ドキュメント
「あのファイル、どこだっけ？」
探す時間をゼロにする。
契約書、見積書、提案資料。
あらゆるファイルを顧客や案件と紐付けて管理し、必要な時に必要な情報へ即座にアクセスできます。
ファイルの一元管理
顧客データと資料をセットで保存
ファイルサーバーと何が違うの？
ただ保存するだけではありません。
CRMのドキュメント機能は、業務データとファイルを「強力にリンク」させます。
情報の紐付け
「どの顧客の」「どの案件の」書類かを関連付け。顧客画面を開けば、そこに関連資料がすべて揃っています。
外部クラウド連携
Google DriveやDropboxのファイルもURL登録で管理可能。大容量ファイルも容量を気にせず扱えます。
フォルダ整理
「契約書」「見積書」「マニュアル」などの仮想フォルダを作成し、わかりやすく分類・整理できます。
主な特徴
顧客画面から資料へ直行
顧客や商談の詳細画面にある「ドキュメント」関連リストを見れば、その案件に関わるファイルが一目瞭然です。 ファイルサーバーの深い階層を探し回る必要はもうありません。
- ワンクリックでプレビュー/ダウンロード
- 複数のレコードへの同時紐付けも可能
外部ストレージのファイルも管理
動画ファイルなどの大容量データは、Google DriveやDropboxに保存し、その「共有リンク」をドキュメントとして登録できます。 CRMのディスク容量を節約しながら、情報の一元管理を実現します。
フォルダによる整理整頓
ドキュメントモジュール内に仮想フォルダを作成し、ファイルの種類ごとに分類できます。 「最新の営業資料はここにある」という共通認識を作ることで、古い資料を使ってしまうミスを防ぎます。
ドキュメント管理の流れ
1. 登録
PCからアップロード、または外部URLを登録。
2. 分類
適切なフォルダを選択し、担当者を指定。
3. 紐付け
関連する顧客や商談レコードとリンク。
4. 活用
顧客画面からいつでも参照・ダウンロード。
活用事例（レシピ）
よくある運用シーンをご紹介します。
契約書のデジタル管理
スキャンした契約書PDFをアップロードし、顧客データに紐付け。「あの契約書どこだっけ？」とキャビネットを探す時間をゼロにします。
営業資料の共有
「最新版カタログ」というファイル名で常に最新のPDFをアップロード。営業チーム全員が同じバージョンの資料を使えるようにします。
大容量動画の管理
現場の施工状況などを撮影した動画ファイル。容量の大きいデータはDropbox等に保存し、CRMには共有リンクだけを登録してスマートに管理します。
ドキュメントが「ファイルキャビネット」の役割を果たし、様々な業務データとリンクする様子を図解しました。
graph TD
FILE["📄 ファイル (PDF, Excel, 画像)"]
subgraph DOC_MODULE ["🗄️ ドキュメント"]
FOLDER1["📂 フォルダ: 契約書"]
FOLDER2["📂 フォルダ: 営業資料"]
FOLDER3["📂 フォルダ: マニュアル"]
RECORD1["📝 ドキュメントA<br>(契約書.pdf)"]
RECORD2["📝 ドキュメントB<br>(カタログ.pdf)"]
end
subgraph LINKS ["🔗 関連付け (紐付け)"]
ORG("🏢 顧客企業")
OPP("💰 商談")
PROD("📦 製品")
TICKET("🎫 チケット")
end
FILE -- "アップロード" --> DOC_MODULE
FOLDER1 --- RECORD1
FOLDER2 --- RECORD2
RECORD1 -- "紐付け" --> ORG
RECORD1 -- "紐付け" --> OPP
RECORD2 -- "紐付け" --> PROD
RECORD2 -- "参照" --> TICKET
style DOC_MODULE fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
style LINKS fill:#fff3e0,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px
style RECORD1 fill:#ffffff,stroke:#333
style RECORD2 fill:#ffffff,stroke:#333
2. 画面へのアクセス
- VTigerのメインメニュー（三本線アイコン）をクリックします。
- メニューの中のDocuments（ドキュメント） をクリックします。
3. 操作手順
3.1. 新規ドキュメントの作成 (ドキュメントを追加)
- 一覧画面右上の + ドキュメントを追加 ボタンをクリックします。
- 基本情報:
- タイトル (必須): ドキュメント名を入力します。（例：A社 秘密保持契約書）
- フォルダ名: 保存先のフォルダを選択します。
- 担当者: 担当者を指定します。
- ファイルの指定 (ファイル情報):
- ダウンロードタイプ:
- 内部: PCからファイルを直接アップロードする場合。
- 外部: 外部URL（Google Drive共有リンクなど）を登録する場合。
- ファイル名: 「ファイルを選択」ボタンを押し、アップロードするファイルを選びます。
- ダウンロードタイプ:
- 保存 をクリックします。
3.2. レコードとの関連付け
アップロードしただけでは「ファイル置き場」にあるだけです。顧客データ等と紐付けることで真価を発揮します。
- ドキュメントの詳細画面を開きます。
- 右側の関連リスト（またはその他メニュー）から、紐付けたいモジュール（例：顧客企業）を選択します。
- 顧客企業を選択 をクリックし、対象の顧客を選択します。
- ※逆に、顧客画面（顧客企業）の「ドキュメント」関連リストから「ドキュメントを選択」で紐付けることも可能です。
3.3. フォルダの管理
- 一覧画面の左サイドバーにあるフォルダアイコン（または設定メニュー）から、フォルダの作成・編集が可能です。
- フォルダ作成: 新しいフォルダ名を入力して作成します。