メールコンバーター
届いたメールを、
自動で「仕事」に変える。
サポート宛のメールを「チケット」に、営業宛のメールを「リード」に。
定期的な自動スキャンで、メール対応の初動を完全に自動化します。
自動変換エンジン
受信トレイを空にする
メール対応の「手作業」をゼロに
お問い合わせメールを見て、CRMにコピペ入力する作業はもう不要です。
メールコンバーターは、メールの内容を解析して適切な場所に格納する「自動仕分けロボット」です。
定期スキャン
15分おきなど、指定した間隔でメールサーバー（Gmail等）をチェックし、新着メールを自動で取り込みます。
ルールベース変換
「件名に”見積”を含むなら営業担当へ」「”不具合”ならサポートへ」など、柔軟な振り分け設定が可能です。
添付ファイル対応
メール本文だけでなく、添付されていた画像やPDFファイルもCRM内のドキュメントとして保存されます。
主な特徴
簡単セットアップ
GmailやOffice 365などのIMAPサーバー情報を登録するだけで設定完了。 「未読メールのみ対象」「スキャン後に既読にする」といった細かい挙動も制御でき、既存のメール環境を壊さずに導入できます。
- SSL/TLS暗号化通信に対応
- 特定のフォルダのみスキャン可能
条件に応じたアクション実行
「誰から」「どんな内容の」メールかによって、処理を分岐させることができます。 サポートアドレス宛ならチケット作成、特定の件名なら担当者への通知のみ、といった柔軟なルール運用が可能です。
画像: error.jpg
チケット運用の自動化
問い合わせメールを「チケット（Trouble Ticket）」に自動変換します。 メールの件名がチケット名になり、本文が詳細内容に、添付ファイルもそのまま保存されます。 チケット番号付きの返信メールが届けば、既存チケットの「コメント」として自動追記されます。
自動取り込みの流れ
1. 登録
スキャンするメールアカウントを登録。
2. ルール
「件名にSupportを含む」などの条件設定。
3. スキャン
定期的に新着メールをチェック。
4. 実行
自動でレコード作成や紐付けを実行。
活用事例（レシピ）
よくある自動化パターンです。
ヘルプデスク自動化
`support@` 宛のメールをすべて「チケット」に変換。顧客からの問い合わせを漏らさずキャッチし、サポートチーム全体で共有・対応します。
営業メールのリード化
`sales@` 宛の新規問い合わせメールを「見込客（Lead）」として登録。手入力の手間を省き、即座に営業アプローチを開始できます。
既存顧客のメール履歴
代表アドレスに届いたメールでも、送信元が既存顧客であれば、自動的にその顧客の「活動履歴」に紐付け。担当者が変わっても過去のやり取りを追跡できます。
外部のメールサーバーから定期的にメールを取得し、CRM内のレコードに変換する流れを図解しました。
graph TD
SERVER(("📧 メールサーバー<br>(SMTPなど)"))
subgraph CRM ["Vtiger CRM (Mail Converter)"]
SCANNER("🔄 メールスキャナー<br>(15分ごとにチェック)")
RULE{"⚡ ルール判定"}
ACTION1["🎫 チケット自動作成<br>(サポート宛メール)"]
ACTION2["🔗 顧客データに紐付け<br>(営業宛メール)"]
ACTION3["🗑️ 無視/除外"]
end
RESULT1["サポート担当が<br>チケット対応開始"]
RESULT2["顧客画面に<br>メール履歴が残る"]
SERVER --> SCANNER
SCANNER --> RULE
RULE -- "条件A: support@..." --> ACTION1
RULE -- "条件B: sales@..." --> ACTION2
RULE -- "その他" --> ACTION3
ACTION1 --> RESULT1
ACTION2 --> RESULT2
style SERVER fill:#333,stroke:#000,color:#fff
style CRM fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
style ACTION1 fill:#fff9c4,stroke:#fbc02d
style ACTION2 fill:#fff9c4,stroke:#fbc02d
style ACTION3 fill:#f5f5f5,stroke:#999,color:#9992. 設定画面へのアクセス
- 画面右上の 歯車アイコン（設定） > CRM設定 をクリックします。
- 他の設定 > メールコンバーター をクリックします。
3. 設定手順
設定は「メールボックスの登録」と「処理ルール（Rule）の作成」の2段階で行います。
3.1. メールボックスの作成 (Create Mailbox)
スキャン対象となるメールアカウントを登録します。
- 画面右上の + メールボックスを作成 ボタンをクリックします。
- 以下の情報を入力します（IMAP対応のアカウントが必要です）。
| 項目名 | 説明 |
| Scanner Name | 管理用の名前。（例：サポート用Gmail） |
| Server Name | IMAPサーバーのアドレス。（例：imap.gmail.com） |
| User Name / Password | メールアカウントのログイン情報。 ※Gmail等は「アプリパスワード」が必要です。 |
| Protocol | 通常は IMAP4 を選択します。 |
| SSL Options | SSL または TLS を選択します。 |
| Look For | Unread（未読メールのみ）を推奨します。 |
| After Scan | Mark as Read（既読にする）を選択します。 |
- 次へ をクリックし、接続に成功するとフォルダ選択画面に移ります。
- スキャンしたいフォルダ（通常は
INBOX）を選択して保存します。
3.2. ルールの作成 (Add Rule)
取り込んだメールをどう処理するかを定義します。
- 登録したメールボックスの設定画面で、Actions > Add Rule をクリックします。
- 条件 (Conditions):
- どのようなメールを対象にするか設定します。（例：
SubjectContains[Support]など。全てのメールを対象にする場合は空欄でも可）
- どのようなメールを対象にするか設定します。（例：
- アクション (Actions):
- チケットを作成: メールの内容で「チケット」を新規作成します。
- 顧客担当者に追加: 送信元アドレスと一致する「連絡先」を探し、そのメール履歴に追加します。
- チケットを更新: チケット番号が含まれる返信メールの場合、既存チケットを更新（コメント追加）します。