メールマネージャー
「この人、登録済み？」
メール画面が自動で教えてくれる。
CRM内蔵のWebメーラー。
届いたメールの差出人を自動照合し、その場で「リード登録」や「チケット作成」をワンクリックで実行できます。
受信トレイとCRMの融合
メール対応を「CRMへの入力作業」にしない
メーラーとCRMを行ったり来たりしていませんか？
メールマネージャーは、メールを読むのと同時に顧客データベースを更新する「アクション一体型メーラー」です。
自動照合
メールを開いた瞬間、差出人がCRMに登録済みかどうかをシステムが自動でチェックして表示します。
ワンクリック登録
新規の問い合わせなら、その場で「リード」や「チケット」として登録。コピペの手間をゼロにします。
履歴の紐付け
既存顧客からのメールなら、ワンクリックでその顧客の「活動履歴」や「コメント」として保存できます。
主な特徴
差出人の自動照合
受信メールを開くと、CRM内のデータベースを自動検索。 「この人は得意先の田中さんだ」「この人は初めての問い合わせだ」といった情報を瞬時に判別し、次に取るべきアクション（紐付け or 新規登録）を提示します。
- 顧客、見込客、担当者を横断検索
- メールアドレスをキーに自動判定
その場で新規登録
未登録の相手からのメールであれば、メールの本文や件名をコピーした状態で、「見込客」「連絡先」「問合せ（チケット）」の作成画面を呼び出せます。 別の画面を開いてコピペする手間がなくなります。
対応履歴の一元管理
登録済みの顧客からのメールであれば、ワンクリックでその顧客の「関連リスト（メール履歴）」に保存できます。 また、メールの内容を元に「ToDo（タスク）」を作成し、対応漏れを防ぐことも可能です。
メール対応の流れ
1. 受信
メールマネージャーでメールを開封。
2. 判定
システムが差出人を自動で検索・照合。
3. アクション
新規登録、または履歴への紐付けを選択。
4. 完了
CRMデータが更新され、チームに共有。
活用事例（レシピ）
よくある運用シーンをご紹介します。
新規リードの獲得
Webサイトからの問い合わせメールを受信したら、その場で「リード」を作成。入力漏れを防ぎ、即座に営業リストへ追加します。
クレームのチケット化
サポート宛に届いた苦情メールを「チケット」として起票。優先度を「高」に設定し、チーム全体で対応状況を共有します。
対応履歴の集約
顧客との重要なやり取りメールを「関連付け」ボタンでCRMに保存。担当者が変わっても、過去の経緯をすぐに追えるようにします。
「メールを読む」だけでなく、そこから「CRMのアクション（登録・紐付け）」へ直結する流れを図解しました。
graph LR
MAIL["📩 受信メール<br>From: tanaka@abc.co.jp"]
subgraph MM ["Mail Manager (メーラー)"]
VIEW("👀 メール閲覧画面")
CHECK{"CRM内を自動検索<br>「この人知ってる？」"}
UNKNOWN["❌ 知らない人<br>(未登録)"]
KNOWN["⭕ 知ってる人<br>(登録済: 田中様)"]
end
subgraph ACTION ["アクション"]
NEW("📝 新規登録ボタン<br>・リード作成<br>・チケット作成")
LINK("🔗 紐付けボタン<br>・履歴に保存<br>・タスク作成")
end
DB[("💾 CRMデータベース")]
MAIL --> VIEW
VIEW --> CHECK
CHECK --> UNKNOWN
CHECK --> KNOWN
UNKNOWN --> NEW
KNOWN --> LINK
NEW --> DB
LINK --> DB
style MM fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
style ACTION fill:#fff3e0,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px
style DB fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px
style UNKNOWN fill:#ffffff,stroke:#666
style KNOWN fill:#ffffff,stroke:#666
2. 画面へのアクセス
- VTigerのメインメニュー（三本線アイコン）をクリックします。
- メールマネージャー をクリックします（または封筒アイコン）。
3. 操作手順
3.1. メールアカウントの設定
初回アクセス時に、使用するメールアカウント（IMAP）を設定します。
- メールボックスの設定（またはSettings）をクリックします。
- サーバータイプ:
Gmail,Yahoo,Office365,Otherから選択します。 - 以下の情報を入力します。
- Mail Server Name / User Name / Password: メールサーバーの接続情報。
- Refresh Time: 自動更新の間隔。
- 保存 をクリックします。
3.2. メールの閲覧とCRM連携
受信トレイが表示されます。メールをクリックして開くと、画面右側に 「CRMとの連携アクション」 が表示されます。
A. 差出人が「未登録」の場合
「No matching records found（一致するレコードが見つかりません）」と表示され、以下のボタンが出現します。
- Add Contact: 連絡先として新規登録。
- Add Lead: 見込み客として新規登録。
- Add Organization: 会社として新規登録。
- Add Ticket: 問い合わせチケットとして登録。
- ※クリックすると、メールの件名や本文が転記された作成画面が開きます。
B. 差出人が「登録済み」の場合
差出人の名前（リンク）が表示され、以下の操作が可能です。
- Select: そのメールを、表示されている顧客レコードに関連付けます（メール履歴として保存）。
- Add Comment: メール内容を、顧客への「コメント」として投稿します。
- Create To Do: このメールに関連するタスクを作成します。