Googleカレンダー連携
IPLANNER GOOGLE CALENDAR SYNC
いつもの予定を、
顧客との接点につなげる。
GoogleカレンダーとVtigerCRMの予定を同期。訪問や商談の二重入力を減らし、取り込んだ予定に顧客企業・顧客担当者を紐づけて、次の対応に活かせます。
スケジュール管理を、
顧客対応につなげる
カレンダーに登録した予定をCRMでも活用。予定の転記や、訪問先を探し直す手間を減らします。
同じ予定を
何度も入力しない
通常の単発予定は、GoogleとCRMの間で件名・日時・場所などを同期。普段のカレンダー操作を、営業活動の管理に活かせます。
誰との予定かを
CRMに残す
未紐付け予定の一覧から、顧客企業・顧客担当者を選んで登録。訪問や打ち合わせを、顧客に関連する活動として整理できます。
定例会議や終日の予定も
CRMで確認
Googleの繰り返し・終日・オンライン会議を取り込みます。取得できた会議の参加URLも、専用一覧から開けます。
Googleで登録した予定を、
CRMでも使える予定に
ユーザーごとにGoogleアカウントを接続し、自分が所有するカレンダーを1つ選択。通常の単発・時間付き・参加者なしの予定は、双方向または指定した方向で同期できます。
- GoogleからCRM、CRMからGoogleの一方向運用も選択
- 定期同期に加えて「今すぐ同期」で手動実行
- 過去・未来の取り込み期間を指定
- 同期後もCRMの顧客関連や活動ステータスを保持
- 件名
- 訪問・商談・打ち合わせの名称
- 開始・終了
- 予定の日付と時刻
- 場所
- 訪問先・会議室など
- 公開区分
- 予定の公開・非公開の区分
- 説明
- 必要に応じて同期を有効化
初期設定はOFF
未紐付けの予定を一覧で確認。
企業・担当者を選んで登録
予定の件名だけでは分かりにくい訪問先も、CRMの顧客情報と結びつけて整理。企業を選ぶと、その企業に所属する担当者に検索対象を絞れます。
| 取り込んだ予定 | 選択する顧客企業 | 選択する顧客担当者 |
|---|---|---|
| 新システムの提案訪問 | 株式会社A製作所 | 営業部・山田様 |
| 導入要件のオンライン相談 | 株式会社Bサービス | 情報システム部・鈴木様 |
| 保守契約の打ち合わせ | 株式会社C商事 | 総務部・佐藤様 |
企業のみの登録や、後から担当者を追加する運用にも対応します。担当者との紐づけはCRM内の関連付けです。
Google側で日時や件名が変わっても、登録した企業・担当者の関連を保ちます。顧客担当者をGoogleの参加者へ転記したり、この操作で招待メールを送ったりはしません。
定例会議・終日・オンライン会議も
GoogleからCRMへ
業務でよく使う予定を取り込み、CRMでも確認できます。これらの予定の日時や内容は、Googleカレンダー側で変更します。
毎週の定例会議を
開催回ごとに取り込み
設定した期間内の各回を、独立したCRM予定として登録。特定回だけ変更された日時や件名も取り込みます。
顧客の紐づけは開催回ごとに登録展示会・出張などの
単日・複数日予定に対応
Googleに登録した終日予定の対象日付を保持。1日だけの予定も、数日間にわたる予定も取り込めます。
専用一覧で元の対象日付を確認Google Meetの
参加URLを確認
取得できた参加URLを専用一覧に表示。説明の同期をONにすると、CRMの説明欄にも参加URLを反映します。
参加者付き会議の取り込みにも対応「双方向」の設定でも、CRMからGoogleへ変更を送り返しません。会議の新規作成や招待・出欠回答はGoogle側で行ってください。
日々の使い方は、
予定登録・同期・顧客の紐づけ
Googleに予定を登録する、いつもの作業から始められます。
Googleに予定を登録
訪問、商談、定例会議などを、同期対象のGoogleカレンダーへ登録します。
CRMへ同期
定期同期で予定を取り込みます。必要なときは「今すぐ同期」で手動実行できます。
顧客と紐づけて活用
未紐付け予定の一覧から企業・担当者を選び、顧客に関連する活動として確認します。
会社の運用に合わせて、
同期する範囲を選ぶ
非公開予定を除外
私用の予定などを取り込まないよう、非公開予定を除外できます。初期設定は除外ONです。
削除の反映を選択
削除反映は初期設定OFF。会社の運用を確認してから有効にできます。取り込み専用予定はGoogle側の削除だけをCRMへ反映します。
競合は内容を確認
両側で異なる変更があった予定は保留。同期履歴から内容を比較し、同期方向に応じて採用する側を選べます。
ご利用前によくあるご質問
すべての予定が双方向で同期されますか？
通常の単発・時間付き・参加者なしの予定は双方向同期に対応します。繰り返し、終日、オンライン会議、参加者付き会議などはGoogleからCRMへの取り込み専用です。CRMで作成した繰り返し・終日予定の送信には対応していません。
顧客企業や担当者は自動で紐づきますか？
未紐付け予定の一覧で、利用者が企業・担当者を検索して選択します。予定の件名や参加者情報だけで自動確定しません。既存の担当者は保持して追加でき、既存の企業・案件などの関連先はこの一覧から置き換えません。
Googleカレンダーの変更はすぐに反映されますか？
定期同期によって反映します。即時反映ではありません。必要な場合は手動で「今すぐ同期」を実行できます。実際の反映間隔は運用設定や予定件数などによって異なります。
どのカレンダーを使えますか？
ユーザーごとに、自分が所有するGoogleカレンダーを1つ選択して利用します。他の人から共有されたカレンダーや会議室カレンダーは対象外です。業務用のカレンダーを分けて運用する方法もご案内できます。
GoogleアカウントでCRMにログインする機能ですか？
本拡張は予定の同期機能です。GoogleアカウントでCRMへログインするSSO機能とは別に利用します。
対象はOSS版VtigerCRM 8.4系です。予定の同期機能であり、Google TasksやGoogleの連絡先の同期は含みません。標準カレンダー以外の画面では終日表示の扱いが異なる場合があるため、導入時にご利用環境を確認します。
いつものGoogleカレンダーを、
顧客対応に活かしませんか。
現在の予定管理とCRMの使い方を確認し、同期範囲や顧客との紐づけを含めて、日々の業務に合う運用をご提案します。
無料相談・お問い合わせ対象：OSS版VtigerCRM 8.4系
導入条件・費用は、ご利用環境とご要件に応じてご案内します。