1. 設計の基本方針
本資料は、受注生産、多品種少量生産、部品加工、装置・機械製造、OEM・ODM等を行う中小・中堅製造業を想定した、OSS版VtigerCRMの構築・導入設計案である。製造業では、同じ顧客案件に営業、設計・技術、購買、製造、生産管理、品質保証、管理部門が関与し、引合から見積、試作、量産、納入、品質対応までが長期間にわたって進行する。
現状の情報は、ExcelやGoogleスプレッドシート、メール、紙の案件台帳、販売管理、生産管理、図面管理、共有フォルダ等に分散しやすい。その結果、顧客別・品番別の見積履歴、図面版数、価格条件、試作・量産の進捗、クレーム履歴、価格改定状況を横断的に把握しにくくなる。
したがって、製造業向けのVtigerCRMは、MRP・生産計画・BOM・在庫・詳細原価計算を置き換える基幹システムではなく、「顧客」「拠点」「担当者」「案件」「製品・品番」「図面・仕様」「技術確認」「見積」「試作・量産立上げ」「価格改定」「品質対応」を顧客起点で結び付ける業務フロント基盤として設計する。
本設計では、既存の販売管理、生産管理、在庫管理、CAD・PDM、会計、文書管理を直ちに置き換えない。初期は顧客・担当者・案件・活動履歴・見積履歴を共通基盤として整備し、その後、技術確認、図面版管理、試作・量産立上げ、価格改定、クレーム・不具合対応へ段階的に拡張する。
OSS版VtigerCRMはCRM本体のユーザー数課金がない構成を取りやすいため、営業部門だけでなく、設計・技術、品質保証、生産管理、購買、管理部門、経営層まで利用範囲を広げやすい。一方で、サーバー、拡張機能、保守・運用支援、外部連携には別途費用が発生するため、対象業務と費用対効果を段階ごとに確認する。
中小製造業向けのVtigerCRMは、次の4点を中心に設計する。
- 顧客企業・工場・部門・担当者を整理し、購買、設計、品質保証、生産技術等の接点を一元管理する
- 引合から技術確認、見積、試作、量産立上げ、納入、品質対応までを案件・品番単位で関連付ける
- 売上見込みだけでなく、見積条件、粗利、価格改定、技術確認の滞留、品質対応状況を可視化する
- 日報ではなく、活動履歴と次回アクションを中心に運用し、入力負荷を抑えながら部門間共有を定着させる
2. 中小製造業の業務特性を踏まえたCRM設計上の論点
2.1 顧客は会社単位だけでなく、拠点・部門・担当者単位で把握する
製造業では、同じ顧客企業でも本社、工場、研究所、購買部門、設計部門、品質保証部門、生産技術部門で役割と関心事項が異なる。会社名だけの顧客台帳では、仕様決定者、価格決定者、品質窓口、納入先を識別できないため、取引先を起点に拠点・担当者・役割を整理する必要がある。
- 顧客：見込顧客、既存顧客、重点顧客、休眠顧客、商社、代理店、仕入先、外注先等
- 拠点：本社、工場、事業所、研究所、物流拠点、納入先等
- 担当者：購買、設計、品質保証、生産技術、製造、経営層、請求担当等
- 接点：引合、技術打合せ、図面確認、見積説明、納期調整、価格改定、品質報告等
2.2 見積は金額だけでなく、品番・図面版数・ロット・納期条件を残す
製造業では、同じ製品・品番でも、材質、加工方法、表面処理、ロット数量、検査条件、梱包、輸送、納期、外注有無によって価格が変わる。見積金額だけを保存すると、再見積や価格改定時に根拠を再調査する必要があるため、案件、品番、図面版数、条件、原価要素、承認履歴を関連付ける設計が必要である。
- 案件には、顧客品番、自社品番、図面番号・版数、年間数量、ロット、希望納期、目標価格を登録する
- 見積には、材料費、加工費、外注費、金型・治具費、検査費、梱包・輸送費、粗利率を登録する
- 見積改訂時は旧版を上書きせず、版数、変更理由、顧客提示日、承認状況を履歴として保持する
- 正式な原価計算や標準原価は基幹・原価管理を正とし、CRMでは顧客説明と価格判断に必要な要約を管理する
2.3 試作・量産立上げでは、営業・技術・品質・製造の引継ぎが重要
受注生産や新規品番では、引合後に図面確認、加工可否、材料・外注先確認、試作、評価、初回検査、量産条件確定が必要になる。営業段階の要望と受注後の立上げが分断すると、仕様認識違い、準備漏れ、納期遅延、追加費用の未請求が発生しやすいため、案件からプロジェクト・タスクへ連続して引き継ぐ。
- 受注前に、要求仕様、品質基準、検査条件、納入条件、責任範囲、初期費用を明確化する
- 図面・仕様変更は通常メモに埋め込まず、変更内容、影響範囲、追加費用、納期影響、承認を記録する
- 試作、初回品、量産開始のマイルストーンと、部門別タスク・期限・責任者を可視化する
- 量産移行後は、価格改定、追加品番、クレーム、保守・補修部品の履歴へ引き継ぐ
2.4 価格転嫁・品質対応は、案件と品番の履歴として蓄積する
材料費、外注費、物流費、エネルギー費、人件費の上昇が続く環境では、価格改定候補を定期的に抽出し、顧客別・品番別に交渉根拠と回答期限を管理する必要がある。また、品質不具合や納期問題は営業担当者のメールに閉じず、対象品番・ロット・原因・是正処置・顧客報告を一連の履歴として残す。
- 価格改定は、対象品番、現行価格、改定希望価格、根拠、回答期限、交渉結果を案件として管理する
- クレームは、対象品番・ロット、発生日、影響範囲、暫定処置、原因、是正・再発防止を管理する
- 同一品番や同一原因の再発をレポートし、営業・品質・製造が共通認識を持てるようにする
- 顧客別の値上げ受入状況、粗利悪化、クレーム件数から重点対応先と改善対象を抽出する
2.5 VtigerCRM活用のポイント
- 既存のExcel・案件台帳を棚卸しし、顧客・担当者・案件・見積・品番から段階移行できる
- 案件種別によって、新規引合、試作、量産、価格改定、仕様変更、既存追加の入力項目と処理を分岐できる
- 活動履歴を顧客・案件・品番・見積・プロジェクト・クレームへ紐づけ、営業から技術・品質への引継ぎを標準化できる
- OSS版のため、営業・技術・品質・製造・管理部門の全社利用を前提とした権限設計と段階展開を行いやすい
3. CRM導入の目的
3.1 経営層・事業責任者向けの目的
- 顧客別・製品分野別の引合、見積、受注見込み、粗利、価格改定状況を横断的に把握する
- 見積受注率、見積回答リードタイム、重点顧客・重点品番、失注理由を確認する
- 技術確認の滞留、試作・量産立上げの遅延、低粗利案件、重大クレームを早期に把握する
- Excel集計から、日次・週次で更新されるダッシュボード中心の経営管理へ移行する
3.2 営業担当者向けの目的
- 訪問・電話前に、顧客の拠点、キーパーソン、過去見積、対象品番、品質履歴、次回予定を確認する
- 新規引合、試作、量産、価格改定、追加受注を共通ステージで管理し、追客・回答漏れを防ぐ
- 図面、技術回答、見積版、承認状況、試作・量産立上げの進捗を案件から確認できる
- 日報ではなく、活動要旨と次回アクションを登録することで、自分の案件整理と顧客対応に役立てる
3.3 設計・技術・製造・生産管理向けの目的
- 営業が受けた顧客要望、図面版数、数量、納期、品質条件、見積前提を一元的に引き継ぐ
- 技術確認、試作、工程準備、治具・金型、初回検査、量産移行のタスクと期限を管理する
- 仕様変更、短納期、特殊検査、外注工程等の条件を早期に共有し、手戻りを減らす
- 案件・品番単位の過去対応を参照し、類似案件の見積・工程検討を効率化する
3.4 品質保証・アフターサービス向けの目的
- 顧客、対象品番、ロット、納入履歴、図面版数、過去クレームを関連付けて確認する
- 品質不具合、納期遅延、技術質問、仕様確認を区分し、期限・重要度・エスカレーションを標準化する
- 暫定処置、原因分析、是正処置、再発防止、顧客報告を案件として追跡する
- 同一品番・同一原因の再発傾向を把握し、品質会議や顧客報告の資料作成を効率化する
3.5 管理・経理・情報システム部門向けの目的
- 顧客、価格、原価要約、図面、品質情報、契約情報の閲覧・編集権限を整理する
- 販売管理、生産管理、在庫、原価、会計、文書管理との役割分担を明確にする
- 見積・受注・請求予定の基礎データを標準化し、転記と締め処理の負荷を減らす
- 標準機能と設定中心で開始し、運用定着後に必要なカスタムモジュール・連携を追加する
4. VtigerCRMの全体構成
4.1 標準モジュールを活用する領域
| 領域 | VtigerCRMモジュール | 主な用途 |
| 顧客管理 | 取引先 / Accounts | 見込顧客、既存顧客、商社、代理店、仕入先、外注先、顧客拠点を一元管理 |
| 担当者管理 | 担当者 / Contacts | 購買、設計、品質保証、生産技術、製造、経営層、請求担当を管理 |
| 見込客管理 | リード / Leads | Web、電話、展示会、紹介、商社・代理店経由の引合を一次管理 |
| 案件管理 | 商談 / Potentials | 新規引合、試作、量産、価格改定、仕様変更、追加受注を管理 |
| 活動管理 | カレンダー・活動 / Calendar, Events, Tasks | 電話、メール、訪問、技術打合せ、見積説明、納期・品質報告を記録 |
| 見積管理 | 見積 / Quotes | 品番・図面・ロット・原価要素・納期条件・見積版・承認を管理 |
| 受注管理 | 受注 / Sales Orders | 受注確定後の品番、数量、単価、納期、納入先、基幹連携状態を管理 |
| 請求管理 | 請求 / Invoices | 請求予定、支払条件、案件・品番コード、会計連携状態を管理 |
| 進捗管理 | プロジェクト・タスク / Projects, Project Tasks | 試作、量産立上げ、金型・治具、価格改定、重大クレームの進捗を管理 |
| 問い合わせ管理 | チケット / HelpDesk | 技術質問、納期確認、品質不具合、仕様変更、価格相談を管理 |
| ナレッジ管理 | FAQ | 技術回答、品質対応、顧客別注意事項、社内標準手順を蓄積 |
| 文書管理 | ドキュメント / Documents | 図面、仕様書、見積、契約、議事録、品質資料、写真を関連付け |
| 製品管理 | 商品・サービス / Products, Services | 製品・品番、加工・サービス、金型・治具、保守メニューをマスタ化 |
| 営業施策管理 | キャンペーン / Campaigns | 展示会、メール配信、紹介施策、休眠顧客掘り起こしの成果を管理 |
4.2 カスタムモジュールとして追加を検討すべき領域
| カスタムモジュール | 目的 |
| 拠点・工場管理 | 顧客の本社、工場、研究所、事業所、納入先と担当部門・設備・取引条件を管理 |
| 顧客品番・図面版管理 | 自社品番と顧客品番、図面番号、版数、適用日、仕様変更履歴を管理 |
| 技術確認依頼 | 図面・仕様・数量・納期に対する加工可否、材料、外注、検査、リスク、回答期限を管理 |
| 価格改定管理 | 品番別の現行価格、改定根拠、希望価格、回答期限、交渉結果、適用開始日を管理 |
| クレーム・不具合管理 | 対象品番・ロット、暫定処置、原因、是正処置、再発防止、顧客報告を管理 |
| 納入品・設備管理 | 製造番号、納入先、保証、保守契約、点検・交換部品、問い合わせ履歴を管理 |
| 仕入先・外注先管理 | 材料・加工・表面処理・検査等の得意領域、納期、価格、品質評価、取引条件を管理 |
| 品質文書・承認管理 | 検査基準書、承認図、初回品、変更申請、顧客承認、文書有効期限を管理 |
ポイント：初期段階では、取引先・担当者・案件・活動履歴・見積履歴を優先する。品番、技術確認、価格改定、品質対応、納入品管理は、対象製品と既存システムの有無を確認して段階的に追加する。
5. 主要モジュール別の設計
5.1 取引先モジュール / Accounts
目的
見込顧客、既存顧客、重点顧客、商社、代理店、仕入先、外注先等を一元管理する。会社単位の情報だけでなく、本社・工場・事業所・研究所等の拠点、取引製品分野、価格改定状況、品質対応履歴を顧客企業から横断的に参照できる設計とする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 取引先名 | 標準テキスト | 法人・団体の正式名称を管理 | |
| 取引先種別 | ピックリスト | 顧客・関係先の分類に利用 | 見込顧客／既存顧客／重点顧客／休眠顧客／商社／代理店／仕入先／外注先／その他 |
| 拠点区分 | ピックリスト | 本社・工場等の区分を管理 | 本社／工場／事業所／研究所／営業所／物流拠点／納入先／その他 |
| 業種・市場 | ピックリスト | 顧客業界と需要分野の分析に利用 | 自動車／産業機械／電子部品／半導体／医療／食品／建設／エネルギー／その他 |
| 主要製品分野 | 複数選択 | 取引対象となる製品・部品分野を管理 | 加工部品／装置／金型・治具／材料／消耗品／保守部品／その他 |
| 取引形態 | ピックリスト | 直接・商社経由等の取引形態を管理 | 直販／商社経由／代理店経由／支給品加工／OEM・ODM／その他 |
| 顧客ステータス | ピックリスト | 現在の関係性を管理 | 見込／引合中／取引中／価格改定中／休眠／取引停止／要確認 |
| 顧客ランク | ピックリスト | 重点フォローや経営レポートに利用 | A：重点／B：通常／C：育成／休眠候補／要確認 |
| 年間取引額 | 通貨 | 顧客別売上の参考値を管理 | |
| 粗利水準 | ピックリストまたは率 | 顧客別収益性の分析に利用 | 高／標準／低／赤字懸念／未集計 |
| 価格改定状況 | ピックリスト | 値上げ交渉の進捗を管理 | 対象外／候補／準備中／交渉中／合意／見送り |
| 与信区分 | ピックリスト | 取引リスクの管理に利用 | 通常／注意／前受・保証必要／取引停止／未確認 |
| 主担当者 | ユーザー参照 | 社内の営業責任者を指定 | |
| 技術・品質担当 | ユーザー参照 | 主要な技術・品質責任者を指定 | |
| 最終接触日 | 日付 | 活動登録時に自動更新し、放置防止に利用 | |
| 次回接触予定日 | 日付 | 提案、見積フォロー、価格改定等の予定を管理 | |
| 機密区分 | ピックリスト | 閲覧権限の基準に利用 | 通常／価格・原価含む／顧客図面含む／品質情報含む／役員限定 |
ポイント：取引先は製造業CRMの基礎データである。同一企業を部門ごとに重複登録せず、拠点・担当者・関連案件で組織内の関係を表現する。
5.2 担当者モジュール / Contacts
目的
顧客企業の購買、設計、品質保証、生産技術、製造、経営層、請求担当等を管理する。役割、影響度、担当製品・品番、関係する案件・クレームを明確にし、担当変更時も過去の見積・仕様・交渉経緯を引き継げる状態にする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 氏名 | 標準テキスト | 担当者の氏名を管理 | |
| 所属会社 | 取引先参照 | 所属する取引先に紐づける | |
| 所属拠点 | 取引先・拠点参照 | 本社、工場、研究所、事業所等を管理 | |
| 部署 | テキスト | 購買、設計、品質保証、生産技術、製造、経理等を管理 | |
| 役職 | テキスト | 役員、部長、課長、担当者等を管理 | |
| 役割 | ピックリスト | 案件・品質対応上の役割を管理 | 決裁者／価格決定者／仕様決定者／品質窓口／生産窓口／請求担当／その他 |
| キーパーソン区分 | ピックリスト | 意思決定への影響度を管理 | 決裁者／推進者／評価者／実務担当／反対者／通常窓口 |
| 電話番号 | 標準電話 | 会社電話番号を管理 | |
| 携帯番号 | 標準電話 | 直接連絡用の番号を管理 | |
| メールアドレス | 標準メール | 資料送付、通知、メール連携に利用 | |
| 担当製品・品番 | 複数選択または関連 | 関係する製品・品番を管理 | |
| 商談影響度 | ピックリスト | 受注・価格判断への影響度を管理 | 高／中／低／不明 |
| 異動・退職確認日 | 日付 | 担当者情報の鮮度管理に利用 | |
| 関係性メモ | 複数行テキスト | 交渉傾向、関心事項、注意点を記録 | |
| 個人情報取扱区分 | ピックリスト | 個人情報の管理区分に利用 | 通常／要注意／削除依頼あり／連絡停止 |
ポイント：購買窓口だけでなく、仕様決定者、品質窓口、生産技術、決裁者を紐づけることで、受注確度と問題対応力を高める。
5.3 リードモジュール / Leads
目的
Web問い合わせ、電話、展示会、商社・代理店紹介、既存顧客紹介、名刺交換等から得た未整理の見込情報を一時的に受け止める。初回対応期限を明確にし、製品分野、数量、希望納期、図面有無、技術確認要否を確認した上で取引先・担当者・案件へ変換する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| リード名 | 標準テキスト | 問い合わせ者・見込担当者名を管理 | |
| 会社名 | 標準テキスト | 法人・団体名を管理 | |
| 流入経路 | ピックリスト | 施策別の成果測定に利用 | Web／電話／紹介／展示会／商社／代理店／名刺／既存顧客／その他 |
| 相談区分 | ピックリスト | 担当者割当と案件種別判断に利用 | 新規引合／試作／量産／価格相談／仕様変更／品質相談／保守・部品／その他 |
| 相談内容 | 複数行テキスト | 問い合わせ本文、要望、背景を記録 | |
| 製品分野 | 複数選択またはテキスト | 対象製品・加工分野を記録 | 切削／板金／成形／鋳造・鍛造／表面処理／装置／部材／その他 |
| 図面・仕様有無 | ピックリスト | 技術確認に必要な資料の有無を把握 | あり／後日入手／なし／秘密保持後に開示／未確認 |
| 想定数量 | 数値またはテキスト | 試作数、月間・年間数量を把握 | |
| 希望納期 | 日付 | 初回回答・製作開始の基準に利用 | |
| 緊急度 | ピックリスト | 初回対応優先度に利用 | 高／中／低 |
| 担当部門 | ピックリスト | 相談内容に応じた割当先を管理 | 営業／技術営業／設計・技術／品質／保守／管理／その他 |
| 初回対応期限 | 日付 | 登録時に自動設定し、対応漏れを防止 | 登録日から1営業日以内 |
| リードステータス | ピックリスト | 未対応から案件化までの状態を管理 | 未対応／対応中／資料待ち／技術確認中／案件化／保留／対象外／重複 |
| 次回アクション | テキスト | 次に行う連絡・資料依頼・日程調整を記録 |
ポイント：リードは長期保管場所ではない。初回確認後に案件化するか、対象外理由と再接触時期を明確にする。
5.4 案件モジュール / Potentials
目的
新規引合、試作、量産、既存品追加、仕様変更、価格改定、商社経由案件を管理する中核モジュールである。共通の営業ステージを使用しつつ、案件種別に応じて品番、図面、ロット、納期、技術確認、見積条件等の項目を切り替える。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 案件名 | 標準テキスト | 案件を識別する名称を管理 | 例：A社 XX部品 試作／B社 装置更新／C社 価格改定 |
| 取引先 | 取引先参照 | 案件相手となる顧客を紐づける | |
| 顧客担当者 | 担当者参照 | 購買・設計・品質等の窓口を紐づける | |
| 主担当者 | ユーザー参照 | 社内の営業責任者を指定 | |
| 案件種別 | ピックリスト | 業務フローと必須項目を分岐 | 新規引合／試作／量産／既存追加／価格改定／仕様変更／商社経由／保守・部品／その他 |
| 案件ステージ | ピックリスト | 営業進捗を管理 | 初回接点／要件確認／技術確認／見積準備／見積提出／条件調整／受注／失注／保留 |
| 対象製品・品番 | 製品参照 | 対象となる製品・品番を紐づける | |
| 図面番号・版数 | テキスト | 適用図面・仕様書の番号と版数を管理 | 例：DWG-001 Rev.C |
| 年間数量 | 数値 | 想定年間需要を管理 | |
| ロット数量 | 数値 | 1回あたりの発注・製造数量を管理 | |
| 希望納期 | 日付 | 顧客希望納期を管理 | |
| 希望単価 | 通貨 | 顧客目標価格を管理 | |
| 想定売上 | 通貨 | 案件の売上見込みを管理 | |
| 想定原価 | 通貨 | 材料・加工・外注等の見込原価を管理 | |
| 想定粗利 | 計算 | 想定売上－想定原価で算出 | |
| 粗利率 | パーセントまたは計算 | 案件の採算判断に利用 | |
| 受注確度 | パーセント | 売上予測に利用 | 10％／30％／50％／70％／90％ |
| 技術確認状況 | ピックリスト | 加工・製作可否の確認状態を管理 | 未依頼／確認中／対応可／条件付き可／対応不可 |
| 次回アクション | テキスト | 次に実施する対応を記録 | |
| 次回アクション日 | 日付 | 放置防止用の期限を設定 | |
| 失注理由 | ピックリスト | 失注要因の分析に利用 | 価格／納期／品質条件／設備・技術不足／最小ロット／競合／案件中止／連絡不通／その他 |
ポイント：案件は受注見込みだけでなく、顧客要求と社内対応をつなぐ単位である。受注後は、試作・量産立上げプロジェクト、受注・請求、納入品台帳へ引き継ぐ。
5.5 製品・品番モジュール / Products・Custom Module
目的
自社品番、顧客品番、製品名、材質、加工方法、表面処理、図面番号・最新版数、標準ロット、標準リードタイム等を管理する。BOMや詳細工程を置き換えるのではなく、営業・見積・品質対応に必要な品番情報の要約と関連履歴を共有する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 製品・品番名 | 標準テキスト | 製品・部品を識別する名称を管理 | |
| 自社品番 | テキスト | 自社管理コードを記録 | |
| 顧客品番 | テキスト | 顧客側品番を記録 | |
| 関連顧客 | 取引先参照 | 主な納入先・対象顧客を紐づける | |
| 製品カテゴリ | ピックリスト | 製品・加工種別を分類 | 加工品／装置／金型・治具／部材／消耗品／保守部品／その他 |
| 材質 | テキストまたはピックリスト | 主要材質を管理 | 鉄／SUS／アルミ／銅／樹脂／ゴム／複合材／その他 |
| 加工方法 | 複数選択 | 主要工程を管理 | 切削／板金／溶接／成形／鋳造／鍛造／組立／表面処理／検査／その他 |
| 表面処理・仕上げ | テキスト | メッキ、塗装、アルマイト等を記録 | |
| 図面番号 | テキスト | 図面管理番号を記録 | |
| 最新図面版数 | テキスト | 最新の適用Revを管理 | Rev.A／Rev.B／Rev.C等 |
| 図面適用日 | 日付 | 最新版の適用開始日を管理 | |
| 標準ロット | 数値 | 標準的な発注・製造数量を管理 | |
| 標準リードタイム | 数値・テキスト | 通常納期を管理 | 営業日／暦日 |
| 標準売価 | 通貨 | 参考単価を管理 | |
| 原価水準 | 通貨または区分 | 見積用の原価要約を管理 | |
| 製品ステータス | ピックリスト | 採用・廃番・設変等を管理 | 見積中／試作／量産中／休止／廃番予定／廃番／設計変更中 |
| 主担当部門 | ピックリスト | 社内の管理責任部門を指定 | 営業／設計・技術／製造／品質／保守 |
| 機密区分 | ピックリスト | 図面・仕様の閲覧制御に利用 | 通常／顧客機密／輸出管理対象／管理者限定 |
ポイント：製品・品番は案件、見積、図面、クレーム、価格改定を結ぶキーである。顧客品番と自社品番の対応関係を明確にする。
5.6 技術確認依頼モジュール / Custom Module
目的
営業が受けた図面・仕様・数量・納期条件について、設計・技術・製造・品質が加工可否、設備能力、材料、外注、検査、リスク、回答期限を確認する。メール依頼を標準化し、回答根拠と判断履歴を案件へ残す。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 技術確認番号 | 自動採番 | 依頼を一意に識別する番号 | |
| 技術確認名 | 標準テキスト | 顧客・品番・確認内容を識別 | |
| 関連案件 | 案件参照 | 元となる引合・案件を紐づける | |
| 対象製品・品番 | 製品参照 | 確認対象の製品・品番を紐づける | |
| 図面番号・版数 | テキスト | 確認対象の図面・仕様を管理 | |
| 依頼部門・依頼者 | ユーザー参照 | 営業等の依頼元を管理 | |
| 担当部門 | ピックリスト | 回答責任部門を管理 | 設計／生産技術／製造／品質／購買／複数部門 |
| 依頼日 | 日付 | 確認依頼日を管理 | |
| 回答期限 | 日付 | 見積回答に必要な期限を管理 | |
| 確認区分 | 複数選択 | 確認内容を分類 | 加工可否／設備能力／材料／外注／検査／公差／法規・規格／納期／その他 |
| 顧客要求内容 | 複数行テキスト | 図面・仕様・品質・数量・納期条件を記録 | |
| 技術回答 | 複数行テキスト | 対応可否、条件、代替案、注意事項を記録 | |
| 加工可否 | ピックリスト | 対応判断を管理 | 可／条件付き可／不可／追加確認 |
| リスク区分 | 複数選択 | 懸念事項を管理 | 品質／納期／設備／材料／外注／コスト／法規／その他 |
| 追加資料依頼 | テキスト | 不足図面、仕様、現物等を記録 | |
| 見積前提条件 | 複数行テキスト | 見積へ引き継ぐ条件を記録 | |
| 回答ステータス | ピックリスト | 依頼から回答までを管理 | 未着手／確認中／他部門待ち／回答済／差戻し／中止 |
| 回答日 | 日付 | 技術回答完了日を管理 | |
| 承認者 | ユーザー参照 | 重要案件の技術承認者を指定 |
ポイント：技術確認は営業と現場の共通タスクである。図面未添付、版数未確認、回答期限超過を自動通知し、見積前提の抜けを防ぐ。
5.7 見積モジュール / Quotes
目的
品番、図面版数、ロット、年間数量、材料費、加工費、外注費、金型・治具費、検査費、梱包・輸送費、納期条件、粗利率を条件付き価格として管理する。改訂時は版数と変更理由を保持し、値引き・低粗利・短納期案件の承認を標準化する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 見積番号 | 自動採番 | 見積を一意に識別する番号 | |
| 見積版数 | テキスト | 初版・改訂版を管理 | 初版／第2版／第3版／Rev.A等 |
| 関連案件 | 案件参照 | 元となる案件に紐づける | |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 顧客企業を紐づける | |
| 対象製品・品番 | 製品参照 | 見積対象を紐づける | |
| 図面番号・版数 | テキスト | 価格前提となる図面・仕様を管理 | |
| 数量条件 | 数値またはテキスト | 試作数、ロット数量、年間数量を管理 | |
| 材料費 | 通貨 | 概算材料費を管理 | |
| 加工費 | 通貨 | 社内加工・組立費を管理 | |
| 外注費 | 通貨 | 表面処理、熱処理、検査等を管理 | |
| 金型・治具費 | 通貨 | 初期費用を管理 | |
| 梱包・輸送費 | 通貨 | 物流条件を管理 | |
| 見積金額 | 通貨 | 顧客向け提示金額を管理 | |
| 見込粗利率 | 計算 | 見積金額と原価要素から算出 | |
| 回答納期 | 日付またはテキスト | 自社が回答する納期を管理 | |
| 見積有効期限 | 日付 | 価格有効期限を管理 | |
| 承認状況 | ピックリスト | 値引き・低粗利・重要案件の承認を管理 | 未申請／申請中／承認済／差戻し／却下 |
ポイント：見積は単なる金額ではなく、前提条件付きの価格情報である。再見積・価格改定に使える根拠を残す。
5.8 プロジェクト・タスクモジュール / Projects・Project Tasks
目的
試作、量産立上げ、新規顧客取引開始、金型・治具製作、工程変更、価格改定、重大クレーム対応を管理する。案件からプロジェクトを作成し、部門別タスク、期限、責任者、マイルストーン、顧客承認を追跡する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| プロジェクト名 | 標準テキスト | 試作・量産立上げ等の名称を管理 | |
| 顧客企業 | 取引先参照 | 対象顧客を紐づける | |
| 元案件 | 案件参照 | 受注元の案件を紐づける | |
| 対象製品・品番 | 製品参照 | 対象製品・品番を紐づける | |
| プロジェクト種別 | ピックリスト | 作業内容を分類 | 試作／量産立上げ／新規顧客導入／金型・治具／工程変更／価格改定／重大クレーム／その他 |
| フェーズ | ピックリスト | 現在の工程を管理 | 仕様確定／材料・外注手配／試作／評価／初回検査／顧客承認／量産準備／量産開始／完了 |
| 開始日 | 日付 | プロジェクト開始日を管理 | |
| 終了予定日 | 日付 | 完了・量産開始予定日を管理 | |
| 責任者 | ユーザー参照 | 社内責任者を指定 | |
| 顧客責任者 | 担当者参照 | 顧客側の確認・承認責任者を管理 | |
| 進捗率 | パーセント | 全体進捗を管理 | |
| 主要マイルストーン | 複数行テキスト | 試作提出、承認、初回納入等を記録 | |
| 未完了タスク数 | 数値または集計 | 遅延リスクの把握に利用 | |
| 期限超過タスク数 | 数値または集計 | 要エスカレーション案件を把握 | |
| 仕様変更件数 | 数値または集計 | 変更影響を把握 | |
| 顧客承認予定日 | 日付 | 承認・量産移行の基準に利用 | |
| 納期影響 | ピックリスト | 顧客納期への影響を判定 | なし／注意／遅延懸念／遅延確定／要確認 |
| 課題・リスク | 複数行テキスト | 品質、設備、材料、外注、納期等を記録 |
ポイント：詳細な製造指示・工程実績は生産管理を正とし、VtigerCRMには顧客対応上重要なマイルストーン、課題、承認、納期影響を集約する構成が有効である。
5.9 価格改定管理モジュール / Custom Module
目的
材料費、外注費、物流費、エネルギー費、人件費、ロット・納期条件の変化に伴う価格改定を顧客・品番単位で管理する。改定根拠、現行価格、希望価格、粗利影響、回答期限、交渉履歴、適用開始日を記録し、価格転嫁漏れを防ぐ。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 価格改定番号 | 自動採番 | 価格改定を一意に識別 | |
| 価格改定名 | 標準テキスト | 顧客・品番・改定内容を識別 | |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 交渉対象の顧客を紐づける | |
| 対象製品・品番 | 製品参照 | 改定対象品番を紐づける | |
| 現行価格 | 通貨 | 現在の販売単価を管理 | |
| 改定希望価格 | 通貨 | 提示・目標単価を管理 | |
| 改定率 | 計算 | 現行価格と希望価格から算出 | |
| 改定根拠 | 複数選択 | 値上げ理由を管理 | 材料費／外注費／物流費／エネルギー費／人件費／ロット変更／短納期／仕様変更／その他 |
| 根拠説明 | 複数行テキスト | 顧客説明に必要な内容を記録 | |
| 粗利影響 | 通貨または率 | 改定前後の採算影響を管理 | |
| 回答期限 | 日付 | 顧客回答の期限を管理 | |
| ステータス | ピックリスト | 候補から適用までを管理 | 候補／社内検討／資料準備／提示済／交渉中／合意／見送り／適用済 |
| 適用開始日 | 日付 | 新価格の適用日を管理 | |
| 交渉結果・条件 | 複数行テキスト | 合意単価、段階改定、条件変更等を記録 |
ポイント：価格改定は通常の営業メモではなく、対象品番、根拠、回答期限、交渉結果を持つ案件として管理する。
5.10 クレーム・不具合管理モジュール / HelpDesk・Custom Module
目的
品質不具合、納期遅延、数量違い、仕様相違、輸送破損、技術質問を管理する。対象品番・ロット、重要度、影響範囲、暫定処置、原因、是正処置、再発防止、顧客報告を標準化し、同一問題の再発を確認できる状態にする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 案件番号 | 自動採番 | クレーム・不具合を一意に識別 | |
| 取引先 | 取引先参照 | 問い合わせ元の顧客を紐づける | |
| 関連担当者 | 担当者参照 | 顧客側の連絡窓口を紐づける | |
| 対象製品・品番 | 製品参照 | 問題対象の品番を紐づける | |
| 対象ロット・適用仕様 | テキスト | ロット・製造番号、図面番号・版数を管理 | |
| 問合せ種別 | ピックリスト | 対応内容を分類 | 品質不具合／納期遅延／数量違い／仕様相違／輸送破損／技術質問／価格相談／その他 |
| 重要度 | ピックリスト | 顧客・業務への影響度を管理 | 低／中／高／緊急 |
| 発生日・受付日時 | 日時 | 問題発生・受付日時を管理 | |
| 顧客報告期限 | 日時 | 一次・正式報告の期限を設定 | |
| 担当部門 | ピックリスト | 対応先を管理 | 営業／品質／設計・技術／製造／生産管理／購買／物流／外注先 |
| ステータス | ピックリスト | 受付から完了までを管理 | 新規／暫定対応中／原因調査中／顧客確認待ち／是正対応中／完了／保留 |
| 不具合内容 | 複数行テキスト | 現象、数量、影響、顧客要求を記録 | |
| 暫定処置 | 複数行テキスト | 流出防止・代替対応等を記録 | |
| 原因区分 | ピックリスト | 傾向分析に利用 | 設計／材料／加工／組立／検査／外注／物流／顧客起因／未特定 |
| 是正処置・再発防止 | 複数行テキスト | 恒久対策と水平展開を記録 | |
| 顧客報告状況 | ピックリスト | 顧客への報告状況を管理 | 未報告／一次報告済／調査報告済／是正報告済／完了報告済 |
| 完了日 | 日付 | 対応完了日を管理 |
ポイント：品質対応を営業担当者のメールに閉じず、顧客・品番・ロット・図面版数と関連付け、期限と責任者を明確にする。
5.11 受注・請求モジュール / Sales Orders・Invoices
目的
受注確定後の品番、数量、単価、納期、納入先、支払条件、案件コード、請求予定を管理する。正式な受注残・在庫引当・出荷・売上・入金は販売管理を正とし、CRMでは案件から基幹へ渡す営業・顧客対応情報と連携状況を整備する。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 受注番号 | 自動採番 | 受注を一意に識別 | |
| 関連案件 | 案件参照 | 元となる案件に紐づける | |
| 関連見積 | 見積参照 | 採用された見積版を紐づける | |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 顧客企業を紐づける | |
| 顧客注文番号 | テキスト | 顧客側の注文番号を管理 | |
| 対象製品・品番 | 製品参照 | 受注品番を紐づける | |
| 受注数量 | 数値 | 受注数量を管理 | |
| 受注単価 | 通貨 | 確定単価を管理 | |
| 受注金額 | 通貨 | 確定受注金額を管理 | |
| 希望納期 | 日付 | 顧客希望納期を管理 | |
| 回答納期 | 日付 | 自社回答納期を管理 | |
| 納入先 | 取引先・拠点参照 | 工場・倉庫等の納入先を管理 | |
| 支払条件 | ピックリスト | 請求・入金条件を管理 | 月末締翌月／翌々月／前払い／検収後／その他 |
| 受注ステータス | ピックリスト | 基幹連携・進行状態を管理 | 受注確認中／基幹連携待ち／連携済／生産中／出荷済／完了／取消 |
| 基幹連携区分 | ピックリスト | 販売管理への連携状態を管理 | 未連携／連携待ち／連携済／差戻し／対象外 |
| 請求予定日 | 日付 | 請求漏れ防止に利用 | |
| 請求ステータス | ピックリスト | 請求・会計連携状態を管理 | 未予定／予定済／請求済／入金確認済／差戻し |
| 注意事項 | 複数行テキスト | 納入・検収・請求条件の注意を記録 |
ポイント：VtigerCRMを販売管理の正本にするかは別途判断する。初期は受注・請求予定と基幹連携状態を管理し、確定売上・入金消込は既存システムを正とする。
5.12 活動モジュール / Calendar・Tasks・Events
目的
電話、メール、訪問、Web会議、工場打合せ、技術打合せ、見積説明、納期調整、価格改定交渉、品質報告を記録する。長文の日報ではなく、「何を確認したか」「条件は何か」「次に何をするか」を簡潔に残す運用とする。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 活動種別 | ピックリスト | 活動内容を分類 | 電話／メール／訪問／Web会議／工場打合せ／技術打合せ／見積説明／納期調整／価格改定／品質報告／その他 |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 活動対象の顧客・商社・外注先を紐づける | |
| 関連担当者 | 担当者参照 | 面談・連絡相手を紐づける | |
| 関連案件 | 案件参照 | 引合・価格改定等に紐づける | |
| 関連製品・品番 | 製品参照 | 対象品番に紐づける | |
| 関連見積 | 見積参照 | 見積説明・条件確認に紐づける | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 試作・量産立上げの打合せに紐づける | |
| 関連クレーム | チケット参照 | 品質・納期対応に紐づける | |
| 実施日時 | 日時 | 活動の実施日時を管理 | |
| 対応者 | ユーザー参照 | 社内担当者を管理 | |
| 活動要旨 | 複数行テキスト | 会話・確認内容の要点を記録 | |
| 確定条件・注意事項 | 複数行テキスト | 価格、仕様、納期、品質等の重要事項を記録 | |
| 次回アクション | テキスト | 次に行う作業を記録 | |
| 次回期限 | 日付 | 次回対応の期限を管理 |
ポイント：管理者は日報の文章量ではなく、活動件数、次回アクション未設定、期限超過、長期未接触、見積後未フォローを確認する。
5.13 ドキュメントモジュール / Documents
目的
図面、仕様書、見積書、契約書、議事録、検査基準書、工程表、写真、不具合報告書、是正処置報告書等を顧客・案件・品番・見積・プロジェクト・クレームに紐づける。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 文書名 | 標準テキスト | 資料名・ファイル名を管理 | |
| 文書区分 | ピックリスト | 文書の種類を分類 | 図面／仕様書／見積書／契約書／議事録／検査基準／工程表／品質報告／写真／承認図／その他 |
| 関連取引先 | 取引先参照 | 文書に関係する顧客・外注先を紐づける | |
| 関連案件 | 案件参照 | 引合・価格改定等に紐づける | |
| 関連製品・品番 | 製品参照 | 対象製品・品番を紐づける | |
| 関連見積 | 見積参照 | 価格前提資料を紐づける | |
| 関連プロジェクト | プロジェクト参照 | 試作・量産立上げ資料を紐づける | |
| 関連クレーム | チケット参照 | 品質資料・是正報告を紐づける | |
| 図面番号 | テキスト | 図面・仕様の管理番号を記録 | |
| 版数 | テキスト | 文書のバージョンを管理 | Rev.A／Rev.B／最終版／承認版等 |
| 作成日・提出日 | 日付 | 作成・顧客提出日を管理 | |
| 適用日・有効期限 | 日付 | 仕様適用日、見積・資格資料の期限に利用 | |
| 顧客承認状況 | ピックリスト | 承認図・仕様の状態を管理 | 未提出／提出済／確認中／承認済／差戻し／不要 |
| 公開範囲 | ピックリスト | 閲覧・共有範囲を管理 | 社内のみ／関係部門／顧客共有可／品質限定／管理部門限定／役員限定 |
| 機密区分 | ピックリスト | 機密性の管理に利用 | 通常／顧客機密／価格・原価／品質情報／輸出管理／管理者限定 |
| 外部保管先URL | URL | SharePoint、OneDrive、Google Drive、NAS等の正本保管先を記録 | |
| 原本保管場所 | テキスト | 紙原本・電子承認システム等の所在を記録 |
ポイント：CADデータや機密図面、大容量写真はSharePoint、OneDrive、Google Drive、NAS等を正本とし、VtigerCRMにはリンク、版数、概要、公開範囲を登録する方式が現実的である。
5.14 納入品・設備・保守管理モジュール / Custom Module
目的
装置、機械、金型、治具、交換部品等を納入する企業では、顧客拠点、製造番号、納入日、保証期間、保守契約、点検履歴、交換部品、問い合わせを管理する。部品加工企業では、量産品番の採用期間、最終納入、廃番・設変状況を管理する用途に置き換えられる。
主な項目
| フィールド名 | 種別 | 説明 | ピックリスト候補値・設定例 |
| 納入品・設備番号 | 自動採番 | 納入対象を一意に識別 | |
| 納入品名 | 標準テキスト | 装置・金型・治具・量産品番等を識別 | |
| 顧客企業 | 取引先参照 | 納入先企業を紐づける | |
| 設置・納入拠点 | 取引先・拠点参照 | 工場・事業所・ライン等を管理 | |
| 関連製品・品番 | 製品参照 | 製品・品番マスタを紐づける | |
| 製造番号・管理番号 | テキスト | シリアル、金型番号等を管理 | |
| 納入日 | 日付 | 納入・設置日を管理 | |
| 保証終了日 | 日付 | 保証期限を管理 | |
| 保守契約状況 | ピックリスト | 保守・点検契約を管理 | なし／保証期間中／契約中／更新確認中／終了 |
| 最終点検・最終納入日 | 日付 | 保守・量産継続状況を把握 | |
| 次回点検・更新予定日 | 日付 | 定期対応・更新提案に利用 | |
| 稼働・採用状況 | ピックリスト | 現在の状態を管理 | 立上げ中／稼働中／休止／設計変更中／廃止予定／廃止 |
| 注意事項 | 複数行テキスト | 設置条件、交換部品、顧客固有仕様等を記録 |
ポイント：納入品台帳を顧客・品番・案件・問い合わせに紐づけることで、保守対応、追加受注、更新提案、設計変更の影響確認を効率化する。
6. 案件ステージ設計
| ステージ | 内容 | 次に進む条件 |
| 01 初回接点 | 問い合わせ、紹介、展示会、既存顧客からの相談を受けた状態 | 顧客、相談区分、担当者、次回アクションを登録 |
| 02 要件・仕様確認 | 対象品、図面、数量、ロット、納期、品質条件を確認中 | 主要条件と顧客側の検討・決裁プロセスが確認できる |
| 03 技術確認 | 加工・製作可否、材料、設備、外注、検査、リスクを確認中 | 技術回答と見積前提条件が整理される |
| 04 見積準備 | 原価要素、ロット、納期、初期費用、承認を整理中 | 見積金額、条件、社内承認が確定する |
| 05 見積提出 | 見積書・技術回答・納期回答を顧客へ提示済 | 顧客の評価・懸念・次回予定を登録 |
| 06 条件調整 | 価格、納期、数量、仕様、品質、支払条件を調整中 | 合意条件と未決事項が整理される |
| 07 受注 | 注文・内示・契約が確定した状態 | 試作・量産立上げ、受注・基幹連携へ引継ぎ |
| 08 失注 | 価格、納期、技術条件、競合等により失注 | 失注理由と再提案可否を登録 |
| 09 保留 | 時期未定、図面待ち、予算待ち等で一時停止 | 再フォロー予定日と保留理由を登録 |
| 10 長期フォロー | 次年度計画、モデルチェンジ、設備更新、価格改定時期を待つ状態 | 再接触日と提案テーマを設定 |
ポイント：案件種別が異なっても、経営・営業管理のために共通ステージを使用する。受注後の管理先だけを試作・量産立上げ、価格改定、品質対応等に分岐する。
7. 主要ワークフロー設定例
① リード初回対応漏れ防止
| 項目 | 内容 |
| トリガー | リード新規作成時 |
| 条件 | 流入経路がWeb、電話、紹介、展示会、商社、代理店、名刺等 |
| 処理 | 相談区分・製品分野に応じて担当部門へ通知し、初回対応タスクを自動作成 |
| 期限 | 登録日から1営業日以内 |
| 目的 | 初動遅れを防ぎ、引合情報をメール・名刺の中に埋もれさせない |
② 案件ステージ変更時の次回タスク自動作成
| 項目 | 内容 |
| 初回接点 → 要件・仕様確認 | 品番、図面、数量、ロット、納期、品質条件の確認タスクを作成 |
| 要件・仕様確認 → 技術確認 | 技術確認依頼と図面・仕様添付確認タスクを作成 |
| 技術確認 → 見積準備 | 原価確認、外注確認、納期確認、見積承認タスクを作成 |
| 見積準備 → 見積提出 | 提出後フォローと顧客評価確認タスクを作成 |
| 受注 | 案件種別に応じて試作・量産立上げ、受注・基幹連携タスクを発行 |
③ 放置案件・見積後未フォローアラート
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 日次バッチ |
| 条件 | 案件ステージが「見積提出」「条件調整」で、最終活動日から7日または14日以上経過 |
| 処理 | 担当者へ通知し、さらに一定期間経過時は営業責任者へエスカレーション |
| 目的 | 見積提出後の追客漏れ、回答待ち案件の放置を防止 |
④ 技術確認・図面版数チェック
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 案件ステージが「技術確認」、または技術確認依頼の新規作成時 |
| 条件 | 図面未添付／版数未入力／回答期限未設定／回答期限超過 |
| 処理 | 不足項目入力タスク、担当技術者への確認タスク、期限超過通知を自動作成 |
| 追加処理 | 図面版数変更時は関連見積・受注・プロジェクトの影響確認タスクを作成 |
| 目的 | 仕様取り違え、見積前提の抜け、技術回答遅延を防止 |
⑤ 低粗利・値引き・短納期承認ワークフロー
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 見積または案件の金額・原価・納期条件更新時 |
| 条件 | 粗利率が社内基準未満、値引率が一定以上、短納期、特殊検査、金型・治具費が発生 |
| 処理 | 営業責任者、技術・製造責任者、事業責任者へ承認依頼を自動作成 |
| 承認後 | 見積PDF出力、顧客提出、条件調整へ進行可能 |
| 目的 | 採算、品質、納期リスクを含む価格決定ガバナンスを標準化 |
⑥ 受注時の試作・量産立上げプロジェクト自動作成
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 案件ステージ = 受注、案件種別 = 試作・量産・新規品番 |
| 処理 | 元案件、顧客、品番、図面版数、数量、納期、責任者を引き継いでプロジェクトを作成 |
| タスク | 仕様確定、材料・外注手配、試作、評価、初回検査、顧客承認、量産準備のテンプレートを展開 |
| 通知 | 営業、技術、品質、製造、生産管理、管理部門へ開始準備タスクを通知 |
| 目的 | 営業から現場への引継ぎ漏れと量産立上げの初動遅れを防止 |
⑦ 立上げ遅延・仕様変更アラート
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 日次バッチまたは仕様変更・課題新規作成時 |
| 条件 | 終了予定7日前で進捗80％未満／期限超過タスクあり／顧客承認待ち／図面版数変更あり |
| 処理 | 責任者・関係部門へ通知し、仕様変更は費用・納期・品質影響の確認タスクを作成 |
| 追加処理 | 顧客納期への影響が大きい場合は営業責任者・事業責任者へエスカレーション |
| 目的 | 試作・量産立上げ遅延、仕様取り違え、無償追加対応を早期発見 |
⑧ 価格改定候補・回答期限通知
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 月次バッチ、材料・外注単価更新、または粗利率基準割れ |
| 条件 | 1年以上価格改定なし／原価上昇／ロット減少／短納期常態化／低粗利 |
| 処理 | 価格改定候補を作成し、根拠整理、顧客提示、回答期限のタスクを発行 |
| 追加処理 | 回答期限前・期限超過時に担当者と営業責任者へ通知 |
| 目的 | 価格転嫁漏れ、交渉遅延、低粗利品番の放置を防止 |
⑨ 重大クレーム・顧客報告期限通知
| 項目 | 内容 |
| トリガー | クレーム新規作成または顧客報告期限接近時 |
| 条件 | 重要度 = 緊急・高、影響範囲が複数ロット・生産停止・市場流出等 |
| 処理 | 品質責任者、営業、製造、技術、管理者へ即時通知し、一次報告期限を設定 |
| 追加処理 | 期限超過時は責任者へエスカレーションし、暫定処置・是正処置の入力を確認 |
| 目的 | 重大不具合の初動遅れ、顧客報告漏れ、同一不具合の再発を防止 |
⑩ 受注・請求・基幹連携用データ整備
| 項目 | 内容 |
| トリガー | 案件受注、見積採用、出荷・検収、請求予定登録時 |
| 条件 | 顧客コード、品番コード、数量、単価、納期、納入先、支払条件、基幹連携区分が未入力 |
| 処理 | 不足項目の入力タスクを作成し、管理・経理・生産管理へ確認依頼 |
| 目的 | 受注転記ミス、請求漏れ、案件・品番コード不一致、月次締め遅延を防止 |
8. 権限・共有設定の例
全社員利用を前提としつつ、見積原価、価格改定根拠、顧客図面、品質情報、取引条件、個人情報は必要な範囲に限定する。ロール、プロファイル、共有ルール、項目権限を組み合わせ、営業・技術・製造・品質・購買・管理部門の役割に応じて閲覧・編集範囲を設計する。
| ロール | 想定ユーザー | 主な権限 |
| 管理者 | 情報システム部門、運用支援担当 | 全権限。項目、ワークフロー、権限、連携、バックアップを管理 |
| 経営層・役員 | 社長、役員、事業責任者 | 全体ダッシュボード、売上・粗利、見積受注率、価格改定、品質状況の閲覧中心 |
| 営業責任者 | 営業部長、チームリーダー | 全顧客・全案件・見積・価格改定の閲覧、承認、レポート管理 |
| 営業担当 | 営業メンバー | 自分・チームの顧客、案件、活動、見積を編集。詳細原価は必要範囲のみ |
| 設計・技術 | 設計、技術、生産技術 | 技術確認、図面・仕様、製品・品番、試作・量産タスクを閲覧・編集 |
| 製造・生産管理 | 製造責任者、生産管理 | 案件概要、数量、納期、技術回答、立上げタスクを閲覧・更新 |
| 品質保証 | 品質責任者、品質担当 | クレーム、不具合、品質文書、是正処置、顧客報告を管理 |
| 購買・外注管理 | 購買、調達、外注管理 | 材料・外注確認、仕入先情報、納期・価格・品質評価を管理 |
| 管理・経理 | 受注、請求、経理、事務 | 受注、請求予定、契約、基幹・会計連携用項目を管理 |
| 外部協力先 | 外注先、商社、代理店、顧客ポータル利用者 | 指定案件・タスク・文書のみ。原価・全顧客情報は非公開 |
ポイント：権限は「見せない」だけでなく、「どの部門が更新責任を持つか」「原価・図面・品質情報を誰が閲覧できるか」「外部協力先へ何を共有するか」を明確にする。
9. ダッシュボード・レポート例
| 対象 | レポート・指標 | 目的 |
| 経営層 | 月別・四半期別売上予測・粗利予測 | 案件ステージと見積・受注予定から業績見込みを把握 |
| 経営層 | 顧客別・品番別収益性 | 売上、粗利率、価格改定状況、品質コストの改善対象を確認 |
| 経営層 | 見積受注率・失注理由 | 営業・価格・納期・技術競争力を確認 |
| 営業責任者 | 案件パイプライン | ステージ別、担当者別、案件種別の件数・金額・確度を確認 |
| 営業責任者 | 放置案件・次回アクション未設定 | 最終活動日、期限超過、見積後未フォローを抽出 |
| 営業・技術 | 技術確認滞留一覧 | 回答期限超過、図面待ち、他部門待ちの案件を確認 |
| 営業・技術 | 見積回答リードタイム | 引合受付から見積提出までの期間を短縮 |
| 経営・営業 | 価格改定対象・交渉状況 | 低粗利、未改定、回答期限超過の品番を抽出 |
| 技術・製造 | 試作・量産立上げ進捗 | フェーズ、期限超過、顧客承認待ち、納期影響を確認 |
| 品質保証 | クレーム件数・重要度推移 | 顧客別、品番別、原因別の品質傾向を把握 |
| 品質保証 | 同一品番・同一原因の再発 | 再発防止策の有効性と重点改善対象を確認 |
| 管理・経理 | 受注・請求予定・未連携一覧 | 基幹・会計連携状態と請求漏れリスクを確認 |
| 営業・保守 | 納入品・保証・点検予定 | 保証終了、保守更新、交換部品、追加提案候補を確認 |
| 全社 | 顧客360度ビュー | 顧客の案件、品番、見積、立上げ、クレーム、活動、文書を一画面で確認 |
10. 初期導入時の現実的な最小構成
最初から品番、図面、技術確認、品質、受注、基幹連携をすべて詳細に作り込むと、項目数と入力負荷が増え、定着が遅れる。初期は顧客・案件・活動・見積履歴の共通基盤を構築し、課題効果が大きい領域からカスタムモジュールを追加する。
| 優先度 | 実装対象 | 初期実装の考え方 |
| 高 | 取引先・担当者 | 顧客・拠点・部門・キーパーソンを整理し、重複を解消する |
| 高 | 案件 | 新規引合、試作、量産、価格改定等の共通ステージと次回アクションを管理する |
| 高 | 活動履歴 | 電話、メール、訪問、技術打合せ、次回アクションを簡潔に記録する |
| 高 | 見積履歴 | 品番、図面版、ロット、納期、金額、粗利、承認、見積版を管理する |
| 高〜中 | 製品・品番・図面リンク | 顧客品番と自社品番、最新Rev、関連案件・見積を紐づける |
| 中 | 技術確認依頼 | 図面・仕様の確認依頼、回答期限、見積前提を標準化する |
| 中 | プロジェクト・タスク | 試作・量産立上げの主要工程、担当、期限、顧客承認を管理する |
| 中 | 価格改定・クレーム | 低粗利品番の価格交渉と品質対応履歴を管理する |
| 中 | 受注・請求予定 | 販売管理・会計連携前の基礎データと連携状態を整備する |
| 低〜中 | 外部システム連携 | 運用定着後に販売管理、生産管理、会計、ストレージとの連携を追加する |
ポイント：初期構築では「過去の見積条件と顧客対応を探さなくて済む」「誰が何をいつまでに行うか分かる」状態を最優先にする。
11. 既存システム・データ連携方針
11.1 Excel・Googleスプレッドシートの移行
- 顧客台帳、担当者一覧、案件台帳、見積履歴、品番一覧、価格改定一覧、クレーム台帳を棚卸しし、重複・表記揺れ・不要列を整理する
- 取引先・担当者・案件・活動・見積を優先して移行し、品番・技術確認・品質履歴は対象範囲を決めて段階移行する
- 移行元、旧ID、顧客コード、品番コード、最終更新日を保持し、販売管理・生産管理との照合ができるようにする
- 移行後は、Excelを停止する範囲と、分析・一時作業として残す範囲を明確にする
11.2 メール・カレンダー・グループウェア・名刺管理
- Microsoft 365またはGoogle Workspaceのメール・予定表について、必要に応じて活動履歴への紐づけや予定同期を検討する
- Teams、Slack等は即時連絡を担い、顧客仕様、価格条件、納期、品質判断等の確定情報はCRMに要約して残す
- 名刺管理を利用している場合は、取引先・担当者への重複確認と、拠点・部門・案件への接続ルールを定義する
- 自動連携が難しい場合は、まずCSV取込・メール転送・定型入力で運用を標準化する
11.3 販売管理・生産管理・図面管理
- 販売管理は受注、売上、請求、入金を正とし、VtigerCRMには引合、見積履歴、顧客交渉、次回アクション、基幹連携状態を保持する
- 生産管理はBOM、工程、在庫、製造指示、実績を正とし、VtigerCRMには顧客納期、主要マイルストーン、顧客影響、課題を要約する
- CAD・PDM・文書管理は図面・仕様の正本とし、CRMには文書URL、図面番号、版数、適用品番、顧客承認状況を登録する
- 連携の優先順位は、二重入力削減、見積・納期回答速度、データ整合性、API・セキュリティ要件で決定する
11.4 原価・会計・請求システム
- 標準原価・実際原価・仕入実績は原価管理・生産管理を正とし、CRMには見積判断に必要な原価要素の要約を保持する
- 会計・請求システムは確定売上、仕訳、入金消込を正とし、CRMは見積、受注予定、請求予定、案件・品番コードを整備する
- 初期はCSV出力・取込、次段階でAPIまたはRPA連携を検討する
- 連携エラー、差戻し、未連携をCRM上でステータス管理し、月次締め前に確認できるようにする
11.5 文書・クラウドストレージ
- 大容量のCAD、図面、検査画像、動画、品質資料等はSharePoint・OneDrive、Google Drive、Box、NAS等を正本保管先とする
- VtigerCRMのドキュメントには、ファイルを直接保存するか、外部保管先URLと版数・公開範囲を登録する
- 顧客・案件・品番・見積・プロジェクト・クレームから関連文書へ到達できる索引構造を作る
- 顧客機密図面、個人情報、品質情報について、共有リンクの期限・権限・退職者対応を運用ルール化する
12. 導入スケジュール案
| フェーズ | 目安 | 主な作業 | 成果物・完了条件 |
| 0. Fit確認・要件整理 | 1〜2週間 | 対象製品、現行台帳、入力者、KPI、既存システム、権限、移行量を確認 | 初期対象、項目一覧、役割分担、移行・連携方針を合意 |
| 1. 顧客・案件管理基盤 | 3〜5週間 | 取引先、担当者、案件、活動、基本レポート、権限、データ移行を設定 | 顧客・案件・次回アクションをCRMで管理開始 |
| 2. 見積・技術確認 | 3〜6週間 | 品番、図面リンク、技術確認、見積版・承認、回答期限を構築 | 引合から見積提出までを追跡可能 |
| 3. 立上げ・品質・価格改定 | 3〜6週間 | 試作・量産プロジェクト、クレーム、価格改定、通知を構築 | 営業・技術・製造・品質の連携を運用開始 |
| 4. 定着化・改善 | 1〜3か月 | 入力状況確認、項目削減、ダッシュボード改善、運用教育、管理者移管 | 日常運用が定着し、社内管理者が自立運用できる |
| 5. 外部連携・拡張 | 個別 | 販売管理、生産管理、会計、メール、ストレージとの連携 | 費用対効果が確認できた連携から段階導入 |
ポイント：期間はユーザー数、既存データ量、品番・図面の管理範囲、カスタムモジュール数、承認・連携要件によって変動する。最初に1部門・1製品分野で試行し、運用を固めてから全社へ広げる方法が現実的である。
13. OSS版VtigerCRM採用の意義
中小製造業では、営業、技術、製造、品質、購買、管理部門が同じ顧客・案件・品番に関わるため、営業担当だけのCRMでは情報が完成しない。OSS版VtigerCRMを顧客対応の共通業務基盤として設計し、必要な部門が利用できる状態を作ることに意義がある。
- 顧客を起点に、引合、見積、品番、図面、試作・量産、価格改定、クレームを1つの基盤で確認できる
- ユーザー数増加に伴うCRM本体のライセンス費増を抑えやすく、営業以外の部門へ展開しやすい
- 標準モジュール、項目、ワークフロー、権限、レポートを中心に、自社の製品・業務へ段階的に合わせられる
- データを自社管理し、販売管理、生産管理、会計、ストレージとのAPI・CSV・RPA連携を自社方針で検討できる
- 一方で、サーバー運用、セキュリティ更新、バックアップ、障害対応、拡張機能の互換性確認を継続的に行う必要がある
最終的には、VtigerCRMを「営業が案件を入力するシステム」ではなく、顧客別・品番別の見積、粗利、技術確認、立上げ、価格改定、品質対応を確認し、次の行動を決めるための共通業務基盤として運用する。
14. より詳細を詰めるために確認したい事項
| 確認テーマ | 主な確認事項 |
| 製品・事業構成 | 受注生産・見込生産、加工品・装置・材料、主要市場、重点顧客・品番 |
| 現行管理 | 顧客、案件、見積、品番、図面、受注、品質、請求を管理しているExcel・システム |
| ユーザー・部門 | 初期利用者、全社展開人数、営業・技術・製造・品質・管理の入力・閲覧範囲 |
| 営業プロセス | 引合流入、要件確認、技術確認、見積、条件調整、受注、失注・保留、次回フォロー |
| 品番・図面・仕様 | 顧客品番と自社品番、図面番号・Rev、CAD・PDM、顧客承認、設計変更の運用 |
| 見積・原価 | 材料、加工、外注、治具、検査、物流、粗利、値引き・短納期承認、見積版管理 |
| 試作・量産立上げ | 部門別工程、責任者、マイルストーン、初回品、顧客承認、量産移行 |
| 価格改定 | 対象抽出、根拠資料、交渉期限、段階改定、顧客回答、適用開始の管理方法 |
| 品質・クレーム | 対象品番・ロット、重要度、暫定処置、原因、是正・再発防止、顧客報告期限 |
| 権限・機密情報 | 原価、価格、顧客図面、品質情報、輸出管理情報を誰が閲覧・編集するか |
| データ移行・外部連携 | 既存データ件数、重複、販売管理、生産管理、会計、ストレージとの連携要否 |
| KPI・運用体制 | 見積受注率、回答LT、粗利、価格改定、品質、社内管理者、教育・改善体制 |
15. 参考情報
本資料の業務設計は、以下の公開情報および一般的な中小製造業の業務プロセスを参考に作成した。実際の構築時には、対象企業の製品特性、生産形態、品質規格、既存システム、情報セキュリティ方針を確認し、項目・権限・ワークフローを調整する。
- 株式会社アイプランナー「中小の製造業向けOSS版VtigerCRM活用設計案」 https://info.osscrmpro.com/archives/4406
- 中小企業庁「2026年版 中小企業白書・小規模企業白書」
- 経済産業省・厚生労働省・文部科学省「2025年版 ものづくり白書」
- OSS版VtigerCRMの標準モジュール、ワークフロー、権限、レポート機能