受注書 (Sales Orders) は、顧客からの注文が確定したことを記録する伝票モジュールです。

見積書（Quotes）が承認された後、実際に商品を納品したり請求書（Invoice）を発行したりする前の「受注確定」段階で作成します。重要な機能として、この受注書を作成したタイミングで製品の在庫引き当て（在庫の減少）が行われます。また、毎月の保守費などを自動請求する「定期請求（Recurring Invoice）」の親データとしても機能します。

0. 機能イメージ図

受注書が「在庫」と「請求」のコントロールタワーであることを図解しました。

graph TD
    QUOTE["📄 見積書 (Quote)"]
    
    subgraph SO_PROCESS ["📑 受注書 (Sales Order) の役割"]
        SO["受注確定・作成"]
        
        STOCK_ACTION("📉 在庫連動")
        RECURRING_ACTION("🔄 定期設定")
    end

    subgraph RESULT ["システムへの反映"]
        STOCK["📦 製品在庫の減少<br>(引き当て・確保)"]
        
        AUTO_INV["💵 定期請求書<br>(毎月自動作成)"]
        MANUAL_INV["💵 通常請求書<br>(手動作成)"]
    end

    QUOTE -- "変換" --> SO
    
    SO --> STOCK_ACTION
    STOCK_ACTION --> STOCK
    
    SO --> RECURRING_ACTION
    RECURRING_ACTION -- "On" --> AUTO_INV
    RECURRING_ACTION -- "Off" --> MANUAL_INV

    style SO_PROCESS fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
    style STOCK fill:#ffcc80,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px
    style AUTO_INV fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px
    style QUOTE fill:#ffffff,stroke:#333,stroke-dasharray: 5 5

1. 主な特徴

  • 見積からの変換: 承認された見積書をワンクリックで受注書に変換し、内容を引き継げます。
  • 在庫の引き落とし: 受注書を作成すると、明細に含まれる製品の在庫数が自動的に減少します（在庫確保）。
  • 定期請求 (Recurring Invoice): 「毎月25日に請求書を自動作成する」といったサブスクリプション契約の設定が可能です。
  • 納品管理: 顧客への「注文請書」や、倉庫への「出荷指示書」としてPDF出力・利用できます。

2. 画面へのアクセス

  1. VTigerのメインメニュー（三本線アイコン）をクリックします。
  2. 販売管理 カテゴリ内の 受注 をクリックします。

3. 操作手順

3.1. 新規作成 (受注を追加)

通常は見積書から変換しますが、手動で作成する場合の手順です。

  1. 一覧画面右上の + Add Sales Order ボタンをクリックします。
  2. 基本情報:
    • 件名 (必須): 件名を入力します。（例：〇〇株式会社 10月分注文）
    • 顧客企業 / 顧客担当者: 顧客を選択します。
    • ステータス: 現在の状態（作成済み, 承認済みなど）を選択します。
    • 見積名: 元となる見積書があれば関連付けます。
  3. 明細行 (Item Details):
    • 製品やサービスを追加し、数量・価格を設定します。
  4. 保存 をクリックします。

3.2. 定期請求の設定 (Recurring Invoice)

「毎月払い」などの契約の場合、受注書詳細画面で設定します。

  1. 繰り返し請求情報 ブロックを探します。
  2. 繰り返し有効: 有効の場合はチェックを入れます。
  3. 周期: 発行頻度を選択します。（例：月毎, 四半期毎）
  4. 開始時期/ 終了時期: 自動発行を開始する日と終了する日を設定します。
  5. 支払い期限: 支払期限までの日数（例：30日サイトならNet 30 days）を選択します。
  6. 請求ステータス: 自動作成される請求書の初期ステータス（例：自動作成済み）を選択します。
    • ※これにより、サーバーのスケジューラ（Cron）が自動的に請求書を生成するようになります。

4. 活用事例（レシピ）

事例1: 在庫の確保（引当）

  • 状況: 在庫が残り5個の製品に対し、A社から3個の注文が入った。まだ出荷はしていないが、他社に売らないように確保したい。
  • 操作: A社向けの受注（数量3）を作成する。
  • 効果: 製品マスターの「在庫数」が即座にマイナス3され、残り2個となる。これにより、在庫不足によるトラブルを防げます。

事例2: サブスクリプション（月額保守）の自動化

  • 状況: 1年契約の月額保守サービス（毎月5万円）を受注した。
  • 設定:
    • 受注を作成し、明細に「月額保守」を入れる。
    • 繰り返し請求 を有効化し、周期を「月毎」に設定。
  • 効果: 毎月決まった日に、システムが自動的に5万円の請求書（Invoice）を作成してくれます。担当者は毎月の作成作業から解放されます。

事例3: 納品書としての利用

  • 運用: 物品を出荷する際、受注をPDF出力し、タイトルを「納品書（Delivery Note）」に変更したテンプレートを使用する。
  • 効果: 受注内容と完全に一致した納品書を同梱できます。