発注書 (Purchase Orders) は、仕入先（Vendor）に対して製品やサービスを注文するための伝票モジュールです。

社内の在庫が少なくなった時の「補充発注」や、顧客からの注文を受けて商品を仕入れる「受発注（バック・トゥ・バック）」の際に作成します。最も重要な機能は、商品が納品された際に在庫数（Qty. in Stock）を増加させる役割を持っていることです。

0. 機能イメージ図

発注書が「仕入先」と「在庫（倉庫）」を繋ぐパイプラインであることを図解しました。

graph TD
    TRIGGER("📉 在庫不足 / 受注発生")
    
    subgraph PO_PROCESS ["📑 発注プロセス"]
        CREATE["発注書 (PO) 作成<br>仕入先: A社<br>商品: PC 10台"]
        SEND["📧 仕入先へ送付"]
        WAIT["⏳ 納品待ち"]
    end

    subgraph VENDOR_SIDE ["🏭 仕入先 (Vendor)"]
        SHIP["🚚 出荷・納品"]
    end

    subgraph RESULT ["システムへの反映"]
        STATUS_CHANGE["操作: ステータスを<br>『入荷済み』に変更"]
        STOCK_UP["📦 在庫数 +10<br>(自動増加)"]
    end

    TRIGGER --> CREATE
    CREATE --> SEND
    SEND --> WAIT
    
    WAIT -.-> SHIP
    SHIP --> STATUS_CHANGE
    STATUS_CHANGE --> STOCK_UP

    style PO_PROCESS fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
    style VENDOR_SIDE fill:#f5f5f5,stroke:#666
    style STOCK_UP fill:#ffcc80,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px

1. 主な特徴

  • 在庫の補充: 発注書を作成し、ステータスを「入荷済み（Received Shipment）」にすると、製品マスターの在庫数が自動的に増えます。
  • 仕入先管理: どの仕入先（Vendor）に発注したか、いくらで仕入れたか（原価管理）を記録します。
  • 受注書との連携: 顧客からの「受注書（Sales Order）」を元にして、必要な分だけを仕入先へ発注する連携が可能です。
  • PDF出力: 作成した発注書をPDF化して、メールで仕入先に送信できます。

2. 画面へのアクセス

  1. VTigerのメインメニュー（三本線アイコン）をクリックします。
  2. 販売管理 カテゴリ内の 発注 をクリックします。

3. 操作手順

3.1. 新規作成 (発注を追加)

  1. 一覧画面右上の + 発注を追加 ボタンをクリックします。
  2. 基本情報:
    • 件名 (必須): 件名を入力します。（例：10月度在庫補充）
    • 仕入先名: 発注先のベンダーを選択します。
    • ステータス: 現在の状態を選択します（作成済み, 承認済みなど）。
    • 申請番号: 必要であれば社内の稟議番号などを入力します。
  3. 明細行 (Item Details):
    • 発注する製品を選択し、数量（Qty）と仕入単価（List Price）を入力します。
  4. 保存 をクリックします。

3.2. 在庫の反映（入荷処理）

商品が届いたら、システム上の在庫数を増やします。

  1. 対象の発注書を編集モードで開きます（または詳細画面でフィールド編集）。
  2. ステータス を 入荷済み に変更します。
  3. 保存します。
    • これにより、明細行に含まれる製品の「在庫数」が、発注数分だけ自動的に増加します。

3.3. 受注書からの作成

顧客からの注文（Sales Order）に基づいて発注する場合の手順です。

  1. 受注 モジュールで、対象の受注書を開きます。
  2. 画面右上の その他 ボタンから 作成 注文 を選択します。
  3. 製品情報がコピーされた状態で発注書作成画面が開くので、仕入先を選択して保存します。

4. 活用事例（レシピ）

事例1: 在庫切れ防止（定期補充）

  • トリガー: 製品リストで「在庫数が再発注レベル（Reorder Level）を下回っている製品」をフィルタリング。
  • 操作: それらをまとめてベンダーA社への発注書に登録。
  • 効果: 欠品を防ぎ、適正な在庫レベルを維持できます。

事例2: 直送（ドロップシッピング）管理

  • 状況: 自社倉庫を通さず、仕入先から顧客へ直接納品してもらう。
  • 操作:
    1. 受注書（Sales Order）を作成。
    2. そこから発注書（Purchase Order）を作成。
    3. 発注書の「配送先住所」を顧客の住所に変更してベンダーへ送付。
  • 効果: 伝票の転記ミスをなくし、スムーズな直送手配が可能です。

事例3: 外注費の管理

  • 状況: プロジェクトの一部を外部パートナーに委託する。
  • 操作: 「サービス（Services）」として登録された作業項目を発注書に載せて発行。
  • 効果: 「いつ・誰に・いくら」発注したかのコスト管理ができ、後日の請求書照合が楽になります。