回答テンプレート・
業務マクロ
対応品質をそろえ、
記録と次の行動まで一度に。
よく使う回答文を選び、問合せの更新や次回対応までまとめて実行。担当者ごとのばらつきや、対応後の記録漏れを減らします。
受付番号と担当者名を差し込んで、初回回答を準備します。
選択して確認回答文、状態変更、3日後の確認予定をまとめて設定します。
選択して確認問合せ対応に、こんな負担はありませんか？
回答そのものだけでなく、記録・状態変更・次回予定まで含めると、一件の対応には多くの細かな操作が発生します。
回答品質がばらつく
同じ内容の問合せでも、担当者によって説明の詳しさや表現が異なり、回答品質をそろえにくい。
更新操作が多い
回答後にステータス、担当者、コメントなどを個別に更新する必要があり、操作漏れが起こりやすい。
次の対応を忘れやすい
顧客からの回答待ちや調査継続中の案件で、次回連絡や確認予定の登録が後回しになってしまう。
「答える」と「処理する」を、ひとつの流れに。
文章だけを呼び出す回答テンプレートと、問合せ更新や次回対応までまとめる業務マクロを、用途に合わせて使い分けられます。
よく使う回答を、迷わずすばやく。
初回受付、追加情報のお願い、中間報告など、繰り返し使う文章をテンプレートとして登録。問合せごとの情報を自動で差し込み、確認画面で調整できます。
- 問合せ番号・件名・顧客名・担当者名を自動差し込み
- 共有テンプレートと個人テンプレートを使い分け
- テンプレート名・説明・カテゴリからかんたん検索
- 用途に合わせて表示順や有効・無効を管理
問合せ番号問合せ件名顧客名担当者名実行日時お問い合わせいただきありがとうございます。
内容を確認のうえ、担当者より改めてご連絡いたします。
回答後の更新作業まで、一度に完了。
業務マクロなら、回答・対応内容の記録と同時に、問合せの状態や優先度などをまとめて更新できます。決まった対応手順を日々の操作へ落とし込みます。
- ステータス・優先度・分類・重要度を一括更新
- 担当者を実行者または指定担当者へ変更
- 変更しない項目は現在の内容をそのまま維持
- よく使う処理を誰でも同じ手順で実行
実行前に確認できるから、安心して使える。
テンプレートを選ぶと、差し込み後の文章と更新予定が確認画面に表示されます。問合せの状況に合わせて文章や次回予定を修正してから実行できます。
- 差し込み後の回答文をその場で確認・編集
- ステータスや担当者などの変更内容を一覧表示
- 次回対応日時・担当者・件名を実行前に調整
- 同じ問合せの更新を確認し、行き違いを防止
東都機器株式会社 ／ 佐藤 花子様
対応して終わりにせず、次の行動へ。
顧客への再連絡、調査結果の確認、社内フォローなどを次回対応として登録。実行日から「1時間後」「1日後」「3日後」のように、自動で予定日時を設定できます。
- 折返し・メール回答・調査・社内フォローを予定化
- 問合せ担当者・実行者・指定担当者から選択
- 標準の活動として登録し、日々の予定から確認
- サポートの次回回答予定とも一貫して管理
担当者の経験に頼る対応から、組織で再現できる対応へ。
日々の問合せ対応を支える機能
回答を速くするだけでなく、更新漏れや引き継ぎ漏れを減らし、継続的な対応を支えます。
回答テンプレート
定型回答を呼び出し、問合せごとに編集して利用できます。
情報の自動差し込み
問合せ番号、件名、顧客名、担当者名などを文章へ反映します。
業務マクロ
回答記録と問合せの更新を、一つの操作にまとめます。
実行前確認
文章と変更内容を確認し、必要に応じて修正してから実行します。
次回対応
折返しや再確認など、次に行うことを標準活動へ登録します。
担当者の指定
問合せ担当者、実行者、指定担当者から次回担当を選べます。
対応履歴
回答・対応内容を問合せに関連づけて残し、あとから確認できます。
検索と絞り込み
カテゴリや説明から、目的のテンプレートをすばやく見つけます。
問合せを開いて、選んで、確認して、実行。
普段の問合せ画面から利用できる、分かりやすい操作の流れです。
問合せを開く
対応する問合せの詳細画面を開きます。
テンプレートを選ぶ
用途に合う回答または業務マクロを選択します。
内容を確認する
回答文、更新内容、次回予定を調整します。
まとめて実行
確認した内容を問合せと活動へ反映します。
さまざまなサポート業務で活用できます。
顧客サポート窓口
初回受付、追加情報の依頼、中間報告、解決連絡を標準化し、担当者が変わっても一貫した対応を行います。
期待効果：回答品質の安定と対応時間の短縮
社内ヘルプデスク
よくある質問への回答と状態変更をまとめ、社内からの問合せを効率よく処理します。
期待効果：定型問合せの処理負担を軽減
保守・アフターサービス
折返し連絡や現地確認、調査結果の報告を次回対応として登録し、継続案件のフォロー漏れを防ぎます。
期待効果：対応期限と次の行動を明確化
現場で使い続けられる、実務中心の設計。
管理者が共通テンプレートを整備し、担当者は問合せの状況に合わせて選択。個人用テンプレートも使い分けながら、組織の標準と現場の使いやすさを両立します。
- 全員で利用する共有テンプレートを管理
- 自分だけで使う個人テンプレートにも対応
- 実行前に内容を確認し、必要な部分を編集
- 問合せ・コメント・活動へ分かりやすく記録
- パソコン・タブレット・スマートフォンで利用
※本機能は回答文の作成支援と対応内容の記録を行うものです。顧客へのメール自動送信機能ではありません。実際の送信方法やカスタマーポータルへの表示範囲は、現在の運用設定に合わせてご案内します。