レコード番号
書類の「番号」を、
自社のルールに合わせる。
見積書は「EST-」、請求書は「INV-」。
データの整理番号（ID）の形式を自由にカスタマイズし、管理体系を統一します。
自動採番ルール
プレフィックスと開始番号を制御
ただの連番では管理しきれない
「1、2、3…」だけの番号では、何の書類か判別できません。
レコード番号機能は、データに「意味のあるID」を付与する仕組みです。
接頭辞 (Prefix)
「INV-」や「2024-」など、番号の頭に文字を追加して種類や年度を識別可能にします。
開始番号設定
「1001」からスタートする、といった設定が可能。既存システムからの移行時にも番号を継続できます。
自動採番
ユーザーが意識することなく、レコード作成時にシステムが自動でユニークな番号を割り振ります。
主な特徴
モジュールごとの個別設定
見積書、請求書、顧客、案件など、モジュールごとに異なる採番ルールを設定できます。 見積書は「EST-」、請求書は「INV-」のように区別することで、書類の取り違えを防ぎます。
- いつでも変更・リセット可能
- 既存データの番号は維持される安全設計
年度ごとのリセット運用
会計年度が変わるタイミングで、番号をリセットしたい場合にも対応できます。 プレフィックスを「2024-」から「2025-」に変更し、開始番号を「1」に戻すだけで、新しい年度の採番がスタートします。
番号体系の継続
既存システムからのスムーズな移行
以前使っていたシステムの最終番号が「1500」であれば、Vtigerでの開始番号を「1501」に設定できます。 システム移行時も番号の連続性を保ち、業務の混乱を防ぎます。
自動採番の仕組み
1. 設定
管理者がプレフィックスと開始番号を定義。
2. 作成
ユーザーが新規レコードを作成。
3. 発番
システムがルールに従い番号を自動付与。
4. 更新
次の作成時には自動的に連番（+1）が進む。
活用事例（レシピ）
よくある採番ルールの設定例です。
年度ごとのリセット
新年度のタイミングで、プレフィックスを「2024-」から「2025-」へ変更し、開始番号を「1」に設定。年度ごとの管理を明確にします。
桁数の統一
開始番号を「00001」と設定することで、桁数が揃った（ゼロパディングされた）美しい連番を生成。ソート順の乱れを防ぎます。
システム移行時の調整
旧システムの最終番号を確認し、その「次の番号」を開始番号として設定。番号重複を避け、スムーズな移行を実現します。
管理者が決めた「ルール」に従って、システムが自動的に「番号札」を発行する仕組みを図解しました。
graph TD
ADMIN("👤 管理者")
RULE["⚙️ 採番ルールの設定<br>-----------------------<br>Prefix: <b>INV-</b><br>Start: <b>001</b>"]
USER("👤 ユーザー")
ACTION("📝 請求書を新規作成")
SYSTEM{"🤖 システム自動処理"}
RESULT["📄 レコード完成<br>番号: <b>INV-001</b>"]
NEXT["次の番号: <b>INV-002</b>..."]
ADMIN --> RULE
RULE -.-> SYSTEM
USER --> ACTION
ACTION --> SYSTEM
SYSTEM --> RESULT
RESULT --- NEXT
style RULE fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px
style RESULT fill:#fff3e0,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px
style NEXT fill:#ffffff,stroke:#666,stroke-dasharray: 5 5
2. 設定画面へのアクセス
- 画面右上の 歯車アイコン（設定） > CRM設定 をクリックします。
- モジュール管理 >レコード番号 をクリックします。
3. 設定手順
画面には、各モジュールの現在の採番ルールが一覧表示されています。
3.1. ルールの編集
- 設定を変更したいモジュールを選択します。
- 以下の項目を編集します。
| 項目名 | 説明 |
| プレフィックス | 番号の先頭に付ける文字列です。 （例：見積書なら QT-、請求書なら INV- など） |
| 開始番号 | 連番の開始値を指定します。 （例： 1 と入力すると QT-1、001 と入力すると QT-001 から始まります） |
- 保存 をクリックします。