 担当者参照 | 仕様確認の窓口を紐づける | |
| 受付日 | 日付 | 引合を受けた日を管理 | |
| 受付経路 | ピックリスト | 引合の受け方を分類 | 訪問／電話／メール／Web／展示会／販売店／メーカー／その他 |
| 製品カテゴリ | ピックリスト | 設備・商品の大分類を管理 | 工作機械／FA・ロボット／制御／測定／ポンプ／物流設備／その他 |
| 用途・課題 | 複数行テキスト | 顧客が実現したいことを記録 | |
| 数量 | 数値 | 必要台数・数量を管理 | |
| 要求仕様 | 複数行テキスト | 能力、精度、速度、ワーク等を記録 | |
| 設置条件 | 複数行テキスト | 寸法、搬入、電源、エア、配管、安全等を記録 | |
| 希望納期 | 日付 | 納入・稼働希望日を管理 | |
| 予算 | 通貨 | 設備投資予算を管理 | |
| 仕様確認状況 | ピックリスト | 未確認事項の進捗を管理 | 受付／確認中／メーカー照会中／客先回答待ち／仕様確定／中止 |
| 担当者 | ユーザー参照 | 社内の仕様取りまとめ責任者を指定 | |
| 関連文書 | ドキュメント参照 | 図面、写真、仕様書、現地調査票を紐づける |
ポイント：引合・仕様は営業から技術・メーカーへの共通インプットである。未確認事項と確定事項を分け、見積作成前に必要条件が揃ったかを確認する。
5.6 納入設備管理モジュール / Custom Module
目的
どの顧客・工場に、どのメーカー・型式・製造番号の設備を、いつ納入し、どの保証・保守条件で稼働しているかを管理する。問い合わせ、点検、部品、改造、更新提案の基礎データとする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 設備管理番号 | 自動採番 | 納入設備を一意に識別 | |
| 設備名 | 標準テキスト | 設備・機械の名称を管理 | |
| 顧客企業 | 取引先参照 | 設備所有・利用企業を紐づける | |
| 設置工場・拠点 | 取引先参照 | 実際の設置場所を紐づける | |
| メーカー | 取引先参照 | 製造元・ブランドを紐づける | |
| 型式 | テキスト | 機種・型式を管理 | |
| 製造番号 | テキスト | シリアル番号を管理 | |
| 製品カテゴリ | ピックリスト | 設備分類に利用 | 工作機械／FA・ロボット／制御／測定／ポンプ／物流設備／その他 |
| 納入日 | 日付 | 顧客への納入日を管理 | |
| 検収日 | 日付 | 保証・請求の基準日を管理 | |
| 保証終了日 | 日付 | 無償保証の終了日を管理 | |
| 稼働状況 | ピックリスト | 現在の設備状態を管理 | 設置中／稼働中／停止中／修理中／移設／廃棄／不明 |
| 設置ライン・工程 | テキスト | 使用ライン・工程を記録 | |
| 重要度 | ピックリスト | 停止影響・対応優先度を管理 | 最重要／高／中／低 |
| 保守契約 | 保守契約参照 | 有償保守契約を紐づける | |
| 最終点検日 | 日付 | 直近の点検・訪問日を管理 | |
| 次回点検予定日 | 日付 | 予防保全・提案予定に利用 | |
| 顧客設備担当者 | 担当者参照 | 保全・現場窓口を紐づける | |
| 関連文書 | ドキュメント参照 | 仕様書、取説、図面、検査成績書を紐づける |
ポイント：納入設備は受注時または検収時に自動生成し、保証終了、点検予定、部品供給終了、更新目安の通知に利用する。
5.7 仕入見積・調達管理モジュール / Custom Module
目的
メーカー・仕入先への見積依頼、回答価格、通貨、納期、見積有効期限、付帯費用、承認状況を案件単位で管理する。販売管理の正式発注を置き換えるのではなく、客先見積の原価根拠と調達リスクを共有する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 調達案件番号 | 自動採番 | 仕入見積・調達案件を一意に識別 | |
| 調達案件名 | 標準テキスト | メーカー・製品・案件を識別 | |
| 関連商談・受注 | 商談または受注参照 | 元となる案件を紐づける | |
| 仕入先 | 取引先参照 | 見積・発注先を紐づける | |
| メーカー | 取引先参照 | 製造元・ブランドを紐づける | |
| 仕入見積番号 | テキスト | 仕入先の見積番号を管理 | |
| 見積依頼日 | 日付 | 依頼開始日を管理 | |
| 回答日 | 日付 | 仕入回答日を管理 | |
| 通貨 | ピックリスト | 価格通貨を管理 | JPY／USD／EUR／CNY／その他 |
| 適用為替 | 数値 | 客先見積時の換算レートを管理 | |
| 仕入価格 | 通貨 | 機械・部品の仕入額を管理 | |
| 付帯費用 | 通貨 | 運賃、梱包、保険、工事等を管理 | |
| リードタイム | テキスト | 製作・出荷・輸送期間を管理 | 例：受注後20週 |
| 見積有効期限 | 日付 | 価格・条件の有効期限を管理 | |
| 調達ステータス | ピックリスト | 依頼から採用までを管理 | 依頼準備／依頼済／回答待ち／回答済／比較中／採用／不採用／期限切れ |
| 承認状況 | ピックリスト | 原価・仕入条件の承認を管理 | 未申請／申請中／承認済／差戻し／却下 |
| 関連文書 | ドキュメント参照 | メーカー見積、仕様回答、条件書を紐づける |
ポイント：仕入価格は機密情報として項目権限を設定する。見積有効期限、価格改定、為替変動、回答遅延を通知し、古い原価での見積提出を防ぐ。
5.8 納入・据付プロジェクトモジュール / Projects・Project Tasks
目的
受注後の製作、出荷、搬入、据付、配線・配管、試運転、操作教育、検収を管理する。商談・受注・納入設備・仕入先と関連付け、主要マイルストーン、担当、課題、検収・請求予定を追跡する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| プロジェクト名 | 標準テキスト | 納入・据付案件名を管理 | |
| 顧客企業 | 取引先参照 | 契約先・最終需要家を紐づける | |
| 納入先工場 | 取引先参照 | 搬入・設置先を紐づける | |
| 元商談 | 商談参照 | 受注元の営業案件を紐づける | |
| 関連受注 | 受注参照 | 正式な受注内容を紐づける | |
| 対象設備 | 納入設備参照 | 納入対象の設備を紐づける | |
| プロジェクト種別 | ピックリスト | 作業内容を分類 | 機械納入／据付工事／移設／改造／保守工事／その他 |
| フェーズ | ピックリスト | 現在の工程を管理 | 仕様確定／製作／出荷準備／輸送／搬入／据付／試運転／教育／検収 |
| 納入予定日 | 日付 | 設備到着予定を管理 | |
| 据付予定日 | 日付 | 工事・据付予定を管理 | |
| 検収予定日 | 日付 | 検収・請求の基準日を管理 | |
| PM・工務責任者 | ユーザー参照 | 社内の進行責任者を指定 | |
| 営業担当 | ユーザー参照 | 顧客窓口を指定 | |
| 主要仕入先 | 取引先参照 | メーカー・工事会社を紐づける | |
| 進捗率 | パーセント | 工程全体の進捗を管理 | |
| 主要課題 | 複数行テキスト | 納期、搬入、工事、安全等の課題を記録 | |
| 検収状況 | ピックリスト | 完了・請求状況を管理 | 未予定／予定済／実施中／条件付き検収／検収済／差戻し |
| 採算状況 | ピックリストまたは計算 | 売上・原価・追加費用から採算を判定 | 黒字／注意／赤字懸念／要確認 |
ポイント：詳細工程を既存の工程表やメーカーシステムで管理する場合も、VtigerCRMには顧客対応に必要な納期、課題、検収、請求予定を集約する。
5.9 商流・代理店案件管理モジュール / Custom Module
目的
エンドユーザー、販売店、二次店、メーカー等が関係する案件の商流、責任分担、見積提出先、発注元、手数料・口銭を管理する。案件途中の商流変更や重複営業を防ぎ、社内外の役割を明確にする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 商流案件番号 | 自動採番 | 案件固有の商流を一意に識別 | |
| 商流案件名 | 標準テキスト | エンドユーザー・製品・ルートを識別 | |
| 最終需要家 | 取引先参照 | 設備を使用する企業を紐づける | |
| 一次販売店 | 取引先参照 | 直接の見積・受注先を紐づける | |
| 二次販売店 | 取引先参照 | 中間販売店がある場合に紐づける | |
| メーカー | 取引先参照 | 製造元・ブランドを紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 営業案件に紐づける | |
| 商流区分 | ピックリスト | ルートを分類 | 直販／一段商流／二段商流／メーカー直送／紹介／共同受注 |
| 手数料・口銭率 | パーセント | 紹介料・販売手数料の基準を管理 | |
| 責任分担 | 複数行テキスト | 仕様、見積、据付、保証、回収の担当を記録 | |
| 見積提出先 | 取引先参照 | 見積書の宛先を管理 | |
| 発注元 | 取引先参照 | 注文書を発行する企業を管理 | |
| 商流ステータス | ピックリスト | 確認から確定までを管理 | 確認中／社内確認／関係先確認／確定／変更／終了 |
| 注意事項 | 複数行テキスト | テリトリー、重複営業、契約条件等を記録 |
ポイント：取引先マスタの種別だけでは案件固有の商流を表現できない。商談単位で最終需要家、販売店、メーカー、発注元、納入先を関連付ける。
5.10 保守契約管理モジュール / Custom Module
目的
定期点検、予防保全、緊急対応、部品供給、遠隔支援等の契約内容と更新を管理する。対象設備、対応範囲、訪問回数、契約金額、更新日、顧客満足度、追加提案を顧客単位で把握する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 保守契約番号 | 自動採番 | 契約を一意に識別 | |
| 保守契約名 | 標準テキスト | 顧客・設備・契約内容を識別 | |
| 契約企業 | 取引先参照 | 契約相手を紐づける | |
| 対象設備 | 納入設備参照 | 保守対象の設備を紐づける | |
| 契約種別 | ピックリスト | サービス範囲を分類 | 定期点検／予防保全／フルメンテ／緊急対応／遠隔支援／部品供給 |
| 契約範囲 | 複数行テキスト | 対象作業、除外事項、部品条件を記録 | |
| 契約開始日 | 日付 | 契約開始日を管理 | |
| 契約終了日 | 日付 | 更新期限を管理 | |
| 更新種別 | ピックリスト | 更新方法を管理 | 自動更新／都度更新／更新なし／未確認 |
| 更新確認日 | 日付 | 更新活動を開始する日を管理 | 90日前／60日前等 |
| 年間契約金額 | 通貨 | 契約売上を管理 | |
| 訪問頻度 | ピックリスト | 定期点検の頻度を管理 | 毎月／四半期／半年／年1回／都度 |
| 契約内回数・時間 | テキスト | 無償訪問・対応枠を管理 | |
| 初動目標 | テキスト | 緊急時の回答・訪問目標を管理 | 例：4時間以内一次回答 |
| 契約ステータス | ピックリスト | 契約の状態を管理 | 提案中／契約準備／契約中／更新確認／終了／解約 |
| 顧客満足度 | ピックリスト | 定例・点検時の評価を管理 | 高／中／低／未確認 |
| 次回提案 | 複数選択またはテキスト | 更新、部品、改造、設備更新候補を管理 | 契約拡張／予備品／改造／更新／教育 |
ポイント：保守契約は納入設備と必ず関連付ける。保証から有償保守への切替、契約更新、点検実施、部品・改造提案を一連の履歴として管理する。
5.11 チケット・FAQモジュール / HelpDesk・FAQ
目的
納入設備に関する故障、点検、部品、操作質問、品質問題、納期・請求等の問い合わせを管理する。重要度、影響範囲、回答期限、メーカー照会、現地対応、顧客報告、FAQ化を標準化する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| チケット番号 | 自動採番 | 問い合わせ・故障を一意に識別 | |
| 取引先 | 取引先参照 | 問い合わせ元の顧客を紐づける | |
| 対象工場 | 取引先参照 | 設備設置拠点を紐づける | |
| 対象設備 | 納入設備参照 | 対象機械・製造番号を紐づける | |
| 関連担当者 | 担当者参照 | 顧客窓口を紐づける | |
| 問い合わせ種別 | ピックリスト | 対応内容を分類 | 故障／点検／部品／操作質問／品質／納期／請求／改造相談／その他 |
| 重要度 | ピックリスト | 業務への影響度を管理 | 低／中／高／緊急 |
| 影響範囲 | ピックリスト | 停止・品質影響の範囲を管理 | 部分影響／ライン停止／工場影響／安全・品質重大／不明 |
| 受付日時 | 日時 | 問い合わせ受付日時を管理 | |
| 回答期限 | 日時 | 優先度・契約に応じて設定 | |
| 担当部門 | ピックリスト | 対応先を管理 | 営業／サービス／技術／調達／物流／経理／メーカー |
| 担当者 | ユーザー参照 | 社内責任者を指定 | |
| ステータス | ピックリスト | 受付から完了までを管理 | 新規／確認中／メーカー照会／部品手配／訪問予定／顧客確認待ち／完了／保留 |
| 症状・要望 | 複数行テキスト | 現象、エラー、要求を記録 | |
| 原因分類 | ピックリスト | 故障・問題の分析に利用 | 操作／消耗／部品故障／設定／設置環境／製品不具合／外部要因／不明 |
| 対応内容 | 複数行テキスト | 一次回答、処置、報告内容を記録 | |
| 使用部品 | 商品参照またはテキスト | 交換・手配した部品を記録 | |
| FAQ化対象 | チェックボックス | ナレッジ化候補を管理 | はい／いいえ |
ポイント：問い合わせは対象設備を明確にし、商談とは分けて管理する。更新・改造の機会が生じた場合は、商談へ変換して営業へ引き継ぐ。
5.12 活動モジュール / Calendar・Tasks・Events
目的
電話、メール、訪問、オンライン打合せ、メーカー同行、現地調査、仕様打合せ、納期確認、据付立会、点検、更新提案を記録する。長文の日報ではなく、「決定事項」「未確認事項」「次に行うこと」を簡潔に残す運用とする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 活動種別 | ピックリスト | 活動内容を分類 | 電話／メール／訪問／オンライン／メーカー同行／現地調査／仕様打合せ／納期確認／据付立会／点検 |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 活動対象の顧客・販売店・メーカーを紐づける | |
| 関連担当者 | 担当者参照 | 面談・連絡相手を紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 営業案件に紐づける | |
| 関連引合 | 引合参照 | 仕様確認・メーカー照会に紐づける | |
| 関連設備 | 納入設備参照 | 点検・故障・更新提案に紐づける | |
| 実施日時 | 日時 | 活動の実施日時を管理 | |
| 対応者 | ユーザー参照 | 社内担当者を管理 | |
| 活動要旨 | 複数行テキスト | 決定事項・確認内容の要点を記録 | |
| 顧客課題・要望 | 複数行テキスト | 要望、懸念、追加提案の種を記録 | |
| 競合・メーカー情報 | 複数行テキスト | 競合、比較機種、メーカー回答を記録 | |
| 次回アクション | テキスト | 次に行う作業を記録 | |
| 次回期限 | 日付 | 次回対応の期限を管理 | |
| フォロー結果 | ピックリスト | 活動結果を分類 | 完了／要再連絡／資料送付／見積準備／客先回答待ち／メーカー回答待ち／保留 |
ポイント：管理者は文章量ではなく、活動件数、次回アクション未設定、回答期限超過、放置商談、メーカー回答待ちを確認する。
5.13 見積・受注・請求モジュール / Quotes・Sales Orders・Invoices
目的
機械本体、オプション、工事、運賃、据付、教育、保守、部品等の見積を管理する。仕入見積と関連付け、売価、原価、付帯費用、粗利、承認、納期、支払・請求条件を整備し、受注後の販売管理・会計連携につなげる。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 見積番号 | 自動採番 | 見積を一意に識別 | |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 見積先を紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 元となる案件を紐づける | |
| 関連引合 | 引合参照 | 仕様・要求条件を紐づける | |
| 見積区分 | ピックリスト | 見積の種類を分類 | 概算／正式／改訂／追加／部品／保守／修理 |
| 主要メーカー | 取引先参照 | 対象機械・商品のメーカーを管理 | |
| 売上金額 | 通貨 | 客先向け見積金額を管理 | |
| 仕入金額 | 通貨 | メーカー・仕入先の原価を管理 | |
| 付帯費用 | 通貨 | 運賃、工事、保険、諸経費を管理 | |
| 見込粗利 | 計算 | 売上金額－仕入金額－付帯費用で算出 | |
| 粗利率 | 計算 | 見込粗利÷売上金額で算出 | |
| 有効期限 | 日付 | 客先・仕入見積の期限を管理 | |
| 承認状況 | ピックリスト | 値引き・低粗利・重要案件の承認を管理 | 未申請／申請中／承認済／差戻し／却下 |
| 納入条件 | テキスト | 納入場所、運賃、据付、検収条件を管理 | |
| 支払・請求条件 | ピックリスト | 支払・請求タイミングを管理 | 前受／納入時／検収後／分割／月末締／その他 |
| 受注番号 | 自動採番 | 契約確定後の受注を識別 | |
| 販売管理連携区分 | ピックリスト | 販売管理・会計への連携状態を管理 | 未連携／連携待ち／連携済／差戻し／対象外 |
ポイント：VtigerCRMを販売管理・会計の正本にするかは別途判断する。初期は見積版管理、粗利承認、受注・請求予定を管理し、正式発注、在庫、仕訳、入金消込は既存システムを正とする構成が現実的である。
5.14 ドキュメントモジュール / Documents
目的
カタログ、仕様書、図面、メーカー見積、客先見積、契約書、注文書、納入仕様書、工程表、検査成績書、取扱説明書、検収書、点検報告書等を顧客・商談・引合・設備・プロジェクト・問い合わせに紐づける。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 文書名 | 標準テキスト | 資料名・ファイル名を管理 | |
| 文書区分 | ピックリスト | 文書の種類を分類 | カタログ／仕様書／図面／仕入見積／客先見積／注文書／工程表／検査成績書／取説／検収書／点検報告 |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 顧客・販売店・メーカーを紐づける | |
| 関連商談 | 商談参照 | 営業案件に紐づける | |
| 関連引合 | 引合参照 | 要求仕様・メーカー回答に紐づける | |
| 関連設備 | 納入設備参照 | 取説、図面、保守履歴を紐づける | |
| 関連調達案件 | 仕入見積参照 | メーカー見積・条件書を紐づける | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 工程表、検査、検収書を紐づける | |
| 版数 | テキスト | 文書のバージョンを管理 | Rev.A／v1.0／最終版等 |
| 作成日・提出日 | 日付 | 作成・顧客提出日を管理 | |
| 有効期限 | 日付 | 見積、証明書、価格表等の期限管理に利用 | |
| 公開範囲 | ピックリスト | 閲覧・共有範囲を管理 | 社内のみ／関係者共有可／顧客共有可／調達限定／役員限定 |
| 外部保管先URL | URL | SharePoint、OneDrive、Box等の正本保管先を記録 |
ポイント：大容量図面や版管理はSharePoint、OneDrive、Box等を正本とし、VtigerCRMには関連レコード、文書区分、版数、外部保管先URLを登録する方式も有効である。
6. 商談ステージ設計
| ステージ | 内容 | 次に進む条件 |
| 01 引合受付 | 問い合わせ、紹介、既存顧客から設備相談を受けた状態 | 顧客、工場、相談区分、担当者、次回アクションを登録 |
| 02 要件確認 | 用途、能力、設置条件、予算、納期、決裁者を確認中 | 主要要求と未確認事項が引合・仕様に登録される |
| 03 メーカー選定 | 候補メーカー・機種を選び、仕様照会を行う | 照会先、回答期限、比較観点が整理される |
| 04 見積準備 | 仕入見積、付帯費用、売価、粗利、提案書を準備中 | 原価・納期・仕様と社内承認条件が揃う |
| 05 見積提出 | 見積書、仕様書、図面等を顧客へ提出済 | 顧客の評価、懸念、次回予定を登録 |
| 06 技術評価 | デモ、テスト、現地確認、仕様調整を実施中 | 技術課題と採用条件が整理される |
| 07 条件調整 | 価格、納期、商流、支払、保証、工事条件を調整中 | 合意条件と未決事項が明確になる |
| 08 契約準備 | 注文書、契約、与信、発注、工程を準備中 | 受注条件、納期、受注番号、開始条件が確定 |
| 09 受注 | 顧客から正式注文を受領した状態 | 受注登録、納入プロジェクト、設備台帳予定を作成 |
| 10 失注・保留 | 競合、価格、納期、投資延期等で終了・停止 | 失注理由、再接触時期、代替提案候補を登録 |
ポイント：設備本体、部品、保守等で案件規模は異なっても、営業管理のために共通ステージを使用する。技術評価、仕入見積、受注後管理は関連モジュールで補完する。
7. 主要ワークフロー設定例
① リード初回対応漏れ防止
| 項目 | 内容 |
| トリガー | リード新規作成時 |
| 条件 | ステータスが未対応 |
| 処理 | 担当部門・担当者を割り当て、初回対応期限を翌営業日に設定 |
| 通知 | 期限当日と期限超過時に担当者・上長へ通知 |
| 完了条件 | 活動登録または商談化・対象外理由の登録 |
② 引合受付時の確認タスク自動作成
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 引合・仕様レコード作成時 |
| 条件 | 仕様確認状況が受付または確認中 |
| 処理 | 用途、能力、設置条件、予算、納期、現地調査の確認タスクを自動作成 |
| 担当 | 営業担当と技術担当へ割当 |
| 完了条件 | 必須仕様の入力と未確認事項の担当・期限設定 |
③ 放置商談・回答期限アラート
| 項目 | 内容 |
| 条件 | 次回アクション日超過、または一定日数活動なし |
| 対象 | 商談、引合、メーカー回答、客先回答待ち |
| 処理 | 担当者へ通知し、放置一覧へ表示 |
| エスカレーション | 高額案件・重点顧客は上長にも通知 |
④ 仕入見積・メーカー回答管理
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 仕入見積依頼または回答期限設定時 |
| 条件 | 回答期限接近、期限超過、見積有効期限接近 |
| 処理 | 調達担当・営業担当へ通知し、回答状況確認タスクを作成 |
| 追加処理 | 価格改定・納期変更時は関連客先見積を要確認へ変更 |
| 完了条件 | 回答価格、納期、有効期限、関連文書の登録 |
⑤ 低粗利・値引き承認ワークフロー
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 見積保存・承認申請時 |
| 条件 | 粗利率が基準未満、値引率が基準超過、または高額案件 |
| 処理 | 営業責任者または役員へ承認申請 |
| 承認情報 | 値引き理由、競合、戦略性、回収条件を必須化 |
| 結果 | 承認後のみ見積提出可。差戻し時は担当者へ通知 |
⑥ 受注時の納入プロジェクト・設備台帳生成
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 商談ステージが受注、または受注登録時 |
| 処理1 | 納入・据付プロジェクトを自動作成 |
| 処理2 | 納入設備の予定レコードを作成し、メーカー・型式・工場を引継ぎ |
| 処理3 | 調達、出荷、据付、検収、請求の標準タスクを作成 |
| 通知 | 営業、工務、調達、管理部門へ受注情報を通知 |
⑦ 納期遅延・検収予定アラート
| 項目 | 内容 |
| 条件 | 納入・据付・検収予定日が接近、または期限超過 |
| 判定 | 進捗、メーカー納期、搬入条件、未解決課題を確認 |
| 処理 | 担当者へ確認タスクを作成し、リスク一覧へ表示 |
| エスカレーション | 顧客影響がある遅延は営業責任者・経営層へ通知 |
| 完了条件 | 変更予定日、顧客報告状況、対応策の登録 |
⑧ 保証終了・保守契約更新通知
| 項目 | 内容 |
| 条件 | 保証終了日または保守契約終了日の90・60・30日前 |
| 処理 | 担当営業・サービスへ更新確認タスクを作成 |
| 参照情報 | 故障件数、点検履歴、設備年齢、顧客満足度を表示 |
| 提案候補 | 保守契約、予備品、改造、設備更新、教育 |
| 完了条件 | 更新・失注・保留理由と次回接触日の登録 |
⑨ 緊急故障・回答期限通知
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 重要度が緊急、ライン停止、安全・品質重大 |
| 処理 | サービス責任者、営業担当、上長へ即時通知 |
| 期限 | 契約・重要度に応じ一次回答期限を自動設定 |
| エスカレーション | 期限接近・超過時に再通知し、メーカー照会状況を確認 |
| 完了条件 | 原因、対応、顧客報告、再発防止、完了日の登録 |
⑩ 受注・請求・販売管理連携用データ整備
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 受注登録・請求予定確定時 |
| 処理 | 顧客コード、商品コード、案件コード、部門、担当、金額、納期、請求条件を整備 |
| 連携 | CSVまたはAPIで販売管理・会計へ連携 |
| 確認 | 未連携・差戻し・金額不一致を一覧化 |
8. 権限・共有設定の例
全社員利用を前提としつつ、仕入原価、粗利、与信、契約条件、顧客図面、メーカー機密、設備情報、障害情報は必要な範囲に限定する。ロール、プロファイル、共有ルール、項目権限を組み合わせ、営業、技術営業、調達、サービス、管理部門の役割に応じて閲覧・編集範囲を設計する。
| ロール | 想定ユーザー | 主な権限 |
| 管理者 | 情報システム、運用支援担当 | 全権限。項目、ワークフロー、権限、連携、バックアップを管理 |
| 経営層 | 役員、事業責任者 | 全社の商談、売上・粗利、納期リスク、保守更新を閲覧 |
| 営業責任者 | 営業部長、支店長 | 担当組織の顧客、商談、見積、粗利、活動を閲覧・承認 |
| 営業担当 | 営業、ルートセールス | 担当顧客・商談・活動・客先見積を編集。仕入原価は必要範囲のみ |
| 技術営業・工務 | 技術担当、据付責任者 | 引合・仕様、図面、納入プロジェクト、設備情報を編集 |
| 調達担当 | 購買、仕入担当 | 仕入見積、仕入先、原価、納期、関連文書を編集 |
| サービス担当 | 保守、修理、現地対応 | 納入設備、問い合わせ、点検、保守契約、FAQを編集 |
| 管理・経理 | 受注、請求、与信、総務 | 受注・請求予定、契約、与信、販売管理連携を編集 |
| 一般閲覧 | 関係部門、営業支援 | 顧客・担当者・公開範囲の活動と文書を閲覧 |
| 外部・代理店 | 必要時の限定ユーザー | 指定案件・文書・問い合わせのみ参照。原価・他社情報は非公開 |
ポイント：権限は「見せない」だけでなく、「編集できる範囲」「仕入原価・粗利を閲覧できる範囲」「社外共有できる図面・文書」を明確にする。
9. ダッシュボード・レポート例
| ダッシュボード・レポート | 主な指標 | 利用者 |
| 営業パイプライン | ステージ別件数・金額・受注確度・受注予定月 | 経営層、営業責任者 |
| 売上・粗利見込み | 顧客・業界・製品・担当別の売上、原価、粗利率 | 経営層、営業責任者 |
| 重点・大型案件 | 金額、決裁者、競合、次回予定、技術課題 | 経営層、営業 |
| 引合・見積進捗 | 引合受付、仕様確認、見積準備、提出、回答待ち | 営業、技術営業 |
| 見積リードタイム | 引合から提出までの日数、改訂回数、期限超過 | 営業責任者、業務改善 |
| 仕入回答待ち | メーカー・仕入先別の回答待ち、期限、有効期限 | 調達、営業 |
| 低粗利・値引き | 基準未満案件、承認待ち、値引き理由 | 経営層、営業責任者 |
| 納期・据付リスク | 製作、出荷、搬入、据付、検収の遅延・課題 | 工務、営業責任者 |
| 納入設備台帳 | 顧客・工場・メーカー・型式・稼働年数・保証 | 営業、サービス |
| 保証・点検予定 | 保証終了、次回点検、部品交換、更新候補 | サービス、営業 |
| 保守契約更新 | 更新90・60・30日前、金額、満足度、提案候補 | サービス責任者、営業 |
| 問い合わせ・SLA | 緊急件数、期限超過、原因、設備・メーカー別傾向 | サービス責任者、経営層 |
| 休眠・更新提案候補 | 最終接触、設備年齢、故障頻度、未提案顧客 | 営業責任者 |
| 活動・次回アクション | 訪問・連絡件数、期限超過、次回未設定、放置案件 | 営業担当、管理者 |
10. 初期導入時の現実的な最小構成
最初から引合、調達、納入設備、保守まで詳細に作り込むと、項目数と入力負荷が増え、定着が遅れる。初期は顧客・工場、担当者、商談、活動、見積状況の共通基盤を構築し、業務効果の高い領域からカスタムモジュールを追加する。
| 初期対象 | 設定内容 | 狙い |
| 取引先・工場 | 顧客、工場、販売店、メーカー、親子関係、担当組織 | 顧客・拠点情報の重複と探索を減らす |
| 担当者 | 部署、役割、影響度、担当設備・工程 | キーパーソンと窓口を共有する |
| リード・商談 | 流入、案件種別、ステージ、金額、確度、次回予定 | 追客漏れと売上予測を改善する |
| 引合・仕様 | 用途、能力、設置条件、予算、納期、未確認事項 | メーカー照会と見積準備を標準化する |
| 活動 | 訪問・電話・メール要旨、決定事項、次回アクション | 日報ではなく案件推進に必要な情報を残す |
| 見積状況 | 見積番号、提出日、金額、粗利率、期限、承認 | 見積の版・期限・採算を可視化する |
| 文書 | 仕様書、図面、見積、注文書、外部URL | 案件資料を顧客・商談から探せるようにする |
| 基本ワークフロー | 初回対応、放置案件、期限、低粗利承認 | 漏れと属人判断を減らす |
| ダッシュボード | パイプライン、見積進捗、粗利、活動 | 定例会のExcel集計を減らす |
| 初期データ移行 | 顧客、担当者、進行中案件、直近活動 | 短期間で利用価値を出す |
ポイント：初期構築では「顧客・工場・案件情報を探さなくて済む」「見積回答と次回アクションの期限が分かる」状態を最優先にする。
11. 既存システム・データ連携方針
11.1 Excel・見積台帳・納入設備台帳の移行
- 顧客台帳、案件一覧、見積管理表、商品・メーカー一覧、納入設備一覧、保守契約一覧を棚卸しし、重複・表記揺れ・不要列を整理する
- 取引先・担当者・商談・活動を優先して移行し、引合・設備・仕入見積・保守契約は優先部門から段階移行する
- 移行元、旧ID、販売管理コード、最終更新日を保持し、既存システムとの照合と差分移行ができるようにする
- 移行後は、Excelを停止する範囲と、集計・一時作業として残す範囲を明確にする
11.2 メール・カレンダー・名刺・グループウェア
- Microsoft 365またはGoogle Workspaceのメール・予定表について、必要に応じて活動履歴への紐づけや予定同期を検討する
- Teams、Slack等は即時連絡を担い、仕様決定、価格・納期回答、顧客承認等の確定情報はCRMに要約して残す
- 名刺管理を利用している場合は、取引先・担当者への重複確認と、工場・商談・活動への接続ルールを定義する
- 自動連携が難しい場合は、まずCSV取込、メール転送、定型入力で運用を標準化する
11.3 販売管理・在庫・発注・会計システム
- 販売管理は正式な受注、売上、発注、仕入、在庫、請求を正とし、VtigerCRMは商談、引合、見積版、粗利承認、受注・請求予定を保持する
- 顧客コード、商品コード、案件コード、受注番号を共通キーとして、CSVまたはAPIで連携できるようにする
- 在庫・発注は既存システムを正とし、CRMには顧客回答に必要な在庫可否、入荷予定、納期リスクを連携する
- 連携の優先順位は、二重入力削減、見積精度、納期回答、月次締め、API・セキュリティ要件で決定する
11.4 メーカー・仕入先・物流・工事会社との情報連携
- メーカーの見積・納期回答は、メール添付、ポータル出力、EDI等の現行手段を確認し、案件・仕入見積へ紐づける
- 正式発注や輸出入書類は既存システム・文書管理を正とし、CRMには回答期限、担当、ステータス、関連文書を保持する
- 初期はCSV・メール転送・URL参照、次段階でAPI、RPA、EDI連携を検討する
- 回答遅延、価格改定、納期変更、連携エラーをCRM上でステータス管理し、顧客回答前に確認できるようにする
11.5 文書・クラウドストレージ
- 大容量の図面、CAD、検査成績書、写真、動画、取扱説明書等はSharePoint・OneDrive、Google Drive、Box等を正本保管先とする
- VtigerCRMのドキュメントには、ファイルを直接保存するか、外部保管先URLと版数・公開範囲を登録する
- 顧客・工場・商談・引合・設備・プロジェクト・問い合わせから関連文書へ到達できる索引構造を作る
- 顧客図面、メーカー機密、価格資料について、共有リンクの期限・権限・退職者対応を運用ルール化する
12. 導入スケジュール案
| フェーズ | 目安 | 主な作業 | 成果物・完了条件 |
| 0. Fit確認・要件整理 | 1〜2週間 | 取扱製品、商流、現行台帳、見積、販売管理、入力者、KPI、権限を確認 | 初期対象、項目一覧、役割分担、移行・連携方針を合意 |
| 1. 基本CRM構築 | 2〜3週間 | 取引先・工場、担当者、リード、商談、活動、商品・サービス、権限を設定 | 基本画面、入力ルール、商談ステージが利用可能 |
| 2. 見積・引合・帳票設定 | 2〜4週間 | 引合・仕様、見積項目、粗利承認、PDFテンプレート、通知を設定 | 代表案件で引合から見積提出まで通し確認 |
| 3. データ移行・試行 | 1〜2週間 | 顧客、担当者、進行中案件、商品、見積・設備データを移行 | 重複確認、照合、パイロット部門で運用開始 |
| 4. 教育・本稼働 | 1〜2週間 | 役割別研修、操作手順、定例会、問い合わせ窓口を整備 | 本稼働、初期KPIの計測、運用責任者を確定 |
| 5. 段階拡張 | 1〜3か月単位 | 仕入見積、納入設備、据付、保守、販売管理連携を優先順に追加 | 部門別効果と入力負荷を確認し、次段階を承認 |
ポイント：期間はユーザー数、既存データ量、カスタムモジュール数、見積承認・販売管理連携要件によって変動する。最初に1部門・1拠点で試行し、運用を固めてから全社へ広げる方法が現実的である。
13. OSS版VtigerCRM採用の意義
産業機械商社では、営業、技術、調達、物流・工務、サービス、管理部門が同じ案件に関わるため、営業担当だけのCRMでは情報が完成しない。OSS版VtigerCRMを業務管理CRMとして設計し、必要な全社員が利用できる状態を作ることに意義がある。
- 顧客・工場を起点に、商談、引合、見積、納入設備、保守、問い合わせを1つの基盤で確認できる
- ユーザー数増加に伴うCRM本体のライセンス費増を抑えやすく、営業以外の部門へ展開しやすい
- 標準モジュール、項目、ワークフロー、権限、レポートを中心に、自社の商流・商品・サービス業務へ段階的に合わせられる
- データを自社管理し、販売管理、会計、メール、クラウドストレージとのAPI・CSV・RPA連携を自社方針で検討できる
- 一方で、サーバー運用、セキュリティ更新、バックアップ、障害対応、拡張機能の互換性確認を継続的に行う必要がある
最終的には、VtigerCRMを「日報入力のためのシステム」ではなく、顧客・工場別の設備投資、案件、粗利、納期、納入設備、保証・保守状況を確認し、次の行動を決めるための共通業務基盤として運用する。
14. より詳細化するために確認したい事項
| 確認テーマ | 主な確認事項 |
| 事業構成・取扱領域 | 工作機械、FA、制御、測定、ポンプ、物流設備、部品・保守等の売上構成と重点領域 |
| 顧客・拠点構造 | 本社、工場、グループ会社、販売店、メーカーの管理単位とコード体系 |
| 商流・販売ルート | 直販、代理店、二次店、メーカー紹介、輸出案件の比率と責任分担 |
| 引合・仕様確認 | 用途、能力、設置条件、現地調査、メーカー照会、承認の現行手順 |
| 見積・価格決定 | 仕入見積、付帯費用、為替、粗利基準、値引き承認、見積版管理 |
| 受注・納期管理 | 受注登録、メーカー発注、製作、出荷、搬入、据付、検収、請求の流れ |
| 商品・メーカー管理 | 商品コード、型式、価格表、代替品、仕入先、メーカー別条件の管理方法 |
| 納入設備台帳 | 型式・製造番号、設置場所、保証、点検、部品、更新履歴の現行管理 |
| 保守・サービス | 故障受付、現地対応、メーカー照会、部品手配、保守契約、FAQの運用 |
| 既存システム | 販売管理、在庫・発注、会計、メール、名刺、クラウドストレージ、EDI |
| データ移行 | 顧客、担当者、案件、商品、見積、納入設備の件数、品質、重複、旧ID |
| 権限・KPI | 仕入原価・粗利・図面の閲覧範囲、部門共有、経営・営業・サービス指標 |
15. 参考情報
本資料の業務設計は、以下の公開情報および一般的な産業機械・機械工具商社の業務プロセスを参考に作成した。実際の構築時には、対象企業の取扱製品、商流、販売管理、在庫・発注、サービス体制、法務・会計・情報セキュリティ方針を確認し、項目・権限・ワークフローを調整する。
- 一般社団法人 日本産業機械工業会「2026年度 産業機械の受注見通し」（2026年3月27日） https://www.jsim.or.jp/pdf/statistical-data/a-1-54-00-00-00-20260327.pdf
- 一般社団法人 日本工作機械工業会「2025年12月分 受注速報・2025年累計」（2026年1月） https://www.jmtba.or.jp/wjmtbap/wp-content/uploads/2026/01/sokuhou2601.pdf
- 経済産業省「2025年版ものづくり白書」および「製造業を巡る現状と課題 今後の政策の方向性」関連資料 https://www.meti.go.jp/report/whitepaper/mono/2025/ ・ https://www.meti.go.jp/shingikai/sankoshin/seizo_sangyo/pdf/016_04_00.pdf
- 中小企業庁「2025年版 中小企業白書」および中小企業基盤整備機構「中小企業のDX推進に関する調査（2025年）」 https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2025/ ・ https://www.smrj.go.jp/research_case/questionnaire/fbrion0000002pjw-att/202602_DX_report.pdf