はじめに

特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、デイサービスなどを運営する介護事業者の皆様。

「介護の質」を高めたいのに、以下のような「紙と電話」の業務に忙殺されていませんか？

• 記録地獄： バイタル記録、食事摂取量、排泄記録… 毎日大量の手書き用紙に記入し、さらにPCへ転記している。
• 家族への連絡不足： 「最近、母の様子はどうですか？」と聞かれても即答できず、慌てて日誌をひっくり返して確認している。
• ケアマネ営業のブラックボックス化： どのケアマネジャーから紹介が多いのか、施設見学後の追客ができているのか、施設長しか把握していない。
• 入居契約の煩雑さ： 重要事項説明書や契約書など、入居時の書類作成に時間がかかり、入居開始までのリードタイムが長い。

今回は、これら介護現場の「事務負担」を劇的に減らし、VtigerCRMと**VTExpertsの拡張機能（Mobile App等）**を活用して、スタッフが利用者様と向き合う時間を増やす方法をご提案します。

1. 全体像：介護・福祉向けCRMエコシステム

介護ビジネスにおいては、「利用者様」を中心としつつ、「ご家族」「ケアマネジャー（紹介元）」との信頼関係構築が重要です。

このシステムでは、見学予約の受付から、日々のケア記録、そしてご家族への定期報告までを一気通貫で管理します。

業務プロセス連携イメージ

graph TD
    subgraph 紹介_集客
        A[居宅介護支援事業所_ケアマネ] -->|利用者紹介| CRM((Vtiger CRM))
        B[Web_見学予約] -->|自動取込| CRM
    end

    subgraph 入居_契約管理
        CRM -->|空室管理| C[施設見学_面談]
        C -->|アセスメント| D[ケアプラン_契約書作成]
        D -->|電子サイン| CRM
    end

    subgraph 日々のケア_記録
        CRM -->|スマホ_ブラウザで記録| E[バイタル_食事_排泄]
        E -->|写真記録| F[レクの様子_傷の確認]
    end

    subgraph 報告_連携
        F -->|自動メール| G[ご家族へ月次報告]
        E -->|実績報告| H[ケアマネへ報告書]
    end

【図解】介護業界特有のデータ構造（ER図）

「利用者（Contacts）」を中心に、「ご家族」「ケアマネ」を紐付け、日々の「ケア記録（Service）」を蓄積していく構造です。

graph LR
    %% ノード定義
    classDef blue fill:#e3f2fd,stroke:#1565c0,stroke-width:2px;
    classDef green fill:#e8f5e9,stroke:#2e7d32,stroke-width:2px;
    classDef orange fill:#fff3e0,stroke:#ef6c00,stroke-width:2px;
    classDef red fill:#ffebee,stroke:#c62828,stroke-width:2px;

    subgraph 関係者
        CareManager(紹介元ケアマネ)
        Family(キーパーソン_ご家族)
    end

    subgraph 利用者情報
        Residents(利用者_入居者)
        CarePlan(ケアプラン_契約)
    end

    subgraph 営業_入居促進
        Inquiries(見学予約_空室待ち)
        Tours(施設見学履歴)
    end

    subgraph 現場記録
        DailyLogs(介護記録_バイタル)
        Incidents(ヒヤリハット_事故)
    end

    %% リレーション
    CareManager -->|紹介| Residents
    Family -->|保証人| Residents
    
    Residents -->|契約| CarePlan
    
    CareManager -.->|問い合わせ| Inquiries
    Family -.->|見学| Tours
    Inquiries -->|成約| Residents
    
    Residents -->|日々の記録| DailyLogs
    Residents -->|発生| Incidents
    
    DailyLogs -->|集計| CareManager

    %% スタイル
    class Residents,CarePlan blue;
    class CareManager,Family green;
    class Inquiries,Tours orange;
    class DailyLogs,Incidents red;

ポイント：

• Residents（利用者）： 要介護度、既往歴、服薬情報などの基本情報を集約。
• DailyLogs（介護記録）： タブレットやスマホで入力された日々の体温、血圧、食事量などが時系列で蓄積されます。

2. フェーズ別・課題解決シナリオ

フェーズ1：入居促進・見学対応（営業管理）

【課題】 空室があるのに埋まらない。見学に来た人がその後どうなっているか追えておらず、機会損失している。

★解決策：

• 見学ステータス管理: 「見学済み」「検討中」「入居待ち」などのステータスを見える化。フォロー漏れを防ぎます。
• Google Map連携: 顧客やケアマネ事業所の住所をクリックするだけでGoogle Mapが表示されます。スマホのナビ機能と連携すれば、訪問時の道迷いも解消し、スムーズな営業活動が可能になります。

フェーズ2：契約・アセスメント（ペーパーレス）

【課題】 入居時に大量の書類（重要事項説明書、契約書、個人情報同意書など）を作成し、ご家族に何度も住所を書いてもらうのが負担。

★解決策：

• ワンクリック帳票作成: 利用者情報を一度入力すれば、PDF Makerですべての必要書類を一括出力。
• タブレット署名: ブラウザ上の署名パッド機能を使えば、その場でタブレット画面にサインをもらって契約完了。紙の保管場所も不要になります。

フェーズ3：日々のケア記録（モバイル入力）

【課題】 職員がメモをポケットに入れて業務し、夕方にナースステーションで行列を作ってPC入力。これが残業の元凶。

★解決策：

• スマホでバイタル入力: VTExpertsの「Mobile App」機能により、スマホブラウザでもPCと同様の操作性を実現。居室で検温したら、その場で入力できます。「37.5度以上」などの異常値が入力された場合、自動メール通知で看護師に知らせることも可能です。
• 音声入力: スマホ標準の音声入力機能を使えば、「昼食、全量摂取しました。ご機嫌良好です」と話すだけで記録完了。キーボード入力が苦手な年配スタッフでも簡単です。

フェーズ4：ご家族・ケアマネ報告（信頼獲得）

【課題】 「離れて暮らす親の様子を知りたい」というご家族への連絡が、トラブルがあった時だけになりがち。

★解決策：

• 写真付き定期報告: レクリエーション中の笑顔の写真などをスマホで撮影・アップロードしておき、月末に「〇〇様の今月のご様子」としてPDFレポートを自動生成・メール送信。ご家族の安心感が違います。
• ケアマネ報告連携: ケアマネジャーが必要とする「サービス利用実績」や「モニタリング情報」もシステムからワンクリックで出力・FAX送信（またはメール）できます。

【業務フロー】バイタルチェックから異常報告まで

sequenceDiagram
    participant Staff as 介護スタッフ
    participant Mobile as スマホ画面(ブラウザ)
    participant Nurse as 看護師
    participant Family as ご家族

    Note over Staff: 居室巡回・バイタル測定
    Staff->>Mobile: ブラウザ画面で体温・SPO2を入力
    
    Note over Mobile: 異常値を検知(ワークフロー)
    Mobile-->>Nurse: 【メール通知】〇〇様 発熱検知
    
    Nurse->>Staff: 指示出し(クーリング等)
    Nurse->>Mobile: 処置内容・経過を追記
    
    Mobile->>Mobile: 日誌データとして保存
    
    Note over Nurse: 夕方の報告業務
    Nurse->>Mobile: 「ご家族報告」ボタン押下
    Mobile->>Family: 体調変化と対応内容をメール送信

3. 導入によるBefore/After

「記録のための介護」から「人のための介護」へ。現場の空気が変わります。

4. 最後に

介護業界の人手不足は深刻ですが、デジタルツールを使うことで**「直接ケア以外の時間」は大幅に削減**できます。

VtigerCRMで記録業務を効率化し、空いた時間で利用者様の手を握り、話に耳を傾ける。

そんな「温かい介護」を実現するためのIT基盤として、低コストで導入できるオープンソースCRMをぜひご活用ください。