社内依頼・業務受付
見える仕事の流れへ。
総務・人事・情報システム・購買など、社内のさまざまな依頼を一つの窓口で受付。申請、承認、担当部門への引き渡し、対応、完了確認までをつなぎ、誰が何を待っているのかを分かりやすくします。
メールや口頭で届く依頼を、
全社共通の仕事の入口へ
依頼の受付方法が部門ごとに異なると、対応漏れ、承認待ち、担当者不明が起こりやすくなります。WorkHubは、依頼する人・承認する人・対応する人を一つの流れでつなぎます。
依頼の入口を一本化
依頼種類を選び、件名・内容・希望期限を入力。必要な情報を揃えた状態で担当部門へ届けます。
承認待ちを見える化
自分の承認待ちを一覧で確認。差戻し理由や過去の承認履歴も残り、確認の行き違いを防ぎます。
対応から完了まで追跡
受領、対応中、回答待ち、完了確認待ちなど、現在の状態と次に行うことを分かりやすく表示します。
申請・承認・対応・完了確認を、ひとつの画面へ
申請者だけでなく、承認者、運用担当者、実際の担当者まで、同じ依頼を見ながら仕事を進められます。
依頼種類を選び、必要な情報を迷わず登録
［新しい依頼］から依頼種類を選択し、件名、依頼内容、優先度、希望期限を入力します。内容に応じた受付部門や承認の流れへつながるため、申請者が宛先を探す負担を減らせます。
- 依頼内容に合った依頼種類を選択
- 件名・内容・優先度・希望期限を登録
- 必要な資料を添付ファイルで共有
- 限られた関係者だけで扱う機密依頼にも対応
利用目的と希望時期を確認しました。予算枠内のため承認します。
多段階・並列・代理承認で、会社の承認手順に対応
所属長から管理部、最終承認者へ順番に回す多段階承認に加え、同じ段階で全員の承認を求める運用、誰か1名の承認で進める運用にも対応。出張や休暇時には代理承認者が処理できます。
- 承認段階を上から順に進行
- 同一段階で「全員承認」「いずれか1名」を選択
- 理由を付けた差戻し・否決と再申請
- 代理承認でも実際に処理した人を履歴へ記録
承認後は担当部門へ引き渡し、対応を前へ進める
承認が完了した依頼は、担当する部門の運用担当グループへ届きます。担当者を決め、受領、対応開始、追加情報の依頼、完了確認へ進めることで、受付後の放置を防ぎます。
- 部門別の運用担当グループへ自動で振り分け
- 未割当の依頼から担当者を設定
- 申請者への追加情報依頼と回答を記録
- 対応結果を入力し、申請者へ完了確認を依頼
自分が今やるべき依頼を、件数と一覧で確認
自分の対応事項、承認待ち、自分が申請した依頼、完了確認待ち、期限超過を画面上部で確認。件数を選ぶだけで対象の一覧に絞り込めます。
- 自分の担当・承認・申請・完了確認を区分して表示
- 状態、依頼種類、優先度、担当者で絞り込み
- 依頼番号・件名・依頼内容をキーワード検索
- 現在の表示条件と閲覧権限を反映してCSV出力
質問・回答・添付・操作履歴を、依頼ごとに集約
メールやチャットへ情報が分散しないように、依頼の詳細画面でコメントと添付ファイルを共有。誰がいつ受領し、何を確認し、どのように完了したかも履歴として残ります。
- 進捗・質問・補足情報をコメントで共有
- PDF、画像、Office文書、CSV、ZIPを添付
- 登録・承認・担当変更・対応・完了を履歴化
- メール・Microsoft Teamsで関係者へ通知
利用する部門と必要な権限を確認させてください。
営業部所属です。一般営業ユーザーと同じ権限でお願いします。
個別に追いかける依頼から、状態で管理する依頼へ
依頼の受付、承認、担当者への引き渡し、対応結果を一つにつなぎ、確認や催促にかかる時間を減らします。
| 確認項目 | 従来の依頼運用 | IPLANNER WORK HUB |
|---|---|---|
| 依頼の受付 | メール・電話・口頭・チャットに分散 | ●依頼種類別の共通窓口で受付 |
| 必要情報 | 情報不足のたびに個別確認 | ●件名・内容・期限・添付を揃えて登録 |
| 承認状況 | 誰の承認待ちか分かりにくい | ●承認段階・承認者・履歴を表示 |
| 担当者 | 担当部門へ転送後の状況が見えない | ●受付グループと担当者を明確化 |
| 対応状況 | 依頼者がメールや電話で確認 | ●受領・対応中・回答待ちなどを表示 |
| 完了判断 | 対応した側だけで完了になりやすい | ●対応結果を申請者が確認して完了 |
主な搭載機能
全社員が使う依頼窓口として、登録のしやすさと、承認・対応の管理に必要な機能を揃えています。
日常運用は、依頼・承認・対応・完了確認
依頼する側と対応する側が同じ情報を確認しながら、次の担当者へ仕事をつないでいきます。
依頼を登録
申請者が依頼種類を選び、内容、優先度、希望期限、必要な資料を登録します。
承認する
承認者が内容を確認し、承認、差戻し、否決を行います。承認不要の依頼は受付へ進みます。
受領・対応
担当部門が受領し、担当者を決めて対応。必要に応じて申請者へ追加情報を依頼します。
完了を確認
担当者が対応結果を登録し、申請者が内容を確認。問題がなければ依頼を完了します。
IPLANNER WORK HUBの活用シーン
特定の部署だけでなく、全社のさまざまな依頼・申請・受付業務に利用できます。
情報システム部門
アカウント発行、権限変更、端末手配、システムの利用申請、社内ITに関する依頼を一つの窓口で受け付けます。
効果：依頼漏れを防ぎ、担当と進捗を明確化総務・人事部門
備品、施設、証明書、入退社、各種手続きなど、定型的な社内依頼を種類別に整理して受け付けます。
効果：必要情報を揃え、確認の往復を削減購買・管理部門
購入、契約確認、社内審査など、承認が必要な依頼を段階的に処理し、承認後の対応まで追跡します。
効果：承認の停滞と処理状況を見える化ユーザー数を気にせず、全社の仕事の受け渡しへ
OSS版VtigerCRMのユーザー数無制限という特長を活かし、申請者だけでなく、承認者、運用担当者、実際の担当者まで同じ仕組みに参加できます。
申請者
依頼を登録し、追加情報への回答、差戻し後の再申請、対応結果の完了確認を行います。
承認者
自分の承認待ちを確認し、内容に応じて承認、差戻し、否決を行います。代理承認にも対応します。
運用担当者・担当者
担当者の設定、依頼の受領、対応、追加情報の依頼、対応結果の登録、完了確認を行います。
社内依頼を、メールや口頭で追いかける業務から
見える仕事の流れへ。
現在の依頼窓口、承認手順、担当部門、完了確認の方法を確認し、全社員が無理なく利用できる社内依頼・業務受付の形をご提案します。
● 無料相談・お問い合わせ対象：OSS版 VtigerCRM 8.4系 ※導入条件・費用は環境とご要件に応じてご案内します。