在庫連動システム
注文確定と同時に在庫を確保
見積もりと請求の間にある「空白」を埋める
注文を受けたのに在庫がない、毎月の請求書発行を忘れた…。
受注書モジュールは、在庫と請求をコントロールする「バックオフィスの要」です。
在庫の引き当て
受注書を作成した時点で製品在庫を確保。他社への二重販売や在庫不足トラブルを防ぎます。
定期請求の自動化
「毎月25日」などのサブスクリプション設定が可能。請求書の作成漏れをゼロにします。
納品管理
「注文請書」や「納品書」としても利用可能。見積内容をそのまま引き継ぐので転記ミスもありません。
主な特徴
在庫の自動引き落とし
受注書を作成すると、明細に含まれる製品の在庫数が自動的に減少します。 まだ出荷していない段階でも「売約済み」として在庫を確保できるため、正確な在庫管理が可能になります。
- リアルタイムな在庫連動
- バックオーダー（在庫不足）の管理
定期請求 (Recurring Invoice)
月額保守やサブスクリプション契約の場合、受注書で「繰り返し設定」をオンにするだけでOK。 毎月決まった日に、システムが自動的に請求書を作成します。担当者は毎月のルーチンワークから解放されます。
PDFテンプレート切り替え対応
書類作成の手間を削減
受注データをもとに、「注文請書」や「納品書」をPDF出力できます。 見積書から内容を引き継いでいるため、商品名や数量の転記ミスが発生しません。
受注確定後の流れ
1. 確定
見積書を受注書へ変換し、注文を確定。
2. 確保
自動的に在庫が引き当てられ、確保状態に。
3. 納品
納品書を発行し、商品を出荷。
4. 請求
請求書を作成（定期の場合は自動作成）。
活用事例（レシピ）
よくある運用シーンをご紹介します。
在庫の確保（引当）
「注文は入ったが出荷は来週」という場合、受注書を作ることで在庫をキープ。他社に売ってしまうミスを防ぎます。
サブスクリプション
月額の保守契約やサービス利用料など、毎月発生する請求を自動化。作成忘れや請求遅れを根絶します。
納品書の発行
出荷時に必要な納品書も、受注データからPDF出力。顧客への同梱資料としてすぐに利用できます。
受注書が「在庫」と「請求」のコントロールタワーであることを図解しました。
graph TD
QUOTE["📄 見積書 (Quote)"]
subgraph SO_PROCESS ["📑 受注書 (Sales Order) の役割"]
SO["受注確定・作成"]
STOCK_ACTION("📉 在庫連動")
RECURRING_ACTION("🔄 定期設定")
end
subgraph RESULT ["システムへの反映"]
STOCK["📦 製品在庫の減少<br>(引き当て・確保)"]
AUTO_INV["💵 定期請求書<br>(毎月自動作成)"]
MANUAL_INV["💵 通常請求書<br>(手動作成)"]
end
QUOTE -- "変換" --> SO
SO --> STOCK_ACTION
STOCK_ACTION --> STOCK
SO --> RECURRING_ACTION
RECURRING_ACTION -- "On" --> AUTO_INV
RECURRING_ACTION -- "Off" --> MANUAL_INV
style SO_PROCESS fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
style STOCK fill:#ffcc80,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px
style AUTO_INV fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px
style QUOTE fill:#ffffff,stroke:#333,stroke-dasharray: 5 5
2. 画面へのアクセス
- VTigerのメインメニュー（三本線アイコン）をクリックします。
- 販売管理 カテゴリ内の 受注 をクリックします。
3. 操作手順
3.1. 新規作成 (受注を追加)
通常は見積書から変換しますが、手動で作成する場合の手順です。
- 一覧画面右上の + Add Sales Order ボタンをクリックします。
- 基本情報:
- 件名 (必須): 件名を入力します。（例：〇〇株式会社 10月分注文）
- 顧客企業 / 顧客担当者: 顧客を選択します。
- ステータス: 現在の状態（作成済み, 承認済みなど）を選択します。
- 見積名: 元となる見積書があれば関連付けます。
- 明細行 (Item Details):
- 製品やサービスを追加し、数量・価格を設定します。
- 保存 をクリックします。
3.2. 定期請求の設定 (Recurring Invoice)
「毎月払い」などの契約の場合、受注書詳細画面で設定します。
- 繰り返し請求情報 ブロックを探します。
- 繰り返し有効: 有効の場合はチェックを入れます。
- 周期: 発行頻度を選択します。（例：月毎, 四半期毎）
- 開始時期/ 終了時期: 自動発行を開始する日と終了する日を設定します。
- 支払い期限: 支払期限までの日数（例：30日サイトならNet 30 days）を選択します。
- 請求ステータス: 自動作成される請求書の初期ステータス（例：自動作成済み）を選択します。
- ※これにより、サーバーのスケジューラ（Cron）が自動的に請求書を生成するようになります。