Outlook連携
エクステション
Outlook Calendar Sync
いつもの予定を、
顧客との活動履歴へ。
OutlookとVtigerCRMの予定を連携し、スケジュールの二重入力を減らします。取り込んだ予定に顧客企業・顧客担当者を紐付けることで、訪問や打ち合わせをCRMの顧客情報と一緒に管理できます。
導入について相談する01 / CALENDAR SYNC予定入力の手間を減らす
通常の単発予定は双方向の同期に対応。自動同期と手動同期を使い分けられます。
02 / CUSTOMER LINK予定を顧客と結び付ける
未紐付け予定を一覧で確認し、顧客企業・顧客担当者を検索して関連付けできます。
03 / EXTENDED IMPORTOutlookの多様な予定を取り込む
繰り返し・終日・オンライン会議は、OutlookからCRMへ取り込んで管理します。
スケジュール管理と顧客管理を、
ひとつの業務につなげる。
Outlookで予定を管理し、CRMで顧客との関係を管理する。
それぞれの使いやすさを生かしながら、予定情報を営業活動に活用できます。
同じ予定の入力を減らす
件名・日時・場所・説明などの予定情報を同期。OutlookとCRMを開いて同じ内容を入力する手間を減らします。
顧客との接点を残す
訪問や打ち合わせに顧客企業・担当者を関連付け。予定表にある情報を、CRMで追える顧客活動に変えられます。
紐付け漏れを見つける
未紐付け予定の一覧から、顧客との関連が不足している予定を確認。空き時間にまとめて整理できます。
取り込んだ予定を、
顧客企業・担当者へ紐付け。
Outlookから同期した予定に、CRMの顧客情報を関連付けできます。「未紐付け予定」の一覧から対象を見つけ、顧客企業と顧客担当者を検索して保存するだけ。予定を一件ずつ探し直す負担を減らします。
- 自分の同期済み予定から、関連が不足している予定を一覧表示
- 会社名・顧客番号で顧客企業を検索
- 顧客企業を選ぶと、所属する担当者に検索対象を絞り込み
- Outlookで予定を更新しても、CRMの顧客との関連を保持
件名で予定を探す
一覧を件名で検索し、整理したい予定を見つけられます。同期済みの全予定に表示を切り替えることもできます。
企業・担当者を選んで保存
CRM上で閲覧できる顧客情報を検索して選択。企業のみ、担当者のみの関連付けにも対応します。
既存の関連を保ちながら追加
登録済みの関連先や担当者を保持します。予定の日時が変更されても、顧客とのつながりを維持できます。
予定の種類に合わせて、
同期方法を使い分ける。
通常の予定は双方向の同期に対応。繰り返し・終日・オンライン会議などは、
Outlookで管理した予定をVtigerCRMへ取り込む方式に対応しています。
| 予定の種類 | 対応する方向 | CRMでの管理方法 |
|---|---|---|
| 通常の単発予定 時間付き・参加者なし | 双方向に対応 Outlook ⇄ VtigerCRM 片方向の設定も可能 | 件名・日時・場所・説明などを同期し、顧客との関連をCRMで管理します。 |
| 繰り返し予定 | 取り込み専用 Outlook → VtigerCRM | 対象期間内の開催回を、それぞれ独立したCRM予定として取り込みます。 |
| 終日予定 | 取り込み専用 Outlook → VtigerCRM | 単日・複数日の予定を、元の予定の日付に合わせて取り込みます。 |
| オンライン会議 | 取り込み専用 Outlook → VtigerCRM | 予定情報と参加URLを取り込み、CRMの説明欄や専用一覧で確認できます。 |
| 参加者付きの会議 自分以外が主催する会議 | 取り込み専用 Outlook → VtigerCRM | 会議情報を取り込み、CRM側で顧客との関連や活動ステータスを管理します。 |
繰り返しは「各回」を管理
OutlookとVtigerCRMの繰り返し規則を直接変換せず、開催回ごとの予定として取り込みます。定例の打ち合わせを、CRM上で一件ずつ顧客活動として整理できます。
終日・複数日も取り込み
展示会や出張など、時刻を指定しない予定にも対応。Outlookのタイムゾーンと日付を踏まえて、単日・複数日の予定をCRMに取り込みます。
オンライン会議URLを確認
Outlookに登録済みのTeams会議などを取り込み、参加URLをCRMで確認できます。顧客情報と打ち合わせの予定を一緒に確認できます。
チームの運用に合わせて、
同期の範囲を設定。
利用者ごとにMicrosoftアカウントを接続し、対象の予定表と同期方向を設定できます。自動同期で日々の入力負担を減らしながら、必要なときには手動で同期できます。
- 双方向・OutlookからCRM・CRMからOutlookの方向を設定
- 取り込み対象の期間を設定して同期範囲を調整
- 非公開予定の除外と削除反映を設定
- 同期結果・エラー・競合を履歴で確認
同期する主な項目
件名／開始日時／終了日時／場所／説明（テキスト）／公開・非公開の区分
CRMの情報を保持
既存の予定に設定した顧客との関連、活動種別、ステータスなどは、Outlookからの更新時にも保持します。
変更が競合したら確認
両側で変更があった予定は競合として保留。内容を比較し、その予定に対応する操作で解決できます。
自動・手動同期
定期的な自動同期と「今すぐ同期」に対応。自動同期は初期設定で15分間隔です。
対象期間の設定
新規取り込みは初期設定で過去30日・未来180日。運用に合わせて対象期間を設定できます。
非公開予定の除外
初期設定では非公開予定を除外。CRMへ取り込む予定の範囲を選べます。
削除反映を選択
予定の削除を相手側へ反映するか設定できます。初期設定では削除反映はオフです。
予定の転記から、
顧客活動の整理へ。
連携によって、入力の手間と情報を探す手間を減らせます。
| 業務 | 個別に管理する場合 | Outlook連携を使う場合 |
|---|---|---|
| 予定の登録 | OutlookとCRMに同じ情報を入力する。 | 同期対象の予定情報を連携し、二重入力を減らす。 |
| 顧客との関連付け | 予定を探して開き、関連先を確認する。 | 未紐付け予定の一覧から、企業・担当者を選んで保存する。 |
| 定例の打ち合わせ | CRMに開催回ごとの予定を手入力する。 | 対象期間内の開催回をOutlookから取り込む。 |
| オンライン会議 | 会議URLを別途コピーしてCRMに記録する。 | 登録済みの会議から参加URLを取り込んで確認する。 |
| 同期状況の確認 | 両方の予定表を見比べて確認する。 | 同期履歴や競合の内容を確認する。 |
日々の運用は、
いつもの予定入力から。
管理者による初期設定後、利用者ごとに接続して運用を始められます。
接続・同期を設定
Microsoftアカウントを接続し、利用する予定表・同期方向・対象期間を設定します。
いつもどおり登録
Outlookで訪問や打ち合わせを登録。通常の予定は設定に応じてCRM側からも同期できます。
未紐付け予定を整理
同期された予定を一覧で確認し、顧客企業・顧客担当者を関連付けます。
顧客活動として活用
CRMの予定に顧客との関連や活動ステータスを記録し、次回の対応に活用します。
こんな業務におすすめです。
顧客訪問が多い営業担当者
Outlookで日程を管理し、同期後にCRMの顧客情報へ紐付け。訪問の予定と顧客との活動をまとめて管理できます。
予定の転記を減らし、顧客対応に時間を使う定例の顧客打ち合わせ
Outlookの繰り返し予定を各回の予定として取り込み。CRM上で、その回の顧客や担当者との関連を整理できます。
継続的な接点を、開催回ごとに管理するオンライン商談・相談対応
顧客とのオンライン会議をCRMへ取り込み。予定・顧客情報・参加URLをCRMで確認できます。
商談前に必要な情報を確認しやすくするご利用環境と
導入について。
アイプランナーのオリジナルエクステションとして、導入環境と運用に合わせてご案内します。
対象となるCRM・Microsoft環境
OSS版VtigerCRM 8.4、Microsoft 365／Exchange Onlineの組織アカウントを対象とします。利用者本人が所有する個人の予定表を連携します。
管理者による初期設定
CRMへのエクステション導入と、Microsoft Entra IDでのアプリ登録・権限設定が必要です。CRMのコアファイルを変更せずに導入します。
対象外となる連携
共有・グループ・会議室の予定表、個人用Outlook.com、オンプレミスExchange、ローカルPSTの予定表は対象外です。メール・連絡先・タスクの同期は含みません。
ご相談・費用について
ご利用環境、対象ユーザー数、同期の運用方針を確認し、導入・設定支援の内容と費用をご案内します。
Outlookの予定を、
顧客管理にもっと活用しませんか。
二重入力を減らしたい、顧客との打ち合わせをCRMに残したい。
現在の運用を伺い、Outlook連携の導入をご案内します。
対象：OSS版VtigerCRM 8.4 ／ Microsoft 365・Exchange Online
株式会社アイプランナー オリジナルエクステション